はたラボ

探す時間を短縮して仕事の生産性もアップ! 「ラベリング」と「モノの起点終点」を考えて、デスクを整理整頓しよう

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「デスクの上や引き出しのなかがごちゃごちゃで、なかなか片づかない」、「ファイルケースや収納ボックスを用意しても書類やレジュメが溢れてしまう」、「思い立って紙類、不要なものを処分しても、リバウンドしてすぐ元通りに……」

 

オフィスの整理・収納について、このような悩みを抱えている人は少なくないだろう。大塚商会の調査によると、ビジネスパーソンが探しものに費やす時間は年に約150時間に及ぶという【※】。デスクをきちんと整理し、探しものに割く時間がカットできたら、ビジネスの生産性が格段に向上するのは言うまでもない。

 

もちろん、そのような必要性を分かってはいても、なかなか徹底できないのが整理整頓、そして機能的な収納だ。整然としたオフィス環境を目指すためには、どんなポイントを重視すればいいのか。収納インテリアアドバイザーの大橋わかさんに、機能的な仕事環境を作るためのヒントを教えてもらった。

 

モノの居場所を可視化して定位置を作る「ラベリング」を徹底しよう

 

大橋さんが提唱するのは「使いたいモノが」「使いたい時に」「使いたい状態で出てくる」環境づくり。これはオフィスのデスクでも家庭のクローゼットやキッチンでも同じで、人が作業・活動するスペース全般に当てはまるセオリーになるという。

 

「使いたいモノの場所を把握していて、サッと取り出せるようなら、どんなに乱雑であっても良いと思うんです。ですが、それほど記憶力の良い方は稀ですよね。それに、職場の同僚や家族が負担を感じたり、心地良くなかったりしたら、気持ちの良い仕事や生活はできません。『やりたい仕事に集中するためのひとつのスキルとして、整理・収納を考えてみませんか?』というのが私の提案です。どこに何を入れたかなんて忘れやすいもの。まずは、それを前提にして、モノの居場所をひと目で分かるようにしましょう」

 

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収納インテリアアドバイザーの大橋わかさん

 

大橋流整理術のポイントは「ラベリング」。モノや書類を入れたケース、ファイル、フォルダに表札をつけ、定位置を決める。一見シンプルな仕組みだが、ルール化することで一覧性が高まり、探しものの手間と時間を格段にショートカットしてくれるという。

 

「私が考えるラベリングは『探せる仕組みを作ること』。ラベリングというと、紙に名前を書くことをイメージする人も多いと思いますが、それだけではありません」

 

  • レシートをまとめて透明なケースに入れ中身を見える化
  • デスクからファイルや書類の背を見える方向にする
  • デジタルデータのファイルやフォルダ名、メールの件名をルール化する

 

「たとえば上記がラベリングの一部。あとから探したり検索したりしやすいよう、モノの居場所を見える化することが大事です」

 

大橋さんはラベリングをルール化したら、オフィス内で横展開して共有することを推奨している。モノやデータの定位置・ネーミングルールを決めておけば、オフィスの外にいても電話で同僚に指示をして、探しものをしやすくなり、共有クラウドスペースでの検索性も高まるのだ。

 

紙の書類は時系列に! 「ずっと捨てられない」現象をなくす

 

「しばらくは使わないが、いつか必要になるかもしれない」。そう思って大事にとっておくと、会議のレジュメやセミナーでもらった資料、プロジェクトの企画書は、どんどん山のように溜まっていく……。デスクのクリアケース、引き出しやファイルボックスに溢れかえる紙の書類、資料の整理はどうやって進めればいいだろうか。

 

「ペーパー類っていつの間にか溜まってしまい、捨てるにも勇気が要りますよね。だけど、どんな資料があったかを忘れていたら、必要な時に取り出せませんし、処分すべきかどうかも判断できません。ここでもラベリング、見える化が効果を発揮します。要らなくなった紙をスムーズに処分できる仕組みを作っていきましょう」

 

レシートや領収書などの経費系は1年間など期限を決めて保管し、年末調整が終わったら処分する(確定申告者は通常7年)。会議やセミナーの資料は内容とファイリングした日付をラベリングし、決めた期間だけ保管。紙の中身を可視化し、さらに処分をスケジュール化することで、ずっとモノが捨てられないという状態が防げる。

 

「処分する期限がきた資料でも、『いや待てよ、今度の案件で参考になるかも……』なんて迷ってしまうこともきっとありますよね。そんな時は『いつチェックしたか』を記入して、また保管してください。しばらく経ってから『半年前に迷ったけど、結局使わなかったな。やっぱり処分しよう!』と思えるでしょう。時間の経過を味方にしたら、紙の処分はぐんと楽になるはずです」

 

整理・片付けの基本は、「入ってくるものと出ていくものの量をイコールにすること」と大橋さん。紙資料をスムーズに流すフローができたら、どんどん増え続ける紙類とのいたちごっこにもゴールが見えてくる。一念発起して一気に断舎離するのはリバウンドの元だ。機能的なデスクを作るための仕組み作り、習慣化にこそ力を注ぎたい。

 

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起点と終点を考えると、性格パターンに沿った収納ができる

 

何をどこに置くかは「モノの起点と終点を考える」のが大橋流の収納ルール。

 

起点とはモノが役割を発揮し始める場所、終点とは役割を終える場所のことだ。たとえば名刺入れや筆記用具、ICレコーダーなど、外回り用のセットをまとめて収納すると忘れ物を防ぐことができる。これは、外出という「起点」からルール化した収納である。一方、マメさに自信がないという人には「終点」から考えた収納が向いているという。

 

「例えば、私はピアスを玄関に置くようにしているんです。帰宅後に洗面所で外したり、お風呂で外したり、テレビを見ながら外したり……いろんな場所でピアスを外していたら、いつの間にかアクセサリーケースが空っぽになっていた、という経験から、ピアスの終点は玄関であると結論づけたんです。玄関を置き場所にすることで、帰宅してすぐに外す習慣が自然に身につけられ、出かけるときにも靴や洋服とコーディネートもしやすくなりました。ビジネスの場合も、起点でうまくいかなければ終点で集めるルールで考えてみてください」

 

ラベリングによってモノや書類を見える化し、入ってから出ていくまでの動線、起点と終点という次元でモノの役割を定義していく。デスクまわりの整理・収納は、自分のオフィス環境、ビジネススタイルの再考にもつながるはず。まずはデスクの引き出しからコツコツと。効率的なビジネス環境に向けたルール化、仕組み化を進めてみては?

 

【※】参照URL

https://www.otsuka-shokai.co.jp/events/its/it-column/2014/0709.html

 

(文・取材:佐々木正孝 編集:ノオト)

 

取材協力:大橋わか(おおはし・わか)

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収納インテリアアドバイザー(整理収納アドバイザー1級・インテリアコーディネーター・ライフオーガナイザー1級)。看護師を経て大手カーテンメーカー、輸入家具・雑貨のセレクトショップでインテリアコーディネーターとして勤務。家具や照明、敷物から雑貨に至るコーディネートに携わり、インテリア全般の経験を積む。整理収納アドバイザーとして独立後は、個人宅の整理収納アドバイス、セミナーの開催を中心に活動。大手キッチンメーカーや住宅会社のセミナー講師、マンションモデルルームの収納コーディネートも務めている。著書に『おうちデトックス』(大和出版)。

 

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