作業効率アップ！仕事の効率化に役立つ11のメソッド

仕事の効率が悪い人と、効率的に進められる人には、どのような違いがあるのでしょうか。仕事の効率が悪い人にありがちな特徴、反対に効率化が得意な人の特徴のほか、今の仕事にも取り入れやすい効率化に役立つ11のメソッドをご紹介します。

「仕事ができる人」と聞くと、効率的に仕事を進められるビジネスパーソンをイメージする人もいるでしょう。
仕事の進みが悪い人と、効率的に進められる人にはどのような違いがあるのでしょうか。
ここでは、仕事の効率が悪い人にありがちな特徴や、反対に効率化が得意な人の特徴のほか、今の仕事にも取り入れやすい効率化に役立つ11のメソッドをご紹介します。

仕事の効率が悪い人の特徴

効率的に仕事を進めることが苦手な人には、どんな特徴があるのか見ていきましょう。
もし自分にあてはまる特徴があった場合は、その原因についてより深く分析してみることで、効率改善の発見にもつながります。

・仕事が締切りまでに終わらない

締切りまでに確実に仕事を終えるためには、仕事をいくつかの行程に分けて完了までのスケジュールを決めてから取りかかる必要があります。。
この作業を怠り、大雑把なスケジュール管理では、締切りに間に合わなくなってしまうでしょう。

・シンプルな情報共有ができていない

仕事の情報共有をするときには、要点を押さえて簡潔にすることがポイントです。
「一番伝えたいこと」が明確で、余計な情報はいれずに本題から外れない情報共有を心掛ける必要があります。
共有する内容が不明瞭にならないためにも重要なのは、結論から伝えることです。
話（または文章）が長く、要点がどこにあるのかわからない人は、非効率的な情報共有をしているため、その積み重ねによってスケジュール遅延を起こしてしまいやすいのです。

・複数のタスクに振り回されている

複数の仕事や作業を担当しており、どこから着手すべきかわからなくなってしまう人も要注意といえるでしょう。

このタイプは、タスクに優先順位をつけられないまま仕事をしている可能性が高いです。
優先順位を決めずに仕事を進めようとすると、あれもこれもと複数のタスクに振り回されてしまいます。
最も優先すべき作業がわからなくなり、締切りに間に合わないといった事態に陥ってしまうこともありえます。

・完璧主義

完成度にこだわる完璧主義の人も、効率的に仕事を進めることが難しいケースがあります。

完成度は大切ですが、追求するあまり締切りを守れないのでは本末転倒。
納期を守るためにも、「ある程度の完成度で妥協することも大切」という意識を持つことが必要です。
ただし、納期と完成度のどちらを優先するのかは、クライアントによって変わってきます。

クライアントのニーズをもとに、どの程度の完成度が求められるのかを事前に把握しておきましょう。

仕事を効率的に進められる人の特徴

仕事を効率的に進められる人の多くが、複数のタスクをいかにスムーズに進められるかということを常に考えています。

無駄な作業は徹底的に省き、複数の仕事を担う場合は「重要性の高い仕事」から優先して進めていき、反対に緊急性も重要性も低い仕事は、後回しにして仕事に優先順位を立てていきましょう。
また、仕事の自動化や簡略化ができるツールを、積極的に導入している人も多いです。

目的別・仕事の効率化に役立つ11のメソッド

ここからは、仕事の効率化のために取り入れたい、11のメソッドをご紹介します。「タスク編」「PC(パソコン)スキル編」「作業環境編」の、3つの目的別に見ていきましょう。

・タスク編

まずは、タスクを効率的にこなしていくための取組み方について、5つのメソッドをご紹介します。

■ 最初にタスクの全体像を把握する

仕事全体を把握してから、作業に取りかかる習慣をつけましょう。

時間を要する作業を優先して進めたり、重視すべき部分をピックアップしたりすることで、効率的な作業ができるようになります。
また、他の人に依頼する仕事があった場合、早めに依頼を出すことでチーム全体の効率化にもつながるでしょう。

■ タスクの優先順位を決める

タスクの優先順位を明確にすることは非常に大切です。

締切り順に仕事を並べ替えたり、他の人と進めるべき作業は余裕を持って取り組めるようにすることで、納期を破るリスクもなくなります。
業務に優先順位をつけることを習慣付けて、重要なタスクを見逃さないようにしましょう。

■ 目標を決めてから取り組む

「メールの確認は15分で終わらせる」「このタスクは今日中に終わらせる」など、タスクに自分なりの目標時間を決めて取り組んでみることもおすすめです。

たとえ小さな目標だとしても目標を決めてから仕事に取り組めば、作業に集中することができ、効率化にもつながります。

■ 無駄な作業をできる限り省く

無駄に感じる作業をリストアップして、「必要な作業」と「無駄な作業」に分別してみましょう。

実は必要なかった作業をカットするだけでも、大きな仕事の効率化になります。
また、ツールを用いて自動化することによって効率が上がる作業もあるため、余裕があれば作業内容を詳しく洗い出してみてもいいでしょう。

■ 適度に休憩を挟む

作業のモチベーションを維持するためにも、適度な休憩は不可欠です。

定期的に休憩を挟んだり、席を離れて気分転換したりしてみましょう。
メリハリをつけて取り組むことで、モチベーションや集中力を維持できるため、作業の質の向上にもつながります。

・PC(パソコン)スキル編

効率的に仕事を進めるためには、自分自身のスキルをアップデートさせることも欠かせません。

ここでは、PCで作業する場合に取り入れたい、2つのメソッドを見ていきましょう。

■ ショートカットキーを活用する

PCを使って作業する際に繰り返し行う動作は、キーボードの「ショートカットキー」を活用していきましょう。

例えば、Windowsで文章をコピーするとき、「右クリック→コピー」という動作を毎回行うよりも、「Ctrl+C」のショートカットキーを使えば時短になります。
たとえ1回につき数秒の時短効果だとしても、1日に何度も行う作業であれば、何分もの短縮になるものです。

■ タイピングをスピードアップさせる

タイピングのスピードも、仕事の効率に大きく影響します。

短期間でのスピードアップは難しいですが、継続してトレーニングすることで、確実にスピードアップさせることができるでしょう。
無料のタイピング練習サイトなどを活用してみてはいかがでしょうか。

・作業環境編

PC周辺機器やデスクといった作業環境も、仕事の効率には大きく影響します。

最後に、仕事の効率化が期待できる作業環境を整えるための4つの方法を見ていきましょう。

■ デスクトップを整理する

ファイルだらけのデスクトップは、目当てのフォルダやファイルを見つけづらく、効率化の弊害となってしまいがちです。

不要なファイルやフォルダを定期的に削除するなどして、デスクトップを整理するようにしましょう。

■ 作業環境の整理整頓を徹底する

ビジネスマンが作業スペースで探し物をする時間は、年間約150時間を費やしているといわれています。

普段から身の回りの整理整頓をしておくことで、探し物に費やす時間を短縮することができるでしょう。
「どこに、何を、どのくらい（どのように）」配置するのかを決めて、常に整理整頓された状態をキープできるようにしましょう。

■ PCのディスプレイを増設する

作業スペースに余裕があれば、PCのディスプレイを増設して、デュアルディスプレイにしてみてもいいでしょう。

複数の作業を同時に行うことができるほか、ディスプレイ画面が広がることで、余裕を持ったスペースで作業できるようになります。

■ ビジネスツールやシステムを有効活用する

近年、タスク自動化・簡略化ツールや、仕事のスピードアップに効果的なソフトなど、様々なビジネスツールが登場しています。

複数人のスケジュールをクラウド上で一元管理できるツールを活用すれば、会議などの予定を合わせる際に、電話やメールが不要になり作業の効率化にもつながるでしょう。

仕事の進め方を見直そう

仕事の効率化は、作業時間を確保できるようになるだけではなく、残業などを減らしワークライフバランスを整えることにもつながります。

どのようにすれば効率化するかを考えて仕事に取り組めば、ビジネスパーソンとしてのスキルアップも期待できるでしょう。
また、現状の仕事の進め方に満足していても、より効率的な方法がある可能性もあります。

定期的に効率化できる余地はないか、見直してみてはいかがでしょうか。

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