円満退職のコツをマニュアルで学ぶ!転職後も良好な関係を築く方法

内定通知を受け取って、入社の決意を固めたら、退職の意思を上司に伝えなくてはなりません。
退職の意思を会社に伝える段階になって、「お世話になった上司に話を切り出しにくい」「これから退職当日までどのような手続きをすれば良いかわからない」などと悩んでいる人はいないでしょうか。退職へ向けた手続きが予定通りに進まないと、転職先の会社の入社時期に影響を及ぼす恐れもあります。
では、手続きを滞りなく進めて、円満退職するにはどのような点に気をつければ良いのでしょうか。
この記事では、退職当日までの流れとタスク、退職願を作成する際のポイントなど、円満退職するためのコツをご紹介します。

退職当日までの流れとタスク

退職したい日が決まったら、退職日当日までにさまざまなタスクを行う必要があります。
余裕をもって計画的に退職手続きを進めましょう。

退職1~2ヶ月前

退職の意思表示と退職願の提出

    ●具体的な退職の申し出期間は、就業規則を確認
    まずは、退職を上司に申し出る期間について、就業規則を確認しましょう。
    企業によっては「3カ月前までに申し出ること」などと就業規則で決められている場合があります。
    特に決まりがない場合は、退職の1~2カ月前が目安です。


    ●直属の上司(人事部)への意思表示

    退職願はいきなり提出するものではありません。まず直属の上司に、口頭で退職の意思を伝えるのがマナーです。
    社員の退職は、本人が抱えている仕事の引き継ぎだけでなく、今後の仕事の割り振りや社内の人事を考えるうえでも重要なため、上司や人事部が早めに把握しておく必要があります。退職の意思を早めに伝えることで、会社にかかる負担を減らすことができるでしょう。


    ●退職日の決定

    民法上では、退職日の2週間前までに退職の意思を会社に伝えれば、辞められることになっています。しかし、円満に退職するためには、引き継ぎ期間などを考慮して退職日を決める必要があります。
    有給休暇を消化してから退職したい場合は、上司にきちんと相談しましょう。

退職1ヶ月前

引き継ぎ

    ●引き継ぎファイル、ノートの作成
    自分の後任者が決まる前に業務内容などをファイルにまとめておくと、引き継ぎがスムーズに進みます。
    引き継ぎファイルは今後の利便性・拡張性を考慮し、ExcelやWordなどを使って見やすくデータ化しておくと便利です。
    引き継ぎファイルには、業務の内容や各作業の目的、業務フロー、使用するツールの使い方、関係者や取引先のリストなどの必要事項をすべてまとめておきましょう。
    業務で使用する電子ファイルやツールは、個人のPCだけではなく社内の共有サーバなどに整理して格納しておきます。
    共有サーバに保存した場合は、各ファイルの格納先(ファイルパス)も引き継ぎファイルに忘れず記載しましょう。


    ●残務処理
    進行中のプロジェクトなどがある場合は、終了してから退職するのが理想的です。
    やむを得ずプロジェクトの途中で退職する場合は、業務内容をプロジェクトメンバーに正確に引き継ぐ必要があります。
    退職するまでに自分で完了しなければならない仕事は、スケジュールを立てて漏れなく行うようにしましょう。


    ●後任者への引き継ぎ
    後任者が決まったら、引き継ぎを行います。
    あらかじめ作成しておいた引き継ぎファイルに目を通してもらい、わかりづらいところを中心に対面でレクチャーすると良いでしょう。
    後任者が疑問に思った点は、引き継ぎファイルにも補足として追記していくと安心です。

退職10日前

関係各所のあいさつ

    ●公的手続きの確認
    転職先が決まっていれば、ほとんどの手続きは転職先の会社が行ってくれます。
    しかし、自分で手続きを行わなければならない場合もあるため、「何を」「いつまでにするべきか」を早めに確認しておきましょう。
    取引先や関係各所へのあいさつは、上司と相談したうえでタイミングを見計らって行います。
    直接あいさつに行く時間がない場合は、メールなどでお世話になった旨を感謝の気持ちとともに伝えましょう。

退職当日

当日の心得

    ●個人デスク、ロッカーの整理

    在職中に使用していた個人デスクやロッカーは、退職当日の数日前から徐々に片付けましょう。
    引き出しのなかに物を残していくことがないように、会社の備品は返却し、私物はまとめて持ち帰ります。
    不要な書類は社内の規則に則ってシュレッダーにかけるなど適切に処分し、そのほかのゴミはすべて捨てましょう。
    デスクやPC周りはほこりが溜まりやすいため、きれいに拭き取る必要があります。


    ●返すもの、受け取るものの確認
    社員証や名刺など、会社から支給されたものは忘れずに返却しましょう。
    また、会社から受け取る必要があるものも事前に確認します。
    会社で使用していたPCは、退職時にハードディスクを初期化して返却する場合もあります。
    事前に確認して対応しましょう。


    ●職場内へのあいさつ
    お世話になった上司や同僚らに退職のあいさつをします。
    退職日当日の終礼などであいさつを求められる場合もありますので、話す内容を考えておくと良いでしょう。

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入社までにやらなければならない手続きはたくさんあります。
重要ポイントをチェックしましょう!

退職願を作成するときに気をつけるポイント

退職の意思を口頭だけで伝えるのはNGです。退職願を作成し、直属の上司に対面で提出しましょう。退職願を作成するときは、次の3点に注意が必要です。


●用紙・筆記具
基本的に白地の紙に縦書きで記載します。サイズはA4かB5が一般的です。
筆記具は、黒インクの万年筆かサインペンを使用します。手書きでなくても大丈夫ですが、鉛筆やシャープペンシル、消せるペンなど書き直し可能な筆記具は避けましょう。


●封筒
退職願は、封筒に入れて上司に渡します。縦長で無地の白封筒を用意しましょう。表側の中央に「退職願」と縦書きで記載し、裏側に部署名や氏名を書きます。


●押印
認印で構いませんが、シャチハタなどのインキ浸透印は避けましょう。

退職願

  • 表題は「退職願」「辞表」は一般的ではないので使用しない

  • 「一身上の都合」以外の具体的な理由は記載しなくてよい

  • 書き出しは「私議」または、「私事」。下ぞろえで記載する

  • 届け出年月日は提出日を記入する

  • 所属部署課名と名前、さらに押印を忘れずに

  • 宛名は会社の代表者を記入し、敬称は「殿」。自分の名前より上に書く

退職する時どうするの?

退職までの過程でトラブルが生じる可能性もあります。無用なトラブルを避けるために、退職時に発生しがちな悩みや疑問の解決方法を見てみましょう。

退職をどう切り出せばいいのか悩んでいます。

直属の上司に「相談」という形で話を持ちかけましょう。上司に伝える前に同僚や先輩に話してしまい、間接的に上司へ話が伝わると、心証を悪くする恐れがあります。

退職日の先送りを要求されたり、強く慰留をされ困っています......。

退職の自由は、従業員に与えられた権利です。しかし、退職を申し出た際に、上司から昇給や昇進、希望している部署への異動を打診されるなどして、抱いていた不満を解消する提案をされる可能性もあります。ただし、たとえそうした提案を受けたとしても、その場しのぎの「引き留め策」であることを心に留めておきましょう。会社にはこれまでお世話になったことを感謝しつつ、退職の意志が固いことを伝える姿勢が大切です。あやふやな態度は相手に引き留める余地を与え、トラブルのもとになりかねません。



直属の上司が退職願を受け取ってくれません。

直属の上司が退職願を受け取ってくれない場合は、さらに上の上司に相談するか、もしくは人事部長に直接提出しましょう。提出時に人事部長が不在の場合は、電話かメールで退職願を提出したという補足を入れておくと、退職の意思を伝えた日を明確にできます。



転職先の名前を同僚や上司に伝えても良いですか?

転職先の社名はできるだけ言わないほうがベターです。上司や同僚に転職先の良くない噂話を聞かされる可能性もあるので、特別な理由がなければ社名は伏せておきましょう。



退職理由は正直に話しても良いですか?

退職理由を聞かれたら「個人的な事情」として伝えておくのが、穏便に済ませられるコツです。たとえば、「どうしてもやりたい仕事がある」「キャリアアップのため」などの理由が良いでしょう。今の会社では自分が望むことを実現するのが難しいという点を、言葉を選びながら丁寧に伝えれば、相手も理解してくれるはずです。
本当の退職理由が会社に対する不満の場合でも、ネガティブな理由を正直に言うと、「円満退職」が遠のく恐れがあります。退職の原因となっている事柄を「改善するから」と上司が言って、引き留めにつなげようとするかもしれません。


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