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面接に遅刻しそうなときの対処法は?遅刻理由の伝え方と謝罪方法

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転職活動中、やむを得ない事情により面接に遅刻してしまうことも考えられます。遅刻をしないことが一番ですが、誠意を持ってしっかりと対応することで挽回できることもあります。今回は面接に遅刻しそうなときの対処法や連絡の仕方についてご紹介します。

「遅刻をしない」が大前提

転職活動において重要な面接。遅刻してしまうと当然マイナスの印象を与えてしまいます。どのような場面においても遅刻をしないことはビジネスマナーの基本です。

しかし交通機関の遅延や急な体調不良、現職でどうしてもはずせない急用が入ってしまった…など想定外の出来事により、遅刻をしてしまう可能性はあります。そんな時にはどのように対処すれば良いのでしょうか。

諦めずに社会人として冷静に対処する

遅刻はマイナスの印象を与えてしまいますが、すぐに諦めてしまうことも良くありません。
特に社会人として一番やってはいけないことは、企業に連絡もせずそのまま面接を欠席することです。面接は自分一人だけではなく、企業側も準備をしています。

適切に対処すれば採用に繋がる可能性もありますので、「間に合わないから不採用だ」と諦めずに、できる限りのことをしましょう。

遅刻すると分かった時に、まず「連絡」をする

では実際に面接に遅れてしまうことが分かった場合、どうすれば良いでしょうか。まず行うことは企業への連絡です。その際に気を付けたいマナーやポイントを確認していきましょう。

確実に到着する時間を伝える

「面接時間に間に合わない」と判明した時点ですぐに連絡をしましょう。面接は企業側も準備をし、スケジュールを組んでいます。遅刻によって面接する担当者側も予定の変更や調整が必要になるので、なるべく早く連絡を入れましょう。

連絡の際には到着時間の目安を必ず伝えること。時間は確実に到着できる時間を伝えましょう。少しでも遅れる時間を短くしようと、到着ぎりぎりの時間を伝えてしまうと、その時間に間に合わなかった場合、再度連絡をすることになります。最初に伝えた時間に到着していなければ、印象はさらにマイナスになってしまうこともあります。到着時間は余裕を持った時間を伝えたうえで、それよりも早く到着するように心がけましょう。

メールと電話、どちらが好ましい?

基本的に面接直前の遅刻連絡は電話で伝えましょう。時間が差し迫っていると、メールの場合、採用担当者が確認するのにタイムラグが発生してしまいます。特に面接予定時刻の直前は準備などを行っているためメールを見ることができない可能性もあります。

また、同じ内容でも、直接声で伝えるのと文字で伝えるのでは受け取り側の印象が違います。遅刻してしまい大変申し訳ない、どうしても面接を受けさせてもらいたい、という「真摯な気持ち」を伝えるためにも直接電話で連絡しましょう。

移動中の電車やバスなど、電話連絡が難しい場合には、まずはメールで遅刻の連絡を行いましょう。簡潔に遅刻する旨を伝え、「移動中の電車内なので後程電話でもご連絡致します」といった一言を添えるようにします。通話できる場所に着いたら改めて電話をかけましょう。

面接予定時刻から数時間以上前の段階で、遅刻してしまうことが判明している場合などはメールでの連絡で問題ありません。
例えば現職でトラブルが発生し残業の予定が入ってしまった、外せない会議が入ってしまったなど、面接時間まで3時間以上余裕がある場合には、採用担当者もメールでの確認ができます。
とはいえ、当日の予定変更は企業に対して負担をかけますので、お詫びの言葉は必ず入れましょう。

1分でも遅刻!ぎりぎりになりそうな時も連絡する

ぎりぎり間に合うか、もしかしたら遅れてしまうかもしれない、という場合にも必ず事前連絡を行いましょう。
「少しくらいの遅刻なら問題ない」と思うかもしれませんが、前述の通り採用担当者は面接時間に合わせて準備をしています。相手の貴重な時間を無駄にすることはマイナスの印象につながってしまいます。

面接予定時刻の5分前に到着できそうになければ、遅刻する可能性があると考えましょう。

遅刻連絡をすると「マイナスの印象が付いてしまうのでは?」と心配に思うかもしれませんが、念のために連絡を入れ、間に合った場合は何も問題ありません。1分や2分遅れても平気だろうと思わずに、必ず早めに連絡をしましょう。

遅刻理由・到着見込み時間の伝え方

遅刻連絡をする際には、どのように伝えると良いでしょうか。遅刻理由と合わせて、気を付けたいポイントを、例を挙げてみていきましょう。

どの理由のときも基本的に伝える5つのこと

遅刻連絡の際に伝える内容のまず1つめは自分の名前です。当然のことですが、予期せぬ遅刻に慌てているとつい名乗り忘れてしまうことがあります。焦らずにきちんと名乗ることが大事です。2つめは何時に採用担当者の誰と面接予定だったかを伝えます。その際に直接担当者に代わってもらえると良いのですが、相手が打ち合わせ中などであれば伝言を依頼しましょう。

<例文>
「お忙しいところ失礼いたします。本日○時から採用面接をお願いしております〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

(担当者に代わる)
「いつもお世話になっております。本日○時から面接のお約束をいただいております〇〇と申します」

3つめと4つめはお詫びの言葉と遅刻理由です。交通機関の遅延などやむを得ないことが遅刻の原因であっても、相手に迷惑をかけてしまっていることに変わりはありません。誠意を持って謝罪しましょう。

<例文>
「貴重なお時間を頂いていたにも関わらず、誠に申し訳ありません。〇〇〇〇のため、お約束の時間に到着が間に合いません。ご迷惑をおかけしますが、このまま御社での面接に伺わせていただくことは可能でしょうか?」

5つめは、到着時間の目安です。確実に到着できる時間を伝えましょう。10分遅刻すると伝えて5分早めに到着できるくらいが望ましいです。交通機関が止まってしまったなど、到着時間が分からない場合は時間の目処がついていないことを謝罪し、分かり次第すぐ連絡する旨を伝えましょう。

<例文>
「大変恐縮ではありますが、到着時間が○時○分頃となってしまいます」

「到着時間がまだ分からず大変ご迷惑をおかけしておりますが、分かり次第すぐにご連絡させていただきます」

遅刻連絡の例文まとめ

お忙しいところ失礼いたします。本日○時から採用面接をお願いしております〇〇と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか

貴重なお時間を頂いていたにも関わらず、誠に申し訳ありません。

いま御社に向かっているのですが、○○線が遅れておりまして到着が遅れてしまいそうです。
○時○分には到着できる見込みです。

このまま本日面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。あるいは、別の日に改めてお伺いするほうが良いでしょうか?

遅刻理由:タクシー・電車遅延など、移動手段の都合で遅れる場合

遅刻連絡で伝えるべき、遅刻理由の例も見ていきます。
交通機関の遅延等による遅刻が、理由として一番多いのではないでしょうか。
簡潔に、いまどのような移動手段を使っていて、どんな問題が起きているかを伝えましょう。
到着時間が読めない場合も焦らずにその旨を伝え、相手の都合を確認しましょう。
また、電車遅延の場合は駅の窓口で遅延証明書を発行しています。念のためにもらっておくと良いでしょう。

<例文>
「いま御社に向かっているのですが、○○線が遅れておりまして到着が遅れてしまいそうです。○時○分には到着できる見込みですが、このまま面接にお伺いしてもよろしいでしょうか」

「現在タクシーで向かっているのですが、渋滞にはまってしまい約束のお時間に間に合いそうにありません。到着時間がまだ読めず大変申し訳ないのですが、分かり次第ご連絡致します。ご迷惑をおかけしますが、本日面接を受けさせていただくことは可能でしょうか」

遅刻理由:現職の業務の都合で遅れる場合

簡潔に現職での業務の都合で遅れることを伝えます。やむを得ない理由であることをつい説明したくなりますが、簡潔に業務上の都合で遅刻することのみを伝えましょう。

<例文>
「事前に入っていた予定が長引いてしまい、面接のお時間に間に合いそうにありません」

「本日面接に伺わせていただく予定でしたが、業務上外せない会議が入ってしまい、時間通りにお伺いできなくなってしまいました。お時間の変更もしくは、日程変更をお願いできますでしょうか?」

遅刻理由:体調不良や寝坊、迷子などで遅れる場合

体調を崩してしまったときや寝坊、道に迷ったなどの自己都合で遅れてしまう場合、本当のことを言うのをためらってしまうかもしれませんが、正直に理由を伝えましょう。

虚偽の電車遅延を遅刻理由にする人もいますが、企業によっては事実がどうか遅延情報を確認するところもあります。また嘘をつくことで面接中の会話に矛盾が生じたり、表情や話し方が不自然になってしまったりすることもありますので嘘は最初からつかないほうが良いです。誠実な気持ちで謝罪しましょう。

<例文>
「自己管理が行き届かず、貧血を起こしてしまいました。○分ほど休んでからお伺いしてもよろしいでしょうか」

「誠に申し訳ないのですが、起床時間が遅くなってしまい面接のお時間に間に合いそうにありません」

「現在近くまで来ているのですが、道に迷ってしまいました。準備不足で大変申し訳ありません」

遅い時間帯の面接に遅れる場合は日程変更も含めて相談

転職の面接であれば現職の終業後に予定することも多いでしょう。遅刻してしまうと面接を受ける企業の終業時間を過ぎてしまう可能性があります。そのような場合は面接日程の変更も含め担当者に相談しましょう。

<例文>
「到着予定は○時頃になりそうなのですが、このまま本日面接を受けさせていただくことは可能でしょうか」

「貴重なお時間を作っていただいたのに、誠に申し訳ありません。よろしければ別の日に面接させていただくことも含めご対応の指示をいただけますでしょうか」

(別日の日程の提案があったら)
「ご提案いただいた日時で問題ありません、どうぞよろしくお願いいたします。ご調整いただきまして誠にありがとうございます」

面接後、お詫びのメールは入れるべきか?

無事に面接を終えたあと、お詫びのメールを送るべきかどうか迷う方もいるかもしれません。面接前に謝罪したので、必要以上に謝罪すると返ってマイナスの印象になってしまうでしょうか。お詫びのメールの必要性や送り方についてご紹介します。

お詫びメールは送るようにしましょう

面接時間を再調整していただいたことへの感謝と誠意を示すためにも、お詫びのメールは送る方が良いでしょう。面接帰り直後ではなく、家に着いて落ち着いてからで問題ありません。しかし数日経ってから送るのは良くありません。なるべく当日中にメールを送るようにしましょう。

<例文>
件名:○月○日 面接の御礼

○○株式会社
人事担当 ○○様

お世話になっております。
○日○時の面接に伺わせていただいた○○と申します。

本日は貴重なお時間を頂いたにも関わらず、面接に遅れてしまい大変申し訳ございませんでした。改めて深くお詫び申し上げます。

○○様のご厚意と柔軟なご対応により面接の機会をいただくことができ、大変感謝しております。誠にありがとうございました。
今回の面接を通じて、さらに貴社への思いが高まりました。

取り急ぎ、本日の謝罪とご対応のお礼を申し上げたく、ご連絡致しました。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

○○○○(自分の署名)

「遅刻=不採用」とは限らない

遅刻に厳しい企業もあり、遅刻が理由で即不採用になってしまう可能性もありますが、一概に「遅刻=不採用」というわけではありません。やむを得ない事情の場合、考慮してくれる企業もあります。

転職活動の中で、遅刻をしないようにスケジュールを調整したり、体調管理を徹底することは大前提です。それでも遅刻してしまった場合、重要なのはリカバリーの仕方です。冷静にビジネスマナーを守って対応するようにしましょう。