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履歴書の書き方完全ガイド!各項目の記入方法をテンプレート付きで解説

履歴書の書き方完全ガイド!各項目の記入方法をテンプレート付きで解説き

転職活動において、履歴書は非常に重要な書類です。履歴書の充実度や丁寧さなどで、その人の第一印象が決まるといっても過言ではありません。たとえ十分な経歴やスキルを持っていても、履歴書の書き方がいい加減な場合、魅力が伝わらずに書類選考に通らないことさえあるのです。そのため、「いくつもの求人に応募しているのに、なかなか面接までたどり着けない」という人は、ぜひ履歴書の書き方を見直すことから始めてみましょう。

そこで今回は、履歴書の書き方・送り方の基本的なルールについて、テンプレートも添えて解説します。また、履歴書の項目ごとに、採用担当者の目に留まりやすくなるコツも紹介しますので、参考にしてみてください。

そもそも履歴書とは?何をチェックされるの?

履歴書とは、応募者の氏名や連絡先、職歴、アピールポイントなどをまとめて記載する書類のことを指します。一言でいえば、その人のプロフィールと、応募した理由を端的にアピールするための書類です。

採用担当者は、応募者の履歴書を見ながら、「志望動機は筋が通っているか」「応募者の価値観が自社の社風と合っているか」「社会人として丁寧に仕事ができそうか」などをチェックしています。履歴書は、基本的に採用担当者が最初に目を通す書類だからこそ、できるだけ内容を充実させ、ミスなく丁寧に記載するようにしましょう。

履歴書は手書き?それともPC(パソコン)?

履歴書を作成するときに、最初に迷うのは「手書き」と「PC」のどちらで作成すればよいかではないでしょうか。
結論からいうと、応募企業から指定のない限りはどちらでも構いません。昨今はWebからの応募も多いためPCで作成される場合が多いです。採用担当者の多くは、「手書き」と「PC」で評価に差をつけることはありません。それよりも大切なのは、必要な項目が抜け漏れなく、見やすく書かれていることなのです。では、履歴書の形式や必要な項目、気を付けたいポイントを次章から確認していきましょう。

まずは履歴書のテンプレートをダウンロードしよう!

履歴書を手書きで作成する場合、用紙はコンビニやホームセンター、ドラッグストア、文房具店などでも購入できます。ただし、わざわざ買いに行く時間がないという人は、テンプレートをダウンロードして活用するのも一つの方法です。手書きであってもPCで作成する場合でも、テンプレートがあれば家にいながら履歴書の作成にすぐ取りかかれます。手書きの場合は印刷してから記載し、PCの場合は内容を入力してから印刷しましょう。

パソナキャリアでは、以下のように手書き用・PC用にわけて6つのテンプレートを用意しています。どれも厚生労働省の推奨する様式に準拠しており、職種・業界にかかわらず使えるテンプレートですので、ぜひ気軽にダウンロードして活用してみてください。

ちなみに履歴書のサイズに関しては、B5(B4の二つ折り)またはA4(A3の二つ折り)が一般的です。どちらを使っても問題ありませんが、ビジネス書類は基本的にA4で統一されているため、A4サイズのほうが採用担当者も確認しやすいでしょう。そのため、迷ったらA4を活用するのがポイントです。企業からB5サイズという指定を受けている場合は、B5サイズを使うようにしましょう。

下記よりテンプレートをダウンロードできます
手書き用
PC用
履歴書・職務経歴書作成ツールプレビュー

キャリア会員なら、履歴書・職務経歴書作成ツールを無料で使用いただけます。項目に沿って入力するだけなので、ExcelやWordをインストールしていなくて作成できます。作成した書類をダウンロードすることも可能です。手軽にきれいな履歴書を作成したい方は、ぜひキャリア会員にご登録ください。

履歴書を書くときの基本的なマナー

履歴書を書き始める前に、まずは書き方のルールを知っておくことが大切です。本章では、フォントの選び方や固有名詞の書き方など、履歴書の基本的なマナーについて解説します。

文字のフォントはそろえる

履歴書を書く際には、文章全体として文字のフォントを揃える必要があります

手書きの場合は、「楷書(かいしょ)」で1字1字を丁寧に書きます。PCの場合は、Windowsなら「MS明朝」または「MSゴシック」、Macなら「ヒラギノ明朝」または「ヒラギノ角ゴシック」が最適です。履歴書全体の文字フォントが統一されていることで、より洗練された印象につながります。

文体は「敬体」で統一する

履歴書は、礼儀正しさや丁寧さをアピールするための書類でもあります。そのため、文体は「です・ます調(敬体)」で統一しましょう。万が一「だ・である(常体)」を使ってしまうと、頑固で横柄な印象を与えてしまいかねません。項目によって敬体と常体が入り混じってしまわないよう、注意して作成することが肝心です。

固有名詞は、省略せずに正式名称で書く

履歴書では、基本的に固有名詞を省略せず、正式名称で書きます。
例えば、年号は「H1年」ではなく「平成元年」と記載しましょう。また、学校名は「△△高校」ではなく「△△市立△△高等学校」と書き、会社名は「△△(株)」ではなく「△△株式会社」と書きます。また、資格名についても正式名称を調べて、正しく記載することが不可欠です。略して書くと大ざっぱな印象を与えてしまうので、注意しましょう。

繰り返し記号や「同上」を使わない

履歴書では、繰り返し記号の「〃」や「同上」という言葉は原則として使わないのがルールです。例えば、職歴に社名を記載する際は、「○○株式会社 入社」「○○株式会社 退社」のように、入退社どちらの欄にも在籍企業の正式名称を書きます。同じ言葉を二度使う場合でも、そのたびに正式名称を記載することを意識しましょう。

敬称表現を正しく使う

履歴書では、敬称表現の使い方にも気を付ける必要があります。例えば、「御社」という言葉はあくまで口語体なので、履歴書のような文章では必ず「貴社」という言葉で統一しましょう。また、「貴社」は相手が企業のときに使う言葉なので、応募先が社団法人やNPOのときは「貴法人」、銀行の場合は「貴行」、病院の場合は「貴院」のように適切に使い分けることが大切です。

履歴書を書くときに注意すべき点

履歴書を書き始める際は、“ありがちなミス”を事前に知っておき、対策を講じておくことも重要です。そこで本章では、履歴書を書くときに注意すべき点について解説します。

手書きの場合、消えにくい筆記具を使う

手書きで履歴書を作成する場合は、文字がかすれてしまわないよう、できるだけ消えにくい筆記具を使うことが大切です。具体的には、油性のボールペンや万年筆、サインペンなどを使いましょう。逆に鉛筆やシャープペンシル、水性のボールペンなどは文字が消えやすいので、使わないことが肝心です。

誤字・脱字がないか気を付ける

応募書類に誤字や脱字があると、採用担当者から「丁寧さに欠けるのではないか」「仕事でもミスを頻繁に起こすのではないか」といった印象を持たれかねません。そのため、履歴書を書きあげた際には必ず複数回読み直して、誤字や脱字、表記ゆれがないかを厳しくチェックするよう心がけましょう。

修正テープや二重線は使わない

万が一履歴書の内容を間違えてしまった場合でも、修正ペンや修正テープを使うのはNGとされています。なぜなら、採用担当者から「仕事も雑に進める人物なのではないか」「志望意欲が低いのではないか」と思われかねないからです。同様の理由で、二重線での修正もNGです。内容を間違えたときは、必ず新しい用紙で作成し直すことを意識しましょう。

同じ内容を使い回さない

履歴書の住所や連絡先などは、どの企業へ応募する場合でも大きくは変わりません。しかし、職歴や資格、志望動機などについては、応募先で求められている人物像にあわせて最適化させる必要があります。そのため、履歴書の内容は毎回使い回すのではなく、応募先ごとに新しく作成し直すことが大切です。最近では職歴を職務経歴書にのみ記載する例も多いですが、その場合も応募先ごとに職歴の記載を最適化させましょう。

なお、志望動機については空欄でも差し支えない場合があります。例えば、スキル重視の求人などです。ただし、同じスキルの候補者がいれば、志望動機をしっかり記載している方が好印象になるのは確かです。効率的に応募したい気持ちも共感できますが、応募先ごとに最適化した履歴書を作成することも忘れないようにしましょう。

コピーを忘れずに保管しておく

提出した履歴書は、基本的に返却されません。そのため、履歴書を作成したら、そのコピーを保管しておくことも重要です。履歴書のコピーを手元に持っておくことで、面接で質問されやすそうな箇所を事前にイメージすることもでき、選考を有利に進めやすくなるでしょう。

見本でチェック! 履歴書のフォーマット

履歴書を書き始める前に、まずは書き方のルールを知っておくことが大切です。本章では、フォントの選び方や固有名詞の書き方など、履歴書の基本的なマナーについて解説します。

履歴書のフォーマット

まずは履歴書のサンプルを見てみましょう。ネット上でダウンロードできる、あるいは市販されているフォーマットはだいたい、どれも同じような形式になっています。履歴書で必要な項目は、以下の7点です。

  • 写真
  • プロフィール
  • 学歴
  • 職歴
  • 免許・資格
  • 志望動機や自己PR
  • 本人希望記入欄

履歴書で必要な項目は、上記の7点です。ネット上でダウンロードできる、あるいは市販されているフォーマットは基本的に、どれも同じような形式になっています。
次章から項目ごとに、書き方や効果的にアピールするためのポイントを詳しく解説します。

項目別 履歴書の書き方ポイント

本章では、履歴書の項目を【01】~【07】の7つにわけて、それぞれの書き方やポイントを解説します。書き方一つで採用担当者の印象が大きく変わることもあるため、どの項目も丁寧に作成するようにしましょう。

01写真の撮り方・ポイント

項目別 履歴書の書き方ポイント

1.サイズ:「履歴書用」を選ぶ

履歴書に貼る写真のサイズは、タテ40mm×ヨコ30mmが一般的です。市販の履歴書であれば、写真の添付箇所にサイズの記載があるものもあります。スピード写真などで撮影するときは、履歴書用のものを選びます。手元にパスポート用、運転免許証用の写真があるからといって、そのまま使用すると、パスポート用サイズでは大きくはみ出し、運転免許証用サイズは、履歴書用よりも小さく写真添付箇所の枠とは合いません。パスポート用写真を履歴書用サイズにカットして、サイズ感を合わせることはできますが、顔ばかりが大きく目立つ写真となってしまいます。ここは、履歴書用の写真をしっかりと用意しましょう。

2.撮影時期:「6ヶ月以内」の写真を使う

履歴書の写真は、あなたの第一印象を左右する大切な要素です。あなたに会ったことがない採用担当者は、履歴書の写真からあなたのイメージつかみます。万が一古い写真を使ってしまうと、今後面接で会ったときの印象とかけ離れてしまうでしょう。そのため、できるだけ6ヶ月以内に撮影した新しい写真を使うことが大切です。

3.服装:濃い色のスーツを選ぶ

転職活動の場合、男女ともにスーツを着て撮影します。明るい色のスーツよりも、黒や紺などの濃い色のスーツのほうが、全体に引き締まって見えます。Yシャツやインナーは白やパステルカラーなどの明るい色を選ぶと、顔の写りが良くなり、明るく華やかな印象になります。スーツにシワや汚れが無いかしっかりと、事前に確認することも忘れないようにしましょう。

4.姿勢:猫背にならないよう注意する

肩の高さも均等になるようにしましょう。顔が前に出すぎたり、あごを上げすぎたり下げすぎたりしていないかもチェックが必要です。

5.表情:口角を少し上げる

「笑いすぎ」と「無表情」は両方ともNGです。口は閉じますが、固い印象を避けるために口角を少し上げましょう。軽く微笑んでいるぐらいの表情が良いです。

6.髪型:髪が顔にかからないようにする

髪が顔にかかっていると暗い印象になりますので注意が必要です。顔の表情がはっきりと見えるように、女性の場合は結ぶか耳にかけるなど工夫をしましょう。男性の場合は寝癖がついていると印象が良くありません。ワックスなどを使用して清潔感が出るように軽くまとめましょう。

7.メイク:ナチュラルメイクを意識する

好印象を与えるのは「ナチュラルメイク」です。メイクが濃すぎたり、逆に薄すぎたりするのも良くありません。明るく、清潔感のあるメイクを心がけます。女性に限らず男性も、肌荒れなどが目立つ場合にはファンデーションやパウダーなどを軽く使ってみましょう。撮影直前には、顔のテカリがないかの確認も必要です。ハンカチやあぶらとり紙を用意しておきましょう。

02プロフィールの書き方・ポイント

1.日付欄は「提出日」を記載する

プロフィール横の日付欄には、履歴書の「提出日」を記載します。履歴書を郵送する場合は投函日、転職エージェントや企業へ直接持参する場合は持参日を記載しましょう。日付欄に誤って「履歴書の作成日」を書いてしまわないよう、注意が必要です。

2.西暦・和暦どちらでもOKだが、表記は統一する

生年月日の年号は、西暦(例:1989年)でも和暦(例:平成元年)でもどちらでも問題ありません。ただし、西暦・和暦どちらを選んだ場合でも、履歴書全体を通じて表記を統一するようにしましょう。また、和暦の場合は「昭和」「平成」「令和」と正式名称で書き、「S」や「H」と略さないこともポイントです。

3.現住所は、省略せずに記載する

現住所は、省略せずに記載することが大切です。都道府県名、マンション名、部屋番号も必ず書きます。また、番地を示す「5-4-3」のような数字も、「5丁目4番地3号」のように略さず書くことがポイントです。

4.電話番号に加えて、メールアドレスも記載する

現住所の電話番号欄は、日中に連絡がつきやすい番号を記載します。固定電話・携帯電話どちらを書いてもよく、どちらも持っている場合は両方書いても問題ありません。また、メールアドレスも忘れずに記載しましょう。最近はWEB適性検査やWEB面接が多いためメールアドレスの記載は事実上、必須となっています。メールアドレス欄がないフォーマットを使用する場合は、「連絡先」欄に記載しましょう。

5.連絡先欄に、社用のアドレス・電話番号は書かない

連絡先には、現住所以外に住んでおり、すぐに連絡が取れる人の住所や電話番号を記載します。特に希望がなければ、書かなくても問題ありません。また、連絡先の欄に職場のメールアドレスや社用の電話番号を書くのは避けましょう。転職活動をしていることが職場で明らかになってしまうので、上司や同僚からの印象に影響が及ぶ可能性もあります。

03学歴の書き方・ポイント

1.最終学歴の“1つ前”から記載する

学歴は、最終学歴の1つ前から古い順に記載することが一般的です。例えば、大学を卒業している場合は高校から書き始めましょう。また、卒業ではなく中退の場合は、「中退(経済的事情により)」のように理由もあわせて記載することがポイントです。留年や浪人などの情報は、あえて書く必要はありません。

2.学部や学科、コース名も書く

学歴欄には、学部や学科、コース名なども省略せずに記載することが大切です。例えば、「○○高等学校 商業科」「○○大学 経済学部 経営学科」などのように書きます。研究・学習してきた内容が業務と関連していれば、採用担当者からの印象がより良くなるケースもあるでしょう。
<下記に生年月日、学歴、所要年数を入力すれば、卒業年月を自動で計算できます>

①生年月日を入力

②学歴・所要年数を入力

ステータス 学歴 所要年数
      高校
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

04職歴の書き方・ポイント

1.すべての職歴の入社・退社を記載する

職歴欄には、過去に在籍した職場の社名に加え、入社と退社の年月を記載します。ただし、学生時代や社会人になってからのアルバイト・パート経験については、必ずしも履歴書に記載する必要はありません。

他方で、正社員や契約社員、派遣社員として就業していた場合は、短期間しか在籍していなかった職場に関しても、必ず記載しましょう。意図的に職歴をなかったことにすると、経歴詐称を指摘されるリスクもあるためです。現在も在職中の職場に関しては、退職ではなく、「現在に至る」「現在に至る(令和○年○月末 退職予定)』と記載すればわかりやすいでしょう。

2.スペースに余裕があれば、職務内容や異動・昇格も記載する

あくまで履歴書はこれまでの略歴を伝えるものなので、詳しい職歴に関しては、同時提出の「職務経歴書」に記載すれば問題ありません。しかし、職歴欄に余裕があれば、職務内容や異動・昇格などの出来事を書くことも可能です。

応募職種に近しい業務内容を過去に経験している場合は、「Webマーケティングに従事」のように職務内容を簡潔に書くことで、採用担当者の目に留まりやすくなります。また、「課長へ昇格」のように昇格の事実を記載すれば、マネジメント経験があることも伝わるでしょう。

あくまでスペースに余裕がある場合のみ、アピールしたい情報を簡単に添えることがポイントです。

3.社名が変わった場合は、新社名も記載する

過去に在籍した職場について、退社後に社名が変更になった場合は新社名も記載します。具体的には、「株式会社△△(現○○株式会社)」のように書きましょう。新社名も添えておくことで、在籍企業の業態や規模について採用担当者側がよりイメージを持ちやすくなります。

4.離職期間が3か月以上の長期に及ぶ場合は、理由と過ごし方を記載する

3か月以上の離職期間は採用担当者の目に留まりやすくなります。長期のブランクは「就業意欲の低さ」「スキルの鈍化」などを連想させるため、ブランクが長い場合は、「離職期間が長い理由」と「離職期間の過ごし方」を簡潔に記載するのがおすすめです。例えば、離職期間中にも資格やスキルアップの勉強に励んでいたことが伝わるとマイナスな印象を少しでも低減できます。また、離職期間中に行った長期間のアルバイト・パート経験を記載するとブランクが長い印象を少しでも低減できるでしょう。
離職期間の過ごし方を記載する場合は、応募先の業界、職種、役職などを考慮して、書くべき内容を厳選することがポイントです。

05免許・資格の書き方・ポイント

1.できるだけ業務に関係のある資格を記載する

保有資格については、数の多さよりも、「業務との関連性があるかどうか」を採用担当者からチェックされます。そのため、資格を複数保有している場合は、業務に関係のある資格を厳選して記載することがポイントです。例えば、業務で車を運転する可能性がある場合は「普通自動車第一種運転免許(AT限定)」、経理職の場合は「日商簿記検定2級」、英語を使う職種の場合は「TOEIC® Listening & Reading Test 650点取得」のような資格がアピールにつながります。資格を保有していない場合は、空欄にすると記入漏れを疑われてしまうため、「特になし」と書きましょう。

2.未取得の資格でも、アピール材料になる

まだ取得していない資格であっても、現在取得に向けて勉強している場合はアピール材料になります。例えば、「TOEIC® Listening & Reading Test 700点取得(現在800点に向けて勉強中)」、「公認会計士の資格取得を目指して勉強中」のように記載します。また、「人事労務ソフト○○を操作可能(経験5年)」といったスキルの情報を記載しても問題ありません。免許・資格欄は、広くスキルの高さや学習意欲の強さをアピールする項目として有効活用しましょう。

06志望の動機や自己PRの書き方・ポイント

1.「志望の動機」と「アピールポイント」はセットで書く

志望の動機は「その企業を選んだ理由」、アピールポイントは「入社後に活かせるスキルや知識」を端的に伝えるための項目です。この2つに関しては、セットで記載して自身の強みや価値観を効果的にアピールしましょう。
具体的には、「〈1〉なぜ数ある企業のなかからこの応募先を選んだか」「〈2〉入社して発揮できる経験・強みは何か」「〈3〉入社したらどのように役に立ちたいか」という順序で話を組み立てることがポイントです。志望の動機とアピールポイントが相互に関連していることで、採用担当者の納得感も高まりやすくなります。

2.志望の動機を考える際には、入念に企業研究する

志望の動機を考えるときには、入念な企業研究が欠かせません。具体的には、応募先のホームページやIR情報に目を通し、企業理念や事業方針、従業員数、社風、商流、商品・サービスの特徴などを理解しましょう。深い企業理解に基づいて志望の動機を書くことで、志望度の強さが採用担当者に伝わりやすくなります。

3.特技は、応募先で活かせる内容を書く

特技に関しては、志望の動機やアピールポイントと同じ項目に含まれていることがほとんどです。そのため、スペースの使い方に迷ったら、特技よりも志望の動機やアピールポイントを最優先で書きましょう。特技を書くスペースが残っている場合は、スポーツやボランティア活動などのなかから、業務に活かせる内容を厳選して書くのがポイントです。応募先によっては、社内部活動やCSR活動に力を入れているケースもあります。その際は、それらに関連する特技や趣味を書くことで、採用担当者の印象にも残りやすくなるでしょう。

07本人希望記入欄の書き方・ポイント

1.特に事情がなければ、「貴社の規定に従います」と書く

「本人希望記入欄」には、特に事情がなければ「貴社の規定に従います」と書きます。勤務条件や給与についての希望は、基本的には面接で相談・交渉できるからです。最初から事細かに希望条件を書いてしまうと、採用担当者から「募集要項に合わない」と判断され、書類選考で落とされてしまうこともあります。万が一健康上や家庭の事情で、働ける地域や勤務形態が限られる場合は、その旨を明記しておきましょう。

2.企業との“通信欄”として使うこともできる

本人希望記入欄は、希望条件を書くだけでなく、企業への連絡事項を書く欄としても活用できます。例えば、現在就業中で日中電話に出られない際には、「在職中につき電話に出られない場合がございます。留守番電話に伝言をいただければ、折り返しご連絡いたします」と書いておくのも一案です。また、勤務開始日に制限がある場合は、「○月○日に退職予定のため、○月○日より出社可能です」と備考を記載しておくと、面接でのコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。

転職では、履歴書と同じくらい職務経歴書も重要?

応募書類は、履歴書と一緒に必ず職務経歴書も提出します。同じようにも思える2つの書類ですが、それぞれの役割が異なります。履歴書と職務経歴書の違いと、職務経歴書を記入するときのポイントをお伝えします。

履歴書と職務経歴書の役割の違いは?

履歴書は、自分の経歴を一目で採用担当者に伝えるための書類です。それに対し、職務経歴書は履歴書の「職歴欄」の内容を深掘りしてより詳細に記入する書類になります。

つまり、これまで自分が経験してきた職種とその内容、成果や実績、業務で得た技能を企業にアピールすることができるのです。採用担当者は、職務経歴書を見て「採用するメリットはあるのかどうか」を判断します。

履歴書と職務経歴書のデータに齟齬がないように注意

職務経歴書に書く内容は、履歴書と重複する箇所があります。例えば入社日や退職日、会社名などです。履歴書の内容と齟齬がないようしっかり確認してください。

自己PRを書く場合は、履歴書と全く同じ内容ではなく、履歴書の内容をより詳しく、簡潔に記入するようにします。特に職務経歴が少ない場合は、採用担当者の目に留まるような自己PRの内容にして、しっかり自分をアピールしましょう。

郵送、メール、それとも手渡し? 履歴書の送り方・渡し方のポイント

履歴書・職務経歴書を作成したら次は、「どのように採用担当者に渡すのか」。ここでは「郵送」「メール」「手渡し」する場合のポイントを説明します。

郵送の3大ポイント 「送付状」「折り方」「封筒」

1.送付状

履歴書・職務経歴書を郵送する場合は、送付状を必ず同封します。送付日、宛先、自分の連絡先、挨拶、同封書類の枚数などを簡潔に書きます。

送付状サンプル画像
  • ①提出時の年月日
  • ②送付先の社名・部署名・担当者名
  • ③自身の住所・連絡先・氏名(フルネーム)
  • ④タイトル
  • ⑤拝啓・時候のあいさつ
  • ⑥本文 ※簡単な自己PRと面接の依頼のみを記載する
  • ⑦敬具
  • ⑧記書き ※同封している書類の内容・枚数を記載する
  • ⑨締めの言葉

2.折り方

履歴書・職務経歴書は、基本的には三つ折りにはしないでください。市販されている履歴書の場合は半分に折り、送付状→履歴書→職務経歴書の順番にクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

3.封筒

市販されている履歴書の多くはA3サイズで、半分に折るとA4サイズになります。A4サイズが余裕を持って入れられる封筒は「角形2号」。封筒の色は、できれば白いものにしましょう。

送付状サンプル画像

表面

  • ①切手
  • ②送付先の住所・郵便番号
  • ③送付先の社名・宛名
    ※社名の「株式会社」は略さずに記入する。また、送付先が個人の場合には「○○様」、社名・部署名・役職名の場合には「○○御中」と記載する。
  • ④「応募書類在中」の表記

裏面

  • ⑤差出人の住所・氏名・郵便番号
  • ⑥「〆」マーク

メールの3大ポイント 「パスワード」「ファイル名」「文面」

1.パスワード

履歴書・職務経歴書をメールで送る際には、応募書類にパスワードをかけて送りましょう。パスワードをかけないと、「セキュリティー管理能力が低い」という印象を持たれかねません。一通目のメールに応募書類を添付し、二通目のメールでパスワードを送ります。

2.ファイル名

応募書類のファイル名は、採用担当者から見てわかりやすいものにします。「日付_履歴書_氏名」で書くのがオススメです。
例)20200801_履歴書_氏名

3.文面

メールの文面は「採用担当者の社名と名前」「自分の名前」「要件」「署名」を完結に入れます。
件名も忘れずに入れましょう。件名は、「応募書類ご送付の件 氏名」として、採用担当者が一目でわかるようにします。

例文:

〇〇株式会社
採用ご担当者様

はじめまして。〇〇(氏名)と申します。
〇〇で求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきます。
応募書類を添付させていただいますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
添付ファイルにはパスワードを設定しておりますため、別メールにてパスワードをお送りいたします。

ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

署名(氏名、住所、電話番号、メールアドレス)

手渡しの3大ポイント 「A4クリアファイル」「封筒」「渡す向き」

1.A4クリアファイル

応募書類は、折れたり汚れたりしないように、必ずA4のクリアファイルに入れて持参しましょう。クリアファイルは絵柄があるものや使い古したものを避け、無色透明のきれいなものを用意してください。

2.封筒

手渡しの場合、封筒は不要かと思うかもしれませんが、クリアファイルに入れた上で封筒にも入れておきましょう。宛名を書く必要はありませんが、表面の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」、裏面の左下に自分の住所と名前を書くようにします。

3.渡す向き

手渡しをするときは、採用担当者から見て書類の向きが正面になるように渡します。なお、状況にもよりますが、面接時に面接官に直接渡す場合は、封筒から出してクリアファイルの状態で渡します。受付などで手渡す場合には、封筒のまま渡しましょう。

履歴書を提出する前の最終チェックリスト

履歴書を書き終えたあとは、内容に問題がないかを今一度チェックすることが大切です。具体的には、以下のチェックリストに沿って確認し、問題点があれば速やかに修正するようにしましょう。

履歴書の書き方編

  • 項目はすべて記入したか(空欄には「特になし」と記載)
  • 文字のフォント・大きさはそろっているか
  • 文章を「です・ます調」で統一しているか
  • 学校名や企業名は、正式名称で記載しているか
  • 年号の記載方法(西暦・和暦)は統一されているか
  • 省略記号の「〃」を使用していないか
  • 敬称表現は正しく使えているか
  • 入学・卒業・入社・退社・資格取得の年度に間違いはないか
  • 職務経歴書の内容と合致しているか
  • 誤字・脱字はないか(最低でも2回はチェック)
  • 用紙は指定されたサイズになっているか
  • 文字のかすれ・つぶれ・にじみなどは発生していないか
  • 写真を忘れずに貼っているか(剥がれないようにのり付けされているか)
  • 履歴書のコピーをとって手元に保管しているか

履歴書の送り方編(郵送の場合)

  • 履歴書は三つ折りにせず、二つ折りになっているか
  • 送付状を忘れず同封しているか
  • 上から送付状→履歴書→職務経歴書の順に封入されているか
  • 応募書類に折れや汚れなどは発生していないか
  • 応募書類はA4のクリアファイルに入れてあるか
  • 封筒の表面には、宛先・「応募書類在中」の文字が書かれているか
  • 封筒の裏面には、自分の住所が書かれているか
  • 送り先の氏名に誤字・脱字はないか
  • 宛先に誤りはないか(番地や建物名、階数に要注意)
  • 正しい金額の切手が貼られているか

履歴書の送り方編(メールの場合)

  • 件名を忘れず記載しているか
  • 本文の文面に誤字・脱字はないか
  • 本文の最後に署名(氏名や連絡先)が書かれているか
  • ファイル(履歴書や職務経歴書)の添付を忘れていないか
  • ファイル名は採用担当者から見て判読しやすいか
  • ファイルにパスワードをかけたか
  • パスワード送付用のメール文面も用意してあるか

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履歴書は、あなたの人柄やプロフィールを端的に伝える重要な書類です。履歴書の書き方が丁寧で内容が充実していれば、採用担当者の第一印象もより良くなります。だからこそ、事前に履歴書の正しい書き方やマナーを理解したうえで、作成に取り組むようにしましょう。
また、履歴書を作成する際には、PCで利用可能なサンプルやテンプレート、ツールを使うのも一つの方法です。整備されたフォーマットを活用することで、自分でゼロから表や項目を作る必要がないので、在職中で忙しくても転職活動を円滑に進められるようになります。
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この記事の監修者
監修者写真
川口 川口営業統括本部シニアリーダー

法人営業、キャリアコンサルタントの経験を経て、現在は営業企画で社内業務改善やご登録者とのコミュニケーション方法の仕組みづくりなどを担当しています。産業カウンセラー試験合格、国家資格キャリアコンサルタント資格を保持。

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