企業に提出した履歴書を返却してほしいときの方法と注意点

中途採用の募集に応募するために企業に提出した履歴書は、その後どのように取り扱われるのでしょうか。履歴書には個人情報が記載されているため、不採用になったときの扱いについて心配な人もいるでしょう。では、履歴書の返却を求めれば、企業は応じてくれるのでしょうか。
この記事では、企業に提出した履歴書について、選考後の取り扱われ方や返却を求める際の方法をご紹介します。

<目次>
1. 企業に提出した履歴書は返却可能?
2. 履歴書を返却する企業としない企業、それぞれの理由
3. 一般的な履歴書の取り扱われ方
4. 履歴書の返却を求める方法
5. 「履歴書は返却されない」と考えて対策を

企業に提出した履歴書は返却可能?

企業に提出した履歴書は、採用された場合は個人情報として企業も必要なはずですが、不採用になったら、企業側でも不要になるはずです。それなら、次の応募の参考にするために履歴書を返却してほしいと考える人もいるでしょう。
では、そもそも企業に履歴書を返却してもらうことはできるのでしょうか。

●原則、合否にかかわらず履歴書は返却されない
結論から言うと、企業側に履歴書返却の義務はありません。「個人情報が記載されているのに、なぜ?」と思うかもしれませんが、採用・不採用にかかわらず、一度提出した書類の所有権は基本的には企業側に移ります。つまり、企業が受け取った時点で履歴書は企業の所有物になり、取り扱いは企業に委ねられるということです。
ただし、履歴書には応募者の個人情報が記されているため、同時に保護する義務も生じます。所有権があるとはいえ、企業側には情報の取り扱いに細心の注意を払うことが求められ、違反した場合は罰則が適用されます。

●応募者が履歴書の返却を希望する主な理由
応募者のなかには不採用だった場合に履歴書の返却を希望する人もいます。理由は「個人情報の取り扱いに不安がある」「履歴書に貼られた証明写真を再利用したい」「次の応募書類を作成するときの参考にしたい」などさまざまです。
しかし、基本的に履歴書は企業から返却されないため、次の応募書類作成時の参考にしたい場合は、履歴書を提出する前にコピーを取っておきましょう。また、企業が返却してくれる場合でも、すぐに対応してくれるかどうかはわかりません。そのため、コピーが手元にあると便利です。

履歴書を返却する企業としない企業、それぞれの理由

企業のなかには履歴書の返却に応じているところもあります。返却する企業としない企業、それぞれの理由をご紹介します。

●履歴書を返却しない理由
<費用をかけないため>
履歴書の返送には、郵送代、封筒代、返却作業を行う人の人件費などさまざまな費用がかかります。返却に応じない理由のひとつは、その費用をかけたくないからです。大手企業になると、応募が数百通から数千通に上る場合があり、不採用者全員への返却に対応していると膨大な費用と手間がかかってしまいます。

<履歴書の紛失事故を避けるため>
滅多に起こることではありませんが、郵便物の所在がわからなくなることも可能性としてあり得ます。企業から発送する以上、たとえそれが郵送ミスであれども、大きな問題となってしまいます。返却せずに社内で適切に廃棄すれば、このようなリスクは最小限に抑えられます。

<履歴書に書き込みがあるため>
書類選考や面接の際、採用担当者が応募者に対する印象や採用か不採用かの評価・理由を履歴書に書き込むことがあります。これは選考に関する情報であり、そうした情報が記載された書類を応募者に返却することはできません。

●履歴書を返却する理由
<個人情報保護の負担軽減のため>
個人情報保護法では、履歴書は第三者の目に触れないように厳重に保管し、一定期間が経過したら適切な方法で破棄することが定められています。しかし、履歴書を保管している以上、個人情報漏洩などのリスクは付いて回ります。その点を考慮したうえで、履歴書の保管を負担と判断し、応募者への不採用通知とともに返却している企業もあります。

<トラブル防止のため>
「履歴書は返却しません」とすることで、返却を希望する一部の応募者とトラブルになる可能性があります。そうしたリスクを避けるために、不採用になった応募者全員、もしくは希望者に履歴書を返却している企業もあります。

一般的な履歴書の取り扱われ方

企業に送った履歴書は、選考後どのように取り扱われるのでしょうか。一般的な企業のケースをご紹介します。

●法律に従って個人情報を保護する
厚生労働省では、履歴書は権限をもった人が管理し、正当な権限をもたない人の目に触れないようにするといった指針を提示しています。企業の採用担当者は、履歴書に記載された個人情報を保護するため、預かった書類を誰もが触れられる場所には保管せず、厳重に管理します。デスクの上に履歴書を広げたままにしたり、PCに個人情報を表示させた状態で離席したりといった行為は、指針に違反していることになるため、行いません。
また、履歴書を本来の目的である採用活動以外に使用することも禁じられています。基本的に企業は指針に則った履歴書の取り扱いを行っています。

●一定期間保管した後に破棄する
履歴書は一定期間(1~2カ月程度)保管したあと、シュレッダーで裁断したり溶解処理を施したりして、適切に破棄する必要があります。厚生労働省の指針にも、必要がなくなった個人情報は破棄、または削除するとされています。
なお、保管期間や処理方法などは企業に委ねられており、特にルールなどはありません。

履歴書の返却を求める方法

基本的に履歴書は返却されないとはいえ、企業へ応募をする際や面接の段階で返却の依頼をしておけば、対応してくれるところもあります。

●募集要項を確認する
応募時に求人の募集要項を見て、履歴書の取り扱いに関する企業の対応を確認しておきましょう。「応募書類の返却には応じられません」「一定期間保管したあと、責任をもって破棄します」など、履歴書の返却について記されていることがあります。「返却不可」となっている場合は、返却を求めるのは難しいでしょう。

●事前に依頼する
募集要項などで返却についての記載がない場合、応募時や面接時に「不採用になったときは履歴書を返却してほしい」という希望を企業側に伝えましょう。必ず返却されるとは限りませんが、切手を貼った返信用封筒を提出するなどの条件で、応じてもらえる可能性があります。

●返却されても再利用は厳禁
履歴書が返却されても、その履歴書を使い回すのは避けましょう。一度提出された履歴書はしわや汚れなどが付いていることが多く、次に応募した企業の採用担当者に見抜かれてしまう恐れがあります。証明写真も同様で、できれば再利用は避けましょう。
また、志望動機はひとつの企業に向けて書かれているはずなので、次の応募先が同じ業界であっても、内容が合わずに不自然な印象を与えてしまう可能性があります。返却された履歴書を次の応募先の履歴書を書くうえでのお手本にするのは問題ありませんが、全く同じ表現にすることは避け、応募先企業に向けた内容で履歴書を作成し直しましょう。

「履歴書は返却されない」と考えて対策を

履歴書を受け取った企業は、個人情報保護の義務はあるものの、返却の義務はありません。そのため、基本的には企業から履歴書が返却されることはないと考えておいたほうが良いでしょう。提出した履歴書を確認用として手元に置いておきたい方は、「企業に送る前に履歴書のコピーを取っておく」「返却不可でない企業には、事前に返却を相談する」などの対策を取っておくことが大切です。

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