エグゼクティブアシスタントとは？秘書との違いや仕事内容、必要なスキルについて解説！

そもそもエグゼクティブアシスタントとは、どのような職種のことをいうのでしょうか。本章では、エグゼクティブアシスタントの定義や秘書との違いなどについて解説します。

エグゼクティブの定義

エグゼクティブとは、社長や会長、役員をはじめ、経営の中核を担う上級管理職のことです。もともとExecutiveには、「実行力・執行力のある」という意味があります。それが転じて、企業の運営に深く携わる人材をエグゼクティブと呼ぶようになりました。エグゼクティブ層やエグゼクティブ人材も、同様の意味で使われています。

秘書との違い

エグゼクティブアシスタントと似た職種に、秘書があります。秘書とは、経営層や管理職のサポート役として、電話の取り次ぎやスケジュール管理、来客対応、資料作成、会食・出張の手配などを手がける職種のことです。

外資系企業では、秘書を「Secretary」、経営補佐を「Executive Assistant」と呼んで区別しています。大きな違いは、秘書は事務的な補佐を主に担当し、エグゼクティブアシスタントは経営陣のビジネスパートナーとして総合的な補佐を担うことです。

エグゼクティブアシスタントの場合、経営会議に同席するだけでなく、経営陣の代理で発言することもあります。上司が外国人の職場では、通訳やビザの手続きまで担当することも珍しくありません。また、経営判断に必要な情報を収集し、経営陣に助言するのもエグゼクティブアシスタントの役目です。

総じてエグゼクティブアシスタントのほうが経営陣の生活と密接に関わり、大きな影響力を持つのが特徴です。

エグゼクティブアシスタントになるメリット

エグゼクティブアシスタントになる大きなメリットとして、経営陣を支えるやりがいが挙げられます。エグゼクティブアシスタントは経営陣の右腕として、ビジネス上の幅広い業務をサポートします。エグゼクティブ層にとって欠かせないポジションなので、感謝の言葉をもらう場面も多く、人の役に立つ喜びを感じられるでしょう。

また、エグゼクティブアシスタントは業務の範囲が広いぶん、秘書と比べて給与水準が高いのも特徴です。外資系企業では年収500万円～900万円の求人も珍しくないため、転職による年収アップも目指しやすいでしょう。

エグゼクティブアシスタントは、具体的にどのような仕事を担当するのでしょうか。上司となるエグゼクティブの業務によっても異なりますが、ここでは一般的なエグゼクティブアシスタントの仕事内容について解説します。

スケジュール管理

エグゼクティブアシスタントの代表的な仕事として、上司のスケジュール管理があります。会議・イベント・出張などの予定について日程や場所を適切に管理し、上司が滞りなく業務に臨めるようサポートする役割です。社内外から新たなアポイントが入った場合は窓口となり、上司に確認して日程調整するのも重要な役目といえます。

仕事や生活における各種手続き

上司の仕事・生活に関するさまざまな手続きも、エグゼクティブアシスタントの業務です。例えば、上司が出張の際には飛行機や新幹線、宿泊場所を予約し、会席の際はレストランや訪問先への手土産を手配します。上司が外国籍の場合は、日本での生活に必要な税金や医療費、就労ビザなどの手続きを代行することもあるでしょう。

資料作成・ファイリング

上司の業務に必要な資料を代わりに作成するのも、エグゼクティブアシスタントの役割です。具体的には、株主総会や経営会議で使用するIR資料、会議のプレゼンテーション資料、業界のリサーチ資料、請求書、稟議・申請書などを作成します。必要な資料をいつでも取り出せるよう、適切にファイリングすることも大切な業務です。

プロジェクトの進捗管理

エグゼクティブアシスタントは、上司の管掌しているプロジェクトの進捗管理も担います。各事業の予算や営業数値、業績の進捗などを把握し、プロジェクトメンバーの意見や課題を上司に適宜報告する役割です。企業によっては、エグゼクティブアシスタントがプロジェクトの予算や実行計画などの仮案を作成することもあります。

会議・出張への同席

エグゼクティブアシスタントの大切な役目の一つに、上司の参加する会議やイベントへの同席があります。例えば、社内の経営会議や株主総会、カンファレンスイベント、VIPとの会食などが挙げられるでしょう。記念式典の際はスピーチの草案を作成したり、会議で上司に代わって発言をしたりと能動的なサポートが求められます。

通訳・翻訳

外国籍の上司は、会議やイベントの場で日本語を正しく理解できず、取引先や関係者との会話が円滑に進まないこともあります。その際はエグゼクティブアシスタントが通訳して、会話をサポートすることも重要です。経営資料やプレゼンテーション資料の日本語が難しい場合は、英語に翻訳し、上司の理解を助ける役目も担います。

エグゼクティブアシスタントとして活躍するには、具体的にどのようなスキルが必要なのでしょうか。本章では、エグゼクティブアシスタントに求められるスキルについて解説します。

PCスキル

エグゼクティブアシスタントは、経営資料やプレゼンテーション資料をはじめ、PCでさまざまな資料を作成します。そのため、ExcelやWord、PowerPointなどのソフトを操作できるスキルが欠かせません。表の作成方法や図解・リンクの挿入方法なども正しく知っておくと、よりわかりやすく機能的な資料を作成できるでしょう。

英語力

エグゼクティブアシスタントは基本的に外資系企業で勤務するため、ほとんどの職場で英語力が求められます。外資系企業の一般社員に求められる英語力の水準は、企業によっても異なりますが、TOEIC700点以上が目安です。特に上司が外国籍の場合は通訳・翻訳も担当するため、ビジネスレベル以上の英語力が必要になるでしょう。

※ハイクラス転職で求められる英語力について詳しくは、「ハイクラス転職で英語は武器になる？英語を生かせる職種や求められる英語レベルを解説！」の記事もあわせてご覧ください。

事業や経営に関する理解力

エグゼクティブアシスタントは、経営陣のパートナーとして経営会議やVIPとの会合にも同席します。そのため、決算書の読み方やマーケティングの基礎的な知識など、経営活動に対する理解もある程度必要になるでしょう。また、自社の事業構造を深く理解し、経済や政治、市場の動向を敏感にチェックしておく努力も求められます。

ホスピタリティ

エグゼクティブアシスタントは、常に先回りをして手配や準備を進める必要があります。そのため、上司の気持ちを気遣いながら、最善の行動を考えられるホスピタリティの精神も求められるでしょう。「上司は今何を考えているのだろうか」「上司の役に立つ情報・資料は何だろうか」と常に考え、行動に移せる柔軟性が不可欠です。

エグゼクティブアシスタントの仕事に就く方法としては、どのようなものがあるのでしょうか。本章では、エグゼクティブアシスタントになるための道のりを“3つ”のステップにわけて解説します。

【STEP1】実践的な英語力を身につける

エグゼクティブアシスタントになるために欠かせないのが、英語力です。特に上司が外国籍の場合は、知識としての英語ではなく、相手とコミュニケーションを取るための実践的な英語力が求められます。そのため、まずは英会話教室・スクールへの通学や海外留学などの経験を通じて、十分な英会話力を身につけるようにしましょう。

【STEP2】秘書・受付・事務などの経験を積む

エグゼクティブアシスタントは高度な事務スキルや接遇スキルが必要になるため、未経験から採用されるケースは基本的にありません。多くの求人では、秘書や受付、営業事務、総務の経験が求められます。エグゼクティブアシスタントになるには、バックオフィス業務を経験し、資料作成や電話対応などに慣れておくことが必須です。

※ヘッドハンティングについて詳しくは、『ヘッドハンティングとは？引き抜きとの違いや転職オファーを受けた際の対応方法を解説！』の記事もあわせてご覧ください。

【STEP3】転職エージェントで求人を探す

必要な経験を積んだうえで、エグゼクティブアシスタントの求人へ応募します。ただし、エグゼクティブアシスタントの求人は企業の経営戦略と密接に関わるため、非公開として扱われているケースも珍しくありません。その際は転職エージェントに登録すれば、非公開の求人も紹介してもらえるようになります。転職エージェントを活用することで、転職コンサルタントにキャリアの棚卸しや面接対策などまで支援してもらえるのもメリットです。手厚いサポートを受けながら自分に合う求人を見つけられるため、より自信を持って選考に臨めるでしょう。

エグゼクティブアシスタントは経営陣のパートナーとなる重要な職種だからこそ、給与水準が高いのが特徴です。求められるスキルの水準も高いため、PCスキルや英語力を今のうちから習得しておくことが望ましいでしょう。

また、エグゼクティブアシスタントは経営に近いポジションということもあり、一般的な転職サイトでは求人が公開されにくく、主にハイクラス向けの転職エージェントで掲載されています。ハイクラス向け転職エージェントを積極的に活用することで、より豊富な求人に出会いやすくなり、有利に転職活動を進めやすくなるでしょう。

パソナキャリアは、「年収800万円以上」の求人が約半数を占めるハイクラス向け転職エージェントです。エグゼクティブアシスタントの転職成功を数多く支援してきた転職コンサルタントが、履歴書・職務経歴書の添削から求人紹介、面接対策、企業との年収交渉まで一貫してサポートします。転職を通じてエグゼクティブアシスタントを目指す際には、ぜひパソナキャリアへお気軽にご相談ください。