はたラボ

ビジネスメールの「定型句」をアップデート! 仕事相手に伝わる言葉の上手な選び方

f:id:pasona_career:20180312160055j:plain

 

「お世話になります」「ありがとうございました」「どうぞよろしくお願いいたします」

 

ビジネスメールでこういったフレーズを使うことは、社会人にとって基本のマナーだ。しかし、いつの間にか仕事に慣れてくるうちに、同じような言葉を繰り返しすぎていないだろうか?

 

「連絡を無駄なくスピーディーに行うには、よく使う言い回しや定番フレーズをテンプレート化しておくことは必要です。しかし、それだけに頼りすぎるとやり取りが形式的になることも否めません」と話すのは、無料メールマガジン「仕事美人のメール作法」発行人で『仕事で差がつく言葉の選び方』(フォレスト出版)著者の神垣あゆみさんだ。

 

言い回しに変化や工夫があると、メールを受け取った相手は自分への配慮を感じるもの。好感度アップも見込めるという。

 

今回はビジネスメール定番の言い回しをどう言い換えられるのか、神垣さんに具体例を教えていただこう。

 

「その言葉は何を伝えたいのか」を意識しよう

 

●いつもお世話になっております

 

取引先へのメール冒頭に鎮座する「いつもお世話になっております」の一文。メールが長く続く場合、お互いがずっと「お世話になりっぱなし」で、どのタイミングで止めていいものなのか悩ましい定型句ではないだろうか。

 

「同じ相手とのやりとりが続く場合は、メールの書き出しで使うのは最初だけで十分です。2回目以降は『ご返信いただき、ありがとうございます』『早速ご対応いただき、ありがとうございます』『ご快諾いただき、ありがとうございます』など、相手の対応への感謝の言葉で始めるといいですよ」

 

●ありがとうございます

 

感謝の言葉である「ありがとうございます」も、つい書いてしまいがちだ。自分の感謝を伝えたいとき、「ありがとうございます」以外の言葉でどう伝えたらいいのだろうか?

 

「感謝の表現を表す言い回しは、『恐れ入ります』『恐縮です』『痛み入ります』『感謝申し上げます』が挙げられます。そのときの気持ちや状況に合わせて、効果的に使い分けましょう」

 

「痛み入ります」は、恐縮の度合いが「恐れ入ります」より強い場合。たとえば「身に余るお褒めの言葉をいただき、痛み入ります」というように、目上の方へのメールでさりげなく使うのがおすすめだ。

 

f:id:pasona_career:20180312160641j:plain

 

●どうぞよろしくお願いいたします

 

さまざまな場面でオールマイティーに使える「どうぞよろしくお願いいたします」。メールでは、締めの言葉として、つい意味もなく使ってしまいがちだ。

 

「『どうぞよろしく』の部分は、相手にしてほしい行動や対応を書くようにしましょう。新しい企画書を読んでほしいなら『ご検討をお願いいたします』『ご検討いただきますようお願いいたします』などがいいですね。業務を要請する際には『ご協力』『ご対応』など、行動を具体的に書くことで、相手にそのメールで何を伝えたいのかが明確になります」

 

そのほか、今後のお付き合いを願う場合は「今後ともお引き立てのほど、よろしくお願いいたします」と添えれば、相手にその意志が伝わりやすくなりそうだ。

 

~~いただけますと、幸いです

 

なるべく低姿勢をキープして、波風立てずに何かをお願いしたいときに便利な言葉が「幸いです」。日常会話や友人との連絡では使わない分、ほかにどう言い換えればいいものだろう。

 

「相手に『こうしてもらえると助かる』『うれしい』と、自分の気持ちを添える言い回しとしては『ありがたいです』『うれしいです』とシンプルに使いましょう」

 

たしかに、低く低く……と考えすぎて、こちらの要望が伝わらないのは本末転倒だ。確実に相手に強い意志を伝えたいなら、「○○について、ご確認をお願いいたします」と言い切るのも時には必要だろう。

 

 

「メールは文字だけのやり取りなので、言葉で気持ちやニュアンスを伝えるもの。必要以上に言葉を飾ったり、大げさな表現を使ったりしなくて大丈夫です。『言葉の引き出し』を少しずつ増やして、相手への気遣いを文章で伝えることができれば、文面だけで好印象を持ってくれる方もいるはず。そうすればメールでのやりとりも円滑になり、仕事もよりはかどるのではないでしょうか」

 

 

(取材・文:松尾奈々絵/ノオト 編集:ノオト)

 

 

取材協力:神垣あゆみさん

 

広島を拠点に活動するフリーランスのライター。『仕事で差がつく言葉の選び方』(フォレスト出版)など著作多数。メールマガジン「仕事美人のメール作法」発行。

▼神垣あゆみ企画室

http://www.kamigaki.jp/

 

 

パソナキャリア

ついつい定型句を使ってしまいがちな応募書類。しかし、志望企業と最初の接点となる履歴書や職務経歴書は、周りの人たちと同じ表現を使ってもなかなか採用担当者へ思いは伝わりません。文面から好印象を持ってもらえるよう語彙を身につけ、目に留まるポイントを押さえた書類を作成しましょう。

▼採用担当者の目に留まる「履歴書」「職務経歴書」を作る