電話かメールか……仕事の連絡は、どっちをメインにするべき？

この話をビジネスシーンで考えてみたい。社内や取引先への連絡では、大多数の人がメールか電話のどちらかを使っているはずだ。

メール派からは「送るタイミングを気にする必要がなく、電話と違って緊張しないのがいい」という声がある一方、電話派からは「相手のレスポンスがすぐに分かるから電話が安心。メールは微妙なニュアンスが伝わりづらいし、そもそも読まれていない可能性も考えられるから不安」という意見もある。

それぞれにメリットとデメリットがあるが、仕事で使うならどちらをメインの連絡手段として使うと良いのだろうか。「人見知りでも『人脈』が広がるささやかな習慣」（株式会社実務教育出版）の著者で、これまで1万人以上のビジネスパーソンに取材した経験を持つ金澤悦子さん（はぴきゃり代表）に意見を伺った。

「まず意識したいのは、自分がどちらの手段で連絡をしたいかではなく、相手はどちらを望んでいるのかです。たとえば、メールは相手の都合の良いタイミングで読んでもらえる良さがあります。一方、電話は相手よりも電話をかけた本人の都合が優先され、相手が忙しい時には『タイミングが悪いな』とか『鬱陶しい』と思われてしまう可能性もあります。ただし、文字だけで伝えるメールは、言葉の選び方によっては冷たい印象を与えたり誤解されてしまったりすることがありますから、文面には気を使いたいですね」

「どちらかというとメール派です」という金澤さんは、メールをメインに使うるメリットをこう説明する。

「トラブルが発生した時、言った・言っていないで揉めるケースがあります。その点、メールは履歴が残るので安心ですよね。また、メールの署名欄にウェブサイトのURLやFacebookのアカウントなどを載せておくと、相手がチェックしてくれることも。コミュニケーションのきっかけになる可能性もあるので、メールを上手に活用すると良いと思います」

とはいえ、メールですべてを済ませられるわけではない。シチュエーションや相手によって、金澤さんはメールと電話をうまく使い分けているという。

「謝罪など緊急事態が発生した時は、メールではなくまず電話を。そして、いち早くお会いして対応します。それから、私が送ったメールに対して電話で返信をしてくる方には、『文字を書くより話す方が得意なんだな』と判断して、次から私もメールではなく電話をかけるようにしていますね。要するに、自分本位ではなく相手本位で調整すればいいのです」

とはいえ、金澤さんのようにメールと電話を上手に使い分けたいと思っても、メールが苦手、あるいは電話だと緊張してうまく話せないなど、人によってはどうしても不安が拭えないことはあるだろう。苦手意識のある連絡手段でも、相手にうまく伝えるコツはあるのだろうか。

「その苦手意識は何から来ているのかを考えてみては？　たいていの場合、『嫌われたらどうしよう』『誤解されると嫌だな』など、自分に気持ちが向いているはずです。でも、あなたが発するそのメールや電話によって、相手にどんなメリットがあるのかを最優先に考えるクセをつければ、徐々にその苦手意識は軽減されていくはず。自分よりも相手に気持ちを向けると、仕事もプライベートも不思議とうまくまわっていきます」

相手やシチュエーションによって、メールと電話を上手に使い分けることが仕事を円滑にすすめるコツ。通常の連絡はメール、緊急時は電話など、自分なりのガイドラインを設け、さらに相手の性格なども加味して上手に使いこなしてみよう！

（岡本英子）

＜取材協力＞はぴキャリアカデミー