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【例文付き】履歴書をメール添付で送る時の4つのマナーと書き方

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転職活動中は、企業へ履歴書や応募書類をメールで提出することもあります。送付マナーなど郵送と違って何に気を付けるべきか、いまひとつ分からず、困っている方も多いのではないでしょうか。今回は履歴書や応募書類をメールで送る際に守るべきマナーをご紹介していきます。

履歴書をメールに添付する時の4つのマナー

履歴書や応募書類をメールに添付して送付する時にはどのようなことに注意すれば良いのでしょうか。いつも通りの方法でメールを送ってしまうとマナー違反になることも。内定獲得につながるように気を付けるべきポイントを4つご紹介します。

1.書類提出は求められたら早めに

採用の担当者から応募書類の提出を求められたら、すぐに提出ができるように準備をしておきましょう。期限内に提出するのはもちろんですが、なるべく早めに提出することで、入社への意欲の強さや熱意、仕事が早いといった印象を与えることができます。

在職中の方など、日々の忙しさから後回しにして、提出まで時間が空いてしまったりすると、応募企業から「熱意がない」と思われたり、「連絡が遅く仕事もスローペースなのだろう」といったマイナスの印象を持たれかねません。
用事が立て込んでいる、あるいはどうしても提出に時間がかかる場合には、事前に「〇日頃までに提出します」など、具体的な提出日を企業側に伝えておくことも大切です。

さらにメールで送付する時間帯にも注意が必要です。いくら提出自体が早くても、深夜や早朝にメールを送ることは非常識だと感じる担当者もいます。なるべく志望企業の就業時間内に送付するよう心がけましょう。

提出期限が設定されている場合でも、期日までに数日ほど余裕をもって提出しましょう。期限ぎりぎりに慌てて送付すると、見直しの時間がなく、誤字脱字や誤ったメールを送付してしまう可能性もあります。必ず余裕を持った提出を心がけましょう。

2.メールアドレスはどうする?Gmailなどのフリーアドレスでも良い?

使用するメールアドレスは、メールチェックを頻繁に行う自分が管理しやすいアドレスを利用すると良いですが、だからといって在職中の社用メールアドレスは使用してはいけません。必ずプライベートのアドレスを使用しましょう。

また、携帯電話のメールアドレスは避けたほうが良いでしょう。企業からはPCでメールを送付するため、携帯電話だと受信がうまくできなかったり、容量制限などでファイルを受信できなかったり、受信したファイルが開けなかったりする場合もあります。

GmailやYahoo!メールなどのフリーアドレスは、一般化してきていますので利用しても問題ありません。フリーアドレスを利用する場合は、ドメイン指定受信設定をしていないか確認しましょう。ドメイン指定受信設定をしていると応募企業からのメールを受信できない可能性がありますので、注意が必要です。新しくアドレスを作成する場合はシンプルなものがベストです。

3.ファイル形式はWord・Excel・手書きいずれもPDFで!ファイル名は分かりやすく

履歴書を送付するときに迷うことが多いのがファイル形式です。特に指定がない場合はPDF形式がベスト。
WordやExcelを使って作成した場合でもPDFに変換してから添付しましょう。PDFファイルへ変換しておくとレイアウトも保ったまま印刷できます。

手書きの場合はプリンターやコピー機からスキャンしてPDF形式に保存しましょう。手書きの場合は顔写真が不鮮明になったり、字がつぶれてしまい読みにくくなったりする場合もありますので、見づらい、読みにくい部分はないか確認しましょう。

ファイル名は一目で分かりやすいものをつけることが大切です。「履歴書」だけでなく「日付」「氏名」をつけておくと採用担当者も管理がしやすく、業務への配慮ができる人という好印象にもつながります。

4.パスワードは必要?設定の仕方

個人情報を受け渡しする際は細心の注意が必要です。そのため添付する履歴書にもパスワードをかけるほうが良いでしょう。情報管理にも一定の理解があるという印象にも繋がります。

WordやExcelは保存する際に、その他のオプション>ツール>全般オプションを選択してパスワードを設定できます。

パスワードはアルファベットと数字のシンプルなものが望ましいでしょう。文章のように長いものは避けましょう。

パスワードは、ファイルを添付したメールを送付した後に、別途メールでお知らせします。

メール本文の文面は?書き方と参考例

採用担当者は毎日大量のメールをチェックしています。送付するメールの文章も読みやすい文面を心がけましょう。
メール本文は、郵送で履歴書を送るときの送付状にあたるもの。書く項目は6つ「件名・宛先・挨拶・用件・締め・署名」です。
宛先や送るタイミングなどによって書き方も変わってきますので、いくつかのパターンを例に解説していきます。

人事宛に初めて送る場合の件名と文面

【件名】○○職応募の件/履歴書添付/氏名

【本文】
株式会社△△△△△
採用ご担当者様

初めてご連絡をさせていただきます。
□□□□□と申します。

この度、貴社の求人情報を拝見し、○○職に応募させていただきたく、
添付にて履歴書を送付させていただきます。

また、添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールにて別途お送りさせていただきますので、
合わせてご査収のほど、お願い申し上げます。

ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
==============
□□□□□
〒※※※-※※※※
東京都※※区※※-※-※
TEL:090-※※※※-※※※※
Mail:※※※※※@※※.com
==============

1.件名
件名は一目で内容がわかることが重要です。誰が何についての内容を送っているのかが分かるように、件名に用件と氏名を入れることが適切です。

2.宛先
企業名は省略せず正式名称で書きましょう。採用担当者の名前が記載されている場合は「〇〇様」、氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」宛とします。

3.挨拶
メールの冒頭に「初めての連絡であること」「自分の氏名」を書きましょう。

4.用件
応募の経緯と、履歴書を添付している旨を伝えます。志望動機や自己PR、経歴など添付書類を読めば分かる内容はメールには書かないこと。かえってマイナスの印象になってしまいます。

また、「添付ファイルのパスワードは別に送る」旨を記載しましょう。履歴書を添付したメールにパスワードを書いてしまうと万が一メールが流出した場合にパスワードをかけている意味がありません。採用担当者にセキュリティ管理能力が低いと判断されてしまう可能性もあるので、必ず別途メールを送付すると覚えておきましょう。

5.締め
締めの挨拶として応募書類の確認の依頼と、面接の申し込みをしましょう。

6.署名
自分の連絡先を正確に記載しましょう。
「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順に記載します。署名部分は本文と「-」「=」などの記号で区切ると分かりやすくなります。また、メールに署名機能がある場合は、事前に登録しておくとメールを送るたびに記入する必要がなく便利です。

指示を受けて送る 宛先が明確な場合の件名と文面

【件 名】応募書類提出の件/履歴書添付/氏名

【本文】
株式会社○○○○
人事部 ○○様

お世話になっております。○○です。

先日ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数ですがご査収のほど、よろしくお願い致します。

なお添付ファイルにはパスワードを設定しております。
追ってパスワードをお送り致しますので、併せてご確認いただけますようお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
○○○○
〒※※※-※※※※
東京都○○区○○※-※-※
TEL:090-※※※※-※※※※
Mail:※※※※※@※※.com
==============

1.件名
件名は初めて送るときと同じく、一目で内容がわかることに留意して簡潔にしましょう。

2.宛先
部署名や採用担当者の名前がわかる際は記入します。企業名はもちろん採用担当者名など間違えたら失礼にあたりますので特に注意が必要です。名刺やいただいたメールなどを確認しながら記載しましょう。

3.挨拶
一度連絡をとった採用担当者へ送るときは「お世話になっております」と始め、名乗りましょう。

4.用件
応募書類提出の経緯と、履歴書を添付していることを伝えます。

添付ファイルのパスワードの送り方

【件名 】応募書類提出の件/パスワードの連絡/氏名

【本文】
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。先ほど履歴書をお送りした○○です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。

ーーーーーーーーーー
パスワード:○○○○○○
ーーーーーーーーーー

お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

==============
○○○○
〒※※※-※※※※
東京都○○区○○※-※-※
TEL:090-※※※※-※※※※
Mail:※※※※※@※※.com
==============

1.件名
件名にもパスワードの伝達である旨を記載しましょう。

2.用件
先ほどメールを送付していることを伝えましょう。パスワードは目立つように記号で区切ると親切です。

3.締め
パスワードの確認を依頼し、簡潔に終わるようにしましょう。

履歴書のメール送信に関するFAQ

何度も確認して細心の注意を払ったはずなのに、それでも間違いやミスは起こってしまうもの。そんなときはどうしたら良いのでしょうか?よくある質問を見ていきましょう。

Q:「提出した書類に写真の貼り忘れや記入漏れがあった場合、どのように対応すれば良いのでしょうか?」

記入漏れや添付ミスにあとから気づいた場合は、すぐにお詫びのメールを書き、正しい書類を再送しましょう。ただ、慌てて再送し、ミスを何度も繰り返さないように、気持ちを整えて、しっかり確認してから送信ボタンを押しましょう。

Q:「届いたかどうか、確認の連絡をしても良いですか?」 「開封通知はつけて良いですか?」

メールの開封通知は、監視されているような印象を与え、確認したらすぐにアクションを起こさなければならないような、プレッシャーを読み手に与えてしまう懸念があるため、ビジネスの場ではなるべく使用しないことがマナーです。

届いたかどうか不安なのであれば、まず自身のメールの送信ボックスや下書きに送付したメールが残っていないかを確認したうえで、1~2日ほど待ってから、電話で「自分の氏名」「採用応募をしていること」「確認したいメールの送信日時」を伝えつつ、受領されたか確認したい旨、連絡します。

ですが、採用担当者も数多くのメールに対応していますので、自動受信メールが送付される予定だが届かない、連絡が来る予定の期日を過ぎているのに連絡がこない、などの場合に確認するほうが良いでしょう。

Q:「企業からの確認メール(受け取りメール)には返信すべきですか?」

自動返信メールが届いたのであれば、そのメールに返信しても届かない場合もあるため、基本的に返信はしなくても大丈夫です。またかえってお礼メールが増えることで採用担当者の手間が増えてしまうため控えておくほうが良い場合もあります。

Q:「書類を提出したのに、確認や面接の連絡が来ません。どうするべきですか?」

書類選考にかかる時間は、企業規模や応募人数などにより様々なので一概には言えませんが、通常2週間程度の場合が多いです。2週間のあいだまったく連絡がないと不安になりますが、連絡を待ちましょう。また、不採用の場合には返信がない企業もあるため、どういった場合に回答があるのか今一度確認しておきましょう。

2週間を数日過ぎても連絡がない場合は企業に問い合わせてみましょう。

問い合わせ方法は電話がスムーズです。その場で合否を確認するのではなく、メールが届いているかのみ確認し返信を待っている旨を伝え、結果が届くのを改めて待ちましょう。

Q:「パスワードを付けずに送ってしまいました。選考に影響しますか?」

個人情報を多く取り扱う業種など、セキュリティ管理や個人情報保護に敏感な企業には、パスワードをかけずに送ってしまった場合、セキュリティ管理能力が低いとみなされる可能性があります。

すぐに謝罪するべき、とまではいきませんが企業側がパスワードをつけるよう求めてきた場合には謝罪のメールを送信しましょう。特に指示がない場合はそのままでも問題ありませんが、どうしても気になる場合は他のメールに一言添えるなどしましょう。

郵送よりも便利だから気を付けたい

履歴書を送付するメールは面接前に読まれるものですから、選考やその後の印象に大きく影響する可能性もあります。書類の送り方ひとつとってもアピールポイントになり得ます。メールの送り方や文章も、ビジネスマナーを守った対応していくことが大切です。