名刺探しで30分……からの脱却！効率のよい名刺管理の方法

• 働くコト研究所

更新日：2022.03.15

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ビジネスで誰かに会う度に、名刺は溜まる一方。放っておくと、せっかくの人脈は埋もれていくばかりだ。いざ必要なときに「あの人の名刺はどこだっけ？」とあちこち探し、見つかるまでに結構な時間が経っていた……なんてことはないだろうか。

 

ちなみに、Sansan名刺総研が20～50代の社会人男女355名を対象に実施した「ビジネス名刺実態調査2015」によると、社会人になってからもらった名刺は1人平均1,383枚。このうち、目的の名刺を見つけるまでにかかる時間は1年で平均20.5時間。就労時間ベースで考えると、1年のうち3日間も名刺を探していることになる。

 

人生は名刺ばかりを探して過ごすにはあまりに短い。そこで、『なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか』（青春新書インテリジェンス）の著者である石田淳さんに、効率のよい名刺管理の方法を聞いた。

 

まず、石田さんは「名刺を探す時間は無駄です」とバッサリ。「その無駄をなくすには整理が必要ですが、スマホ全盛の今、名刺はデジタルで管理するのが最適です」という。ご自身も2年ほど前に、デジタル管理に切り替えたそうだ。

 

「特に名刺交換が多い人ほど、デジタル管理がおすすめです。名刺をスキャンするだけですぐにデータ化されるので、今まで名刺整理に使っていた時間を他の作業にあてることができます」

 

データがクラウド上に保存され、必要なときにいつでも、どこからでも探せるのがデジタル管理のメリット。作業時間も増加して一石二鳥だ。「色々な名刺管理サービスやアプリがあるので、実際に自分で試してみて、使いやすいものを選びましょう」と石田さん。

 

 

 

とはいえ、前述の「ビジネス名刺実態調査2015」によると、デジタル派はまだ約１割。残り約8割が名刺ホルダーなどで名刺を管理している。アナログ派は、どのように名刺を管理すれば効率がよくなるのだろうか。

 

「まず『何のために名刺を持っているのか』という目的を明確にしましょう。ほとんどの場合は連絡先としてだと思いますので、今度はその連絡先という目的に即した戦略的なルールを設定します」

 

「業種や職種、仕事の進め方によって、ルールは無数に考えられる」と石田さん。例えば、つながりの多い人は「職種別」、出張の多い人は「地域別」に分類すると便利だ。また、「日付別」にすると過去のスケジュールと照らし合わせて目的の名刺を探しやすくなるという。

 

石田さん自身は、「名前」と「どのイベントで会ったか」の2つのルール検索できるように、エクセルに「名刺に記載されている情報」「日付」「イベント名」を入力しているそうだ。デジタル管理した後の名刺の実物は、名刺ホルダーに五十音順にファイルしておくとだけでよい。

 

デジタルであれアナログであれ、「大切なのは、名刺を探しやすくするためのルール」と石田さん。ルール化により頭の中が整理され、仕事もスムーズになるのだ。

 

「整理を徹底することで、『探す』という無駄な時間がなくなります。名刺管理に限らず、仕事効率をアップさせることで、その分、新たな時間が生み出されるのです。みなさんも、早く仕事を終わらせて、飲みに行く方がいいですよね？」

 

おっしゃる通り！　自分の時間を上手にマネジメントすることが、デキるビジネスパーソンの第一歩。あなたがバタバタと名刺ホルダーを漁っている時間は、合計するとバカになりません。この機会に、自分の名刺管理の方法を見直してみては？

 

（岡本 英子）

＜取材協力＞
▼石田 淳
http://jun-ishida.com/