履歴書・職務経歴書の退職理由の書き方は？退職・退社の使い分けや例文を紹介

まずは、履歴書や職務経歴書を書くにあたって、押さえておきたい基礎知識を紹介します。

そもそも職歴では「退職」と「退社」どちらを使う？

履歴書や職務経歴書などで経歴を書く際は、「退職」を使うようにしましょう。退社も退職と同じ意味ですが、「退勤」と同じ意味としても使うため、職を辞することのみを意味する退職を選ぶのが一般的です。履歴書の職歴に書く際は社名と退職したという事実にくわえて、退職理由も書き添えます。

もし「退社」と書いた履歴書を応募先企業に提出してしまった場合も、そのこと自体が選考の判断基準になることは基本的にないため、心配しなくて大丈夫です。

退職理由は履歴書と職務経歴書のどちらにも書いた方がいい？

退職理由や転職理由は履歴書には記載するのが基本ですが、職務経歴書にはあえて書く必要はありません。

その理由は、退職理由を書くことで、職務経歴書の内容がネガティブな印象になってしまうリスクがあるためです。さらに、スペースが限られている中で端的に表現すると、理由を正しく伝えられないリスクがあることも理由として挙げられます。

ただし、退職理由や転職理由を記載しないことで、かえって採用担当から人柄やスキルに疑問を持たれてしまうケースもあります。そうした場合は、職務経歴書にも退職理由を書くことのがおすすめです。

そもそも採用担当は、どんな観点で退職理由をチェックしているのでしょうか。

以前と同じ理由で退職しないか

採用担当は、入社後に長く活躍してくれる人材かを見極めます。そのため、転職回数が多かったり、短期離職を繰り返したりしていると「採用してもすぐに辞めてしまうのでは」と判断されてしまうかもしれません。

また、短期離職を繰り返している場合、「本人の勤務態度に問題があるのでは」と不安に思われてしまうリスクもあります。入社後も同様のトラブルにより退職するのではと懸念されてしまうため、選考に悪影響が出るかもしれません。

責任を持って業務に取り組めるか

応募者の働きぶりを判断する材料として、退職理由が用いられることもあります。そのため、これまで勤めた会社でも誠実に業務に取り組んできたことを伝えることが大切です。

自分に落ち度がないとしても、退職したのを会社のせいにしたり人間関係のせいにしたりと他責的な書き方は避けるようにしましょう。仕事を途中で投げ出すような人なのでは、という不安を抱かれてしまうリスクがあります。

履歴書の職歴で退職した事実を伝えるときは、退職理由もセットで書くのがマナーです。ただし、基本的に退職理由をはっきり書く必要はありません。

ここでは、退職理由が自己都合の場合、会社都合の場合、契約期間満了の場合に分けて文例を紹介します。

【自己都合の場合】退職理由の記載は原則不要

ライフスタイルの変化や、キャリアのステップアップなどの理由で自ら希望して職を辞した場合は自己都合の退職にあたります。

自己都合の場合は、履歴書に退職理由を書く必要はありません。職務経歴書にも記載するためです。

退職理由を書かないことが気になる場合は、「一身上の都合により退職」と書くとよいでしょう。一身上の都合とは、自分の都合や個人的な事情などを意味する言葉で、ビジネスシーンで使われます。

年	月	学歴・職歴
20xx年	4月	株式会社〇〇〇〇　入社
		東京本社　営業部に配属
20xx年	3月	株式会社〇〇〇〇　退職
		以上

【会社都合の場合】「会社都合により退職」と記載

会社都合の退職とは、希望退職・早期退職といった人員整理によって退職になった場合や、倒産・合併などにより解雇された場合などが当てはまります。

この場合は、「会社都合により退職」と記載すれば構いません。

「やむを得ない事情による退職なのに、正直に書くとクビになったと思われるのでは」と心配になる方もいるでしょう。失業保険の給付日数などから分かるため、会社都合の退職だと隠すために嘘を書くのは避けた方が懸命です。職務経歴書や面接などで自己アピールと絡めながらしっかり説明すれば、採用担当者に理解してもらえます。

年	月	学歴・職歴
20xx年	4月	株式会社〇〇〇〇　入社
		東京本社　営業部に配属
20xx年	3月	株式会社〇〇〇〇　会社都合により退職
		以上

【契約期間満了の場合】「契約期間満了につき退職」と記載

契約社員や派遣社員などが契約満了により離職した場合、「契約期間満了につき退職」と記載します。契約を更新しないことを自分で希望した場合も、「契約期間満了につき退職」と記載して構いません。ただし、当初の契約期間よりも早期に退職できるよう自ら申し出た場合は、「一身上の都合により退職」と記載してください。

年	月	学歴・職歴
20xx年	4月	株式会社〇〇〇〇　入社
		東京本社　営業部に配属
20xx年	3月	株式会社〇〇〇〇　契約期間満了につき退職
		以上

自己都合の場合は、履歴書に退職理由を記載する必要はありません。ただし自己都合の退職でも、場合によっては端的に退職理由を書いた方が好印象を持ってもらえることがあります。ここでは履歴書に退職理由を書いてもいい主なケースと、それぞれの文例を紹介します。より詳細な退職理由については、職務経歴書へ記載しましょう。

短期間で退職した場合

数日や数ヶ月で離職した場合、採用担当が「入社してもすぐに辞めてしまうのでは」と不安を抱く可能性があります。そのため、筋の通った理由があれば正直に書くといいでしょう。

転職回数が多い場合

勤続3年以内での転職を数回経験していたり、4〜5回以上転職を繰り返していたりする場合は、採用担当にマイナスな印象を持たれてしまうリスクがあります。退職理由が人間関係や会社への不満によるものだったとしても、ポジティブな表現に変換して書くといいでしょう。

キャリアに一貫性がない場合

関連性が薄い業界・職種への転職をした場合、採用担当にキャリアビジョンが伝わりにくくなります。入社後に長く働きつづけてもらえる人材か判断がつかず、選考に影響するかもしれません。そのため、キャリアチェンジの理由をはっきりと記入するといいでしょう。

離職期間が長い場合

数ヶ月〜数年のブランクがある場合、期待する業務パフォーマンスをすぐに発揮できるか懸念されるリスクがあります。留学や資格取得、大学院での勉強など明確な理由があって退職した場合は、一定期間離職していたことの説得力をもたせられます。

家庭の事情で退職した場合

家族が全国転勤の総合職で、数年おきに転居を伴う異動があって、そのたびに仕事を変えざるを得ないケースもあります。また、妊娠・出産や親の介護により仕事をつづけるのが難しくなったケースもあるでしょう。そうしたやむを得ない家庭の事情は、正直に書いて構いません。

体調不良や病気で退職した場合

自身の体調不良で退職した場合は、その旨を正直に書いて構いません。しかし、病気が理由であることを伝えただけでは、採用担当から入社後の仕事に支障がないかを心配されてしまいます。そのため、病気が完治したことともあわせて伝えようにしましょう。定期検診を継続して受けていて、入社後もやむなく休みを取らざるを得ない場合は、本人希望欄にもそのことを書いておきましょう。

次に、職務経歴書に記載する退職理由・転職理由について紹介します。職務経歴書に退職理由・転職理由を明記しておきた方がいいのは、次のようなケースです。

職務経歴が誤解を生みやすい場合

職務経歴書では、職務経歴から在籍年数やこれまで勤めた企業の数が分かります。そのため、職務経歴にマイナスな印象を抱かれるリスクがある場合は、退職理由や転職理由を説明した方がいいでしょう。

マイナスな印象につながりやすい経歴は、勤続年数2〜3年以内の短期離職をしている場合や、年齢に対して転職回数が多かったりする場合などです。転職回数が多いと感じる目安は、20代で3回、30代で4回、40代で5回以上だといわれています。

このような経歴は、採用担当者から「責任感がないのでは」「仕事を任せても途中で放棄してしまうのでは」と人間性を問題視されてしまうかもしれません。誤解を解くためにも、退職理由や転職理由を正直に伝えるのがおすすめです。

志望動機に書く場合

応募先への志望動機を裏付ける要素として、退職理由や転職理由を用いる方法もあります。無理に入れる必要はありませんが、志望度の高さを説得する材料となるのであれば活用するといいでしょう。

志望動機に退職理由や転職理由を書く場合は、なぜ前職では希望が叶わなかったのか、どうして応募先では希望が叶えられると考えているのかをセットで伝えるのがポイントです。前職に対するマイナスな理由のみ記載していると、「同じような理由で辞めてしまうのでは」と誤解されかねません。

職務経歴書に退職理由・転職理由を書く方法を、退職理由欄を設ける場合と、志望動機に退職理由を含める場合の2パターンに分けて紹介します。また、あわせて例文も掲載していますので、参考にしてください。

退職理由欄を設けて書く場合

退職理由・転職理由のみを記載する欄を設ける場合、文字数は200文字前後が目安です。2〜3文程度で簡潔にまとめるよう意識しましょう。

書き方に迷ったら、以下の流れで退職理由をまとめてみてください。

こちらの構成をもとにした例文は、以下の通りです。

志望動機欄に書く場合

志望動機に退職理由を含める場合、全体の文字数は200〜300文字程度が目安です。ただし、あくまでメインは志望動機なので、退職理由に触れるのは1文程度にとどめましょう。

構成は、退職理由欄を設ける場合と基本的には変わりません。書き分けが難しい場合は、退職理由欄を設けずに志望動機に含めて記入するといいでしょう。

退職理由を具体的に書くとき、念頭に置いてほしいポイントを2つ紹介します。

志望動機と一貫性を持たせる

転職回数が多かったり、短期間で退職したり、ブランクがあったりする場合、採用担当から「入社してもすぐに辞めてしまうのでは」と懸念されて選考に影響する可能性があります。その場合は、職歴を志望動機の裏付けとして上手く活用することで、採用担当にアピールしていきましょう。

一貫性がないケース	退職理由：成果主義の職場で働きたいと考え退職 志望動機：従業員の働きやすさを重視する姿勢を魅力に感じ、応募いたしました
一貫性があるケース	退職理由：成果主義の職場で働きたいと考え退職 志望動機：残業ゼロを達成するために、ITツールを積極的に導入して生産性向上を図る社風に惹かれて応募いたしました

職歴は正直に書く

もし「入社後すぐに退職してしまったから経歴を隠したい」と思ったとしても、短期間の勤務であっても雇用保険の加入履歴から分かります。もちろん、応募書類上だけでも実際は働いていた期間がブランクとして伝わってしまいます。隠そうとすることでかえって不誠実な印象につながってしまうため、たとえ働いた期間が短くても職歴として記載してください。

前職への不満や誤解される内容は書かない

退職理由が人間関係や待遇などへの不満といったネガティブな要素だった場合は、すべてを正直に書く必要はありません。こうしたネガティブな書き方をすることで、採用担当者からマイナスなイメージを持たれるリスクがあるためです。

ただし、最近は働き方改革によりワーク・ライフ・バランスの改善を目的に転職することも、真っ当な退職理由として捉えられることもあります。その場合も、あくまで前向きな印象になる表現を選ぶように意識しましょう。

履歴書・職務経歴書の退職理由を書く際によくある疑問・質問について回答します。

給料や待遇、人間関係を理由に退職した場合の書き方は？

ネガティブな理由で退職したときは、基本的には「一身上の理由」と理由を伏せて書けば問題ありません。もし具体的に書く必要がある場合は、以下の文例を参考に記入してみてください。

退職理由	履歴書に書く場合の文例
人間関係	同じ目標に向かって進めるチームで、さらに成長したいため
休みが少ない 残業が多い	資格取得に向けて勉強時間を確保するため 仕事の効率化を図り、自分の能力をもっと活かしたい
給与が少ない	成果を重視する企業で働きたい

面接で一身上の理由を深掘りされたら？

「一身上の理由」と伏せて記入した退職理由を面接で具体的に聞かれたら、ポジティブな表現に変換して伝えましょう。あわせて、ネガティブな状況を脱することで何を実現できたか、これからどうしていきたいかを採用担当に伝わるようにするのがポイントです。

履歴書の職歴欄には基本的に退職理由を記載しますが、職務経歴書に記載するかどうかは場合によって変わってきます。

自己都合で退職した場合、履歴書の退職理由は基本的に「一身上の都合」と定型文を記載すれば問題ありません。ただし、転職回数が多かったり、短期で離職した経験があったりなど経歴に懸念要素がある場合は、具体的に理由を伝えることで採用担当の不安を払拭できます。その場合は、職務経歴書にも明記しておくといいでしょう。退職理由は面接で深掘りされる可能性もありますので、志望動機や自己PRとセットで丁寧に作成してみてください。

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