「議論」をビジネスにした株式会社GIRON 粟津さんに聞く、良い会議を作る方法と悪い会議の終わらせ方

会議の成功の鍵を握るのは、事前準備

―― 会議の中身を意識する以外にも、できることはあるのでしょうか？

 

粟津：実は、会議には予習が必要です。準備次第で会議の質も変わってきます。会議は、「決裁を取る」などの目的があって開かれますよね。つまり、会議自体が目的ではないからこそ、目的を達成するために事前準備が重要になってくるのです。

 

―― 会議の前にもできることがあるのですね。

 

粟津：まずは、前述した「目的・目標」の明確化。そしてレジュメ、事前資料の準備もできますよね。会議がどうなるかは、この準備で8割方決まりますよ。今は働き方改革で労働時間の短縮が求められる時代。生産性も求められています。会議の回数や時間も減っているはずですから、一回で結果を出すための準備がより必要です。もちろん、ただのブレストやガス抜きのためのお茶飲みであれば、そこまでしなくても良いのです。先ほども申し上げたように、ここでも「目的・目標」が重要なんですよね。「何かを決めること」が目的であれば、事前準備は必須です。

 

―― 「事前準備」というと、時間をかけて行わなければならないイメージですが……。

 

粟津：そんなことはないですよ。頭の中で整理できるタイプの方であれば、メモでも構わないです。私はEvernoteを使って、決めたいことを箇条書きにした上で会議を開くこともあります。こんな風に語っていますけど、私自身も会議で失敗してきている身です。だからこそ、言えるんですよね（笑）。

 

――粟津さんでも会議で失敗した経験があるんですね。

 

粟津：もちろんです！例えば経営会議を開いた際、怒られる理由のほとんどは、目的が不明確か準備がしっかりとできていないかのどちらか。事前資料に結論の9割を込めるくらいの気持ちでつくっても良いと思います。良い会議の定義には、「決裁が取れたか」もありますね。会議の後に次の行動が始まっていたら、その会議は成功したと言っても良いでしょう。準備が十分であったかを見極める指標にもなります。
 

「決裁を取る」ことで悪い会議は挽回できる

―― ここまで良い会議の作り方をお聞きしました。とはいえ、自分が思わぬ方向に議論が転び、結論がなかなか出ない、議論が進まないといった「悪い会議」に陥ってしまうこともあります。その際に、挽回はできるものなのでしょうか？

 

粟津：悪い会議、つまり「何も決まらない会議」になりやすい会議があります。それは、「定例会」などと呼ばれ、定期的に実施される会議ですね。定例会は「また同じ話になっている」という状況に陥ることが多いものですが、私はこういった会議には必ず決裁を入れるようにしています。毎回の会議で「これを決めましょう」と議題を明確にするのです。

 

―― 定例会は情報を共有することが目的になって、何も決まらないことがあります。そこに必ず「決める」要素を入れるのですね。

 

粟津：「決裁を取る」ということは分解すると、そこに「意思表明」と「許可」が必要になるということです。「私は、これをこのように進めたいのですが、良いでしょうか？」といった具合に、意見を提示した上で合意を取っていく。会議の「全員がいる」という性格を利用するのです。上司もいる会議には、そのさらに上の決済者がいることもありますよね。会議はつまるところ、「みんなに認めさせること」でもあるのです。

 

―― 悪い会議を良い会議にするには、「決裁」。これを意識する必要があるということですね。

 

粟津：そうです。でも、ファシリテーター自身も答えを持っていない時がありますよね。答えを導き出せない、だからこそ議論をしたい。そんな時もあるはずです。その時は、「検討会」という名前で会議を実施してみてください。「検討会」の場合、90分くらい時間を確保できると良いですね。これは自分の結論に肉付けをするというよりも、参加者に選んでもらう性質を持っています。「検討会」という名前で会議を開催することで、参加者に「今日は物事を決める日ではない」と伝えることもできます。そうすることで、意見が出やすくなる可能性もあります。そして、検討会では最後に「いただいた意見をもとに改善した結果を、次回の会議で出します」と宣言する。その上で、次の会議で決裁を取りに行けばスムーズです。

 

―― 「会議」と一言でいっても、さまざまな役割のものがあるんですね。

 

粟津：「会議」と一言で括るからわかりづらくなってしまうんですよね。目的ごとに名前を変えれば、参加者と認識をすり合わせた上で会議を始められるようになります。誰を会議に参加させるか選ぶ裁量が自分にある時は、「多様性」を意識すると良いです。言い換えればいかにヒエラルキーをなくすかですね。会社である以上、「会議」という場にも一定のヒエラルキーは存在してしまいます。決裁を求める会議ならばヒエラルキーが高い人、つまり権限を持っている人の出席は必須です。でも、先ほどの検討会のように意見を求める会議の場合は、ヒエラルキーを排除しないといわゆる「空気を読んだ発言」ばかりになってしまいます。そうなると、会議に持ってきた時点のアイデアから全く変化が起きなかったり、ヒエラルキーの高い人の一言で逆にアイデアが固まってしまうこともあります。やはり、ここでも「会議の目的」が鍵になってきますね。「会議の目的」が参加者を選ぶ基準にもなるのです。

 

―― 目的を明確にすることが会議に与える影響力は、とても大きいですね。

 

粟津：ここで、自分自身が会議を悪いものにしてしまう危険性についても触れておきましょう。「否定意見が多い」や「態度が悪い」などは、分かりやすい例ですよね。でも皆さん見落としがちなのは、「自分の役割を認識した振る舞いをしているか」という点です。

 

―― 「自分の役割」に対する意識が、会議の質を変えるのでしょうか？

 

粟津：大きく変えますね。例えば、GIRONにはCTOの近藤さんというメンバーがいるのですが、技術に詳しい彼女は、アプリを開発する中でどの機能を先に追加するかの優先順位をしっかりと自身で決めることができます。私は、技術に関して意見を言うことはあっても、近藤さんが下す決断を完全に信頼しているので、最終的な判断は近藤さんに委ねています。これは「信頼」とも言えますが、「役割の違い」を自覚しているからこそでもあります。近藤さんは技術について判断する役割がある。さらにはCOOの平田さんはマーケティングや渉外の経験が豊富です。この領域は平田さんにお任せしていますね。こうして役割を明確にしているので、私はビジネスモデルや資金、会社経営について決める役割に集中しています。そういった「役割」に応じた振る舞いは大事ですね。

 

―― 会議に参加する時は、自分とメンバーの役割を認識するとスムーズに進みそうですね

 

粟津：そうですね。会議における「役割」に注意していると、自分が言うべき意見もメンバーから聞くべき意見も分かってきます。そして、自分はどんな役割を担うべきか、どんな役割を持った人間を参加させるべきかも見えてくる。良い会議と悪い会議は間違いなく、「目的の有無」と「目的に応じた役割分担ができるか」で決まってきますね。

 

取材・文：佐野創太