ビジネスをよりスムーズに！　スケジュールや健康などを管理する秘書のようなガジェット5選

• 働くコト研究所

更新日：2022.03.04

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スケジュール管理や経費精算の申請が面倒くさい。ああ、自分専属の秘書がいたらいいのになぁ……。そんなことを考えている人は、秘書のように仕事を助けてくれるガジェットを駆使して、雑務の負担を極限まで減らしてみるのはどうだろう。

 

今回は「Gizmodo」や「GetNavi」などを中心にガジェットライターとして活躍する武者良太さんに、秘書代わりになる役立つツールを伺った。スケジュール管理やチャット、経費精算の負担を軽くするアプリなど、厳選した5つのツールをご紹介しよう。

 

これだけあれば秘書役オールインワン!?　タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」

 

プロジェクトのスケジュールや連絡事項、タスク要件などの管理を全て一元化。さらにそれをチームと共有することが可能なクラウド型サービスだ。カード形式でタスクを整理できる。

 

 

「プロジェクトでは通常、複数メンバーで同時にタスクの進行管理をしますよね。このツールは、GoogleカレンダーやGmail、チャットワーク、Slackなどの各サービスと連携できます。増えすぎたチャンネルを統一して、個人レベルからチームレベルまでのタスクをカバーできる便利さがウリです。クラウドのプロジェクト管理アプリとチャットアプリのいいとこ取りをしたようなイメージですね」（武者さん　以下同）

 

▼Jooto(ジョートー)

https://www.jooto.com/

PC（windows/mac）・アプリ対応

無料コースから月額7980円までのコースまで。

 

メール・チャットアプリを一元化！　見逃しを防止する「Rambox」

 

GmailやFacebook Messenger、チャットワーク、Skype、Slack、Googleハングアウトなど、多くのメール・メッセンジャー・チャットサービスを一元化できるPC専用アプリ。

 

 

「取引先などによってチャットツールを使い分けている人は少なくないでしょう。タスクと同じく、コミュニケーションツールが多くなればなるほど、相手からの連絡を見落としてしまう可能性は出てきますよね。そんなときは、使っているメールやチャットアプリを一元化して、見落としを防ぎましょう。このアプリを使えば、未読状況を一覧で見ることができます。サイトは英語ですが、かんたんにダウンロードできて直感的に使えます」

 

▼Rambox

http://rambox.pro/

PC（windows/mac）対応

無料

 

ドキュメントや名刺のデータ化もこれで完璧！　モバイルスキャナ「ScanSnap iX100」

 

400グラムの軽量モバイルスキャナ。PCやスマートフォン、タブレットとWi-Fi接続することで、名刺やレシートからA3用紙まで読み込める。 

 

 

「テキスト画像を読み込み、それをテキストデータ化する精度の高さが特徴です。資料をつくるときは、グラフやデータ資料など、紙からスキャンして作ることもありますよね。その際に役立つのがこのスキャナです。筐体がスリムでカバンに差し込めるサイズなので、外で少し作業をしたいときや出先でも役立ちますよ」

 

▼ScanSnap iX100

http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix100/index.html

 

煩雑なお金まわりの事務処理を自動化「zaim」

 

紙のレシートをスマホで撮影すると自動テキスト化してくれるオンライン家計簿。支出・入金データをCSVエクスポート・インポートできる。

 

 

「もともと一般家庭向けの家計簿サービスですが、仕事用途でも十分使えます。たとえば、通常は月末になると、交通費や購入した資料などの経費を会社の経費精算フォームに入力する作業がありますよね。その際にこれを使えば、領収書をテキストデータ化し、Excelファイルへの書き出しが可能です。ツールをうまく使うことで、普段の事務作業がかなりラクになると思います」

 

▼zaim

https://zaim.net/

PC（windows/mac）／スマホ対応

無料プランあり

 

健康管理をしてくれるトレーナーのような秘書ガジェット！　フィットネスバンド「MISFIT RAY」

 

朝起きてから寝ている間まで、睡眠の質と時間や歩数、距離、消費カロリーなどを記録するフィットネスバンド。スマホアプリと同期して、ログの推移がわかる。

 

 

「なかなか自分の体調の変化には気づきづらいもの。普段のライフスタイルを知ることで、より業務の効率化を図るきっかけに導入してみてはいかがでしょうか。実は、機能としては他の類似製品と大差はないのですが、デザイン性が高く、スーツに合わせやすいのでオススメしました」

 

▼MISFIT RAY

http://jp.misfit.com/products/ray/

 

 

専属秘書は無理でも、現代の文明の利器であるアプリやガジェットを駆使すれば、雑務や事務作業でかなりの効率化を図れるはず。今日から試しに使ってみてはいかがだろうか。もしかしたら、速攻でストレス軽減できて、手放せなくなってしまうかも。

 

※掲載している情報は2017年11月現在のものです。サービスが終了する場合もございますのでご了承ください。

 

 

（文・取材：山岸裕一　編集：ノオト）