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デキる幹事は仕事も優秀? 忘年会の段取りを立てて、トラブルを回避する方法

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少しずつ秋が深まり、今年もあと2カ月ちょっとで終わり。そんなタイミングで、上司から「今年の幹事は君に任せたよ」という指令が下りてきた。うちの部署は20人近くもいるし、店探しや当日の段取りを考えるだけでも憂うつなんですけど……。

 

「会社の忘年会はプロジェクトと一緒! 全力で取り組みましょう」と明るく活を入れるのは、『宴会を制する幹事は仕事も制す』(スタジオタッククリエイティブ)の著者で、スマートコミュニケーションズ代表の篠原あかねさん。秘書時代に役員から宴会部長を任命され、数多の飲み会を盛り上げてきたという。そんな篠原さんに、幹事のノウハウについて話を聞いてきた。

 

店の予約は必ず電話で! 接客態度をチェックしよう

 

篠原さんによると、店の手配や参加者への案内、当日の段取りなど、幹事の仕事には「分析力」と「情報収集力」が求められているため、周りに自分の能力をアピールできるチャンスでもあるという。

 

「『デキる幹事は仕事も優秀だ』とよく耳にします。忘年会で大事なのは、参加者が楽しい時間を過ごせるかどうか。なかには自分だけが食べたい料理を選んだり、自分の帰宅が楽な場所に決めたりする幹事もいますが、周囲を楽しませたいというホスピタリティがありませんよね。参加する人がどんな食事を好むのか、何を目的に行きたいのかなど、好みやニーズ、店のデータを分析・情報収集するのは普段の業務と変わりません」

 

幹事の仕事は手を抜くことはできるが、手間暇をかけた分だけ参加者の満足度は高くなる。来年以降の社内評価を意識するなら、忘年会の準備は全力で取り組むべきなのだ。では、具体的には何に気を付ければ忘年会を成功に導けるのだろうか。

 

「まず、初めて幹事を任されたときに大切なのは学生時代を忘れることです。学生時代の飲み会のコースといえば、フライドポテトに唐揚げ、シーザーサラダにチャーハンなどお腹にたまる脂っぽいものですよね。会社の忘年会でおすすめなのは魚とお肉、サラダなどバランスが整ったメニューのお店。それに加えて年配の方が多いのか、女性が多いのかなど参加者に合わせて食事を選びましょう。参加者の好みは、日常会話である程度の情報を収集しておくのがいいですね」

 

忘年会の成功のカギは、9割方店の善し悪しといっても過言ではないと篠原さん。予約方法について、ネットでの予約ではなく、必ず電話を使うようにとアドバイスする。

 

「なかにはネットの予約フォームだけで申し込む方もいるようですが、必ず電話で予約するようにしましょう。なぜなら、そこでお店の接客レベルがわかるからです。コールをかけてから反応が遅ければ、当日もしかしたらスタッフさんを呼んでも来ないかもしれないですし、復唱をしていなければ当日もメニュー間違いの可能性があるかもしれない。電話をかけることで、メールやウェブ上だけでは伝わらない店の質がわかります」

 

さらに時間に余裕があれば、店を下見に行くのがベスト。写真だけではわからないトイレの汚さ、席の間隔の狭さ、喫煙スペースの有り無しなどを目で確かめることができるからだ。難しければ電話口で確認しよう。

 

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こんなトラブルにはどう回避すればいい?

 

参加人数が決まり、お店を予約したことで「さて、完璧だ」と思っても、トラブルは当日になって当然のように発生する。不測の事態にどう備えればよいのか、起こりがちなトラブルとその回避方法を教えてもらった。

 

  • 喫煙者と禁煙者の間でトラブル発生

 

「まず予約時に店が分煙か禁煙、さらに外に喫煙所があるかを確認するのはマストです。分煙の場合は喫煙者・禁煙者で席を分け、空調の空気の流れをみて喫煙ゾーンから禁煙ゾーンに煙がいきやすくなっていないかを確認してください。これが逆になっているとお互い気を使ってしまいますので。外に喫煙スペースがある場合には、喫煙者がそちらに行きやすいような席の配置にしましょう」

 

  • 盛り上がりすぎてうるさくなり、周りに迷惑を……

 

「飲み会で自分たちのグループだけ盛り上がりすぎると、ほかのお客さんやお店に迷惑をかけてしまいますよね。参加者の顔を思い浮かべ、うるさくなりそうだなと思ったら個室を予約するのがベストです。また、静かにさせたいときには「うるさい」ではなく「ちょっと盛り上がりすぎですよ~」と、否定しないよう声をかけましょう」

 

  • 「なんか面白いことやってよ」という上司の無茶ぶり

 

「つまらないことでもいいので『すぐに』やることが大事です。そこで本当におもしろいことなんて、なかなかできないですから(笑)。しかし、そこで『できないです』と断ってしまうと、さらに突っかかってくる人もいますし、変な空気が流れてしまいます。なんでもいいのですぐにやってみて、『つまらなくてごめんなさい!』と、明るく言ってしまえばいいんです」

 

もし後輩がそういった無茶ぶりを断って変な空気を作っていたら、『変な空気にした罰ゲームでガリを食べたらいいよ」など、その後輩ができそうな簡単なことを振ってあげるのも一つの手。その場を上手に仕切ることで、嫌な空気を和らげるのも、優秀な幹事の役割なのだ。

 

「ただ、当日のトラブル回避で大切なのは、自分で全部をやろうとしないこと。悪酔いする人の周りには、その人に注意できるような人に助けを求めてください。事前に席順を考えて、『あんまり飲ませすぎないでくださいね』など、一声かけて根回しておきましょう」

 

幹事に慣れていないなら、当日一人で見渡せる範囲はせいぜい5人まで。10人、20人以上の規模の飲み会なら、あらかじめ社内の友人や一つ上の先輩などに、それぞれのテーブルに入ってもらい、テーブルを見てもらうように頼んでおくのも妙案だ。

 

「12月の忘年会に向けて、少しは恐怖心が薄れたでしょうか。それでも、もし失敗したら……と不安に思う人もいるかもしれません。でも、たとえ自分の思い通りにできなくても、周りはその過程をしっかりと見ています。その姿を見て、あなたのファンになってくれる上司はいるはずですよ」

 

ちなみに、年末金曜日はすぐに予約が埋まってしまうため、店の予約は大人数であればあるほど早く済ましておくに越したことはない。先回りこそが、デキる幹事への第一歩だ。

 

(文・取材:松尾奈々絵/ノオト)

 

 

取材協力:篠原あかねさん

 

スマートコミュニケーションズ株式会社代表。リクルートにて企業研修アシスタントとして、主にビジネスマナー研修を担当しカリキュラム作成・進行方法など研修講師としての基礎を学ぶ。その後、国際ロータリーでの役員秘書を経て、ビジネスマナー講師として活動開始。講師活動の傍ら金融機関での役員秘書も務める。株式会社アヴァンティスタッフではスタッフ研修のほか、主に商社や金融機関での接遇研修、 CS向上研修などを担当。アデコ株式会社では、さらにコミュニケーション研修やプレゼンテーション研修・管理職研修など幅広く担当し、研修内容・研修先ともに拡大。 2011年個人事務所「Smart Communications」設立。2017年合同会社アイディペンデント設立。障害者アイデアを企業の商品開発やサービスに活用する事業を展開し、アイデアセミナーをはじめ障害者雇用、アテンドセミナーなども行っている。

 

 

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