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人員配置とは?人材活用を最適化する方法と成功するためのポイント

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「人員配置って、どんなことをするのか」「目的や効果、注意点はどのようなものだろうか」
人事の仕事に興味がある方やこれから人員配置に取り組む人事の方に向けて、「人員配置」について解説します。
人員配置は、企業成長や事業目標の達成のために従業員の配属先を決めることです。従業員の生産性の低下や離職を防止し、企業の活性化を図れるほか、人事として適切な人員配置のスキルを身につければ自分自身のキャリアアップにもつながるでしょう。

今回は、人員配置の概要や目的、種類、メリット、注意点などについてご紹介します。合わせて、人員配置を最適化するプロセスも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

人員配置とは

人員配置とは、経営戦略・事業目標の達成などを図るために、従業員の数・構成・配属決めることです。従業員はそれぞれスキルや経験が異なりますし、性格や志向性もさまざまです。すべての人が同じ仕事を効率良くこなせるとは限らないため、人事担当者は従業員一人ひとりの能力を踏まえた上で最適な人員配置を行う必要があります。

人員配置を行う目的

人員配置の目的には、主に「経営戦略・事業目標の達成」「人材の育成・活用」「離職率の低下」の3つが挙げられます。適切な人員配置を行うことで、企業にとっても従業員にとっても理想的な組織となるでしょう。

経営戦略・事業目標の達成

人員配置は、経営戦略・事業目標を達成する上で欠かせない人事業務です。従業員のスキルや経験、適性などを考慮し、適材適所に配置することで個人のパフォーマンスを最大化することができるでしょう。
仮に、不適切な人員配置となると、従業員一人ひとりの実力が発揮できなくなったり、モチベーションが下がってしまったりする可能性があります。この状態が続くと、経営戦略・事業目標を達成できないどころか、生産性の低下や離職につながることも考えられます。効率よく企業の目指す姿を実現するためにも、人員配置は欠かさず行いましょう。

人材の育成・活用

人材の育成・活用を目的として人員配置を行うこともあります。
例えば、違う部署に異動し、未経験の業務を行うことで、新たなスキルを身につけることができます。配属先で活躍できるまで成長すれば、優秀な人材を社内で確保することができたといえるでしょう。

この場合、これまでに培った能力・経験を活かしながら業務ができれば理想ですが、新しい知識・スキルを一から習得する必要があるかもしれません。本人の希望でない人員配置の際は、上司や人事からのフォローを丁寧に行う必要があるでしょう。

離職率の低下

人員配置の目的には、離職率の低下も挙げられます。上述のとおり、従業員を適材適所に配置できていない場合、仕事に対する不満やモチベーションの低下により離職につながりかねません。

適切な人員配置を行えば能力・モチベーションの向上により、業務ひいては企業に対する満足度のアップが見込め、結果として離職率の低下が期待できます。

人員配置の種類

人員配置は、種類によって特徴が異なるため、メリットデメリットなどを理解した上で適切な方法を選びましょう。

人事異動

人事異動(別名:ジョブローテーション)とは、従業員の部署を変更すること。企業において最もよく行われる人員配置であり、その目的は「新たな環境下での従業員のステップアップ」であることが多いでしょう。

期間を決めて実施したり特定の従業員だけを適宜異動させたりと、具体的な取り組み方は企業によって異なりますが、従業員の能力や適性、経験などを考慮しつつ各部署と調整しながら実施することには変わりありません。

昇進・役職の変更

昇進・役職の変更も人員配置の1つであり、その目的は「仕事に対する従業員のモチベーション向上」です。職位が上がることでより難易度の高い仕事ができるようになり、その結果やりがいを強く感じられ、仕事に対するモチベーションがアップするでしょう。

また、昇進・役職の変更は「組織の硬直化防止」にもつながります。昇進した従業員が担っていた業務に人員の空きが出るため、そこへ新しい人材を登用することができます。従業員の活躍の場を広げることで組織に柔軟性をもたせることにもつながるでしょう。

組織体制の変更

組織体制を変更することで人員配置を行うこともあります。前提として、組織体制の変更は「組織の最適化・業務効率の改善」を目的として実施されることがほとんどです。そのため、この場合の人員配置の目的も「効率化を図ること」だと考えられます。

組織体制の変更は、事業に変革期に行われるためベンチャー企業やスタートアップ企業などではよく行われることです。試行錯誤を繰り返して、より最適な組織体制を整えていくのです。人事担当者はいつでも人員配置に対応できるよう、従業員一人ひとりの能力や適性、経験をこまめに確認しておくようにしましょう。

リストラ・契約解除

人員配置はポジティブな業務とは限らず、ときにはリストラや契約解除などネガティブな対応をせざるを得ないこともあります。この場合、対象となる従業員へ正当な理由を伝えることと次の就業先の配慮などが必要です。

「会社の業績がよくないのではないか」「自分もリストラされるのではないか」など周りの従業員に不安感を与えないことも重要です。

新規採用

人材の新規採用は、即戦力となる人材を確保することができるので経営戦略・事業目標の達成に大きく影響を与えます。経営課題や事業課題に合わせて必要な人材を採用するため、企業の目指す姿を実現しやすくなります。

新規で採用した人材の人員配置も非常に重要です。なぜなら、「どこの部署に配属するか」を決めて募集をかけますが、必ずしも求めているスキルや経験の人が採用できるとも限りません。採用した人の性格や志向性も含めて、既存の従業員とのバランスを考えた配置にする必要があるでしょう。

人員配置を行うメリット

企業の成長や事業目標の達成が目的で行われる人員配置ですが、さまざまなメリットがあります。人員配置による効果を最大限に生かしましょう。

適材適所による業務効率化

第一に「適材適所による業務効率化」が挙げられます。従業員一人ひとりを、本人が得意とする部署または本人の能力・経験を発揮できる部署(=適材適所)に配属することでパフォーマンスを最大化させることができます。

そのために、人事担当者が各従業員の能力や適性、経験を知っておくことが欠かせません。人材管理システムや人事評価システムなどを用いて従業員のあらゆるデータを管理しておくとよいでしょう。

業務分散による人件費の削減

「業務分散による人件費の削減」も、人員配置を行うメリットです。従業員を適材適所に配属すれば最小人数で業務を遂行できるようになるので、人員過多をなくし人件費を削減することができます。

例えば、メンバー5人で営業を行っているチームがあります。そこにリーダーを1人採用し、適切なチームマネジメントを行うことで、メンバーが3人でも営業目標を達成することができるようになることもあります。人員配置でメンバーの人数や業務を適正化し、結果的に人件費の削減を実現できるのです。言い換えれば、必要最低限のコストで最大限のリターンを得られるようになります。

従業員の満足度の向上

人員配置を行うメリットには「従業員の満足度の向上」もあります。適切な部署に配属された従業員は自身のスキルを最大限に発揮できるので仕事に対するモチベーションの向上ややりがいにつながります。

また、周りの従業員も仕事がしやすくなるので部署の雰囲気や人間関係もよくなるでしょう。結果として従業員の満足度を高める要素となっているのです。従業員が企業・業務に満足している状況は、おのずと離職率の低下にもつながるため、優秀な人材を失うリスクも低減できます。

人員配置を行う際の注意点

人員配置を行う際は、注意も必要です。人員配置によって職場環境や従業員のキャリアに与える影響を理解しておきましょう。

頻繁に人員配置を変えない

人員配置を頻繁に行うのは、あまり望ましくありません。なぜなら、従業員の能力を十分に高められなくなる可能性があるためです。

例えば、人員配置によって従業員が未経験の業務に就くことになった場合、すぐに次の人員配置を行うと、その業務で必要な知識・スキルを習得している最中に次の部署へ異動することになります。中途半端なスキルアップは、従業員の成長につながりません。また、配属先が二転三転することに従業員の精神的負担も大きく、離職する可能性もあります。

こうした事態を避けるためにも、人員配置をしたらまずは定着するまで様子を見て、効果検証を行い、適正化できているかどうかを確認するようにしましょう。

従業員のデータを管理・活用する

人員配置を行うにあたり、従業員のスキル、経験、評価のデータは必要不可欠です。仮に、そのデータを各部署の責任者しか把握していないとなると、人事担当者が従業員一人ひとりの適材適所を見出すことができず人員配置の適正化が困難になります。

適切な人員配置を行うためにも、従業員のデータは社内で一元管理し、スムーズに活用できる環境を整えておきましょう。

従業員の異動の希望を考慮する

人員配置を行う際は、従業員の異動希望の有無を確認することも欠かせません。なぜなら、人事担当者が「この従業員にはこの部署が適している」と判断しても、それが必ずしも本人が希望しているとは限らないためです。

業務の適性だけではなく、働き方や将来的なキャリアビジョンなど本人の希望を確認し、配属先を決定するようにしましょう。

人員配置を最適化するプロセス

人員配置を最適化するには、以下の6つのプロセスをもとに取り組むことが大切です。

現状の課題と目標を明確にする

まずは、今現在の課題・目標を明確にすることから始めましょう。それぞれの部署で、「労働力(人員)は足りているか」「業務に必要な知識・スキルを備えた従業員はいるか(足りているか)」などを把握してきましょう。
事業目標や組織のあるべき姿とのギャップを理解し、そのギャップを埋めるための計画を立てます。

人事評価に基づいて従業員のスキル・適性を把握する

現状の課題・目標がわかったら、人事評価に基づいて従業員のスキル・評価・適性を把握します。従業員一人ひとり、「どのような能力に長けているか」「どういう知識・スキルを持っているか」などを確認することで、課題を解決するために最適な人員配置を考えることができるでしょう。

人員配置計画を考案する

次に、従業員のスキル・評価・適性情報をもとに人員配置計画を考案します。従業員を適材適所に配属できているかはもちろん、人員配置後の部署における人員のバランスや人間関係も配慮しながら、「誰」を「どの部署(どの役職)」に「いつ」異動させるかを考えましょう。
新規で人材を採用する際は、採用コストを考え、研修・育成の体制も整える必要があります。

従業員の希望をヒアリングし反映させる

さまざまな点に配慮した人員配置計画でも、異動対象の従業員の希望でない人員配置では高いパフォーマンスが見込めないどころか離職につながることもあります。人員配置を実践する前に、現状の人材配置計画になった理由や今後のサポート体制を説明した上で、従業員本人の異動に対する希望を確認することが大切です。そして、ヒアリングした内容は可能な範囲で人材配置計画に反映させましょう。

人員配置の変更を実施する

人員配置計画が確定したら、いよいよ人員配置を実施します。あらかじめ立てた計画に沿って進めるのが理想ですが、各部署や従業員の状況に応じて柔軟に対応することも大切です。
引継ぎ業務の進捗や部署の繁忙状況に合わせて行います。人員配置の目的は「経営戦略・事業目標の達成および人材の育成・活用、離職率低下」なので、その点を念頭に置いて臨機応変に進めていきましょう。

人員配置の効果測定・評価を行い、改善策を考える

人員配置をひと通り進めたら、全部署・全従業員を対象に効果測定・評価を行いましょう。具体的には「従業員の満足度は向上したか」「業務の効率化は実現できたか」「業務量と人員数にズレはないか」などを面談やアンケートなどで確認するのがおすすめです。
最終的に出た評価をチェックし改善点が見つかれば、別の施策を行って、より適切な人員配置ができるよう努めましょう。

人員配置を行い人事としてのスキルを磨く

人員配置を実施するにあたり必要なスキル は、「コミュニケーション能力」と「経営戦略・企画力」です。
例えば、従業員の異動希望の有無を確認する作業を対面で行うとします。このとき、従業員の本音を引き出すには相手に寄り添う姿勢はもちろん、高いコミュニケーション能力が欠かせません。そのため、人事担当者としてコミュニケーション能力は磨くべきスキルといえます。
経営戦略・事業目標を達成するための「経営戦略・企画力」については、人にしかできない業務です。いくら優秀なシステムを活用しても補いづらい部分なので、人事担当者として高める必要があると考えられます。

ただし、今やHRテックの技術は進歩しつつあります。そのため、自らのスキルを高めつつ「人事管理システム」を活用するのも おすすめです。
例えば、人事管理システムを使えば従業員のデータを一元管理できるため、異動希望の有無など必要な情報をすぐに取り出すことができます。また、現在の組織図をサッと確認できるのはもちろん、人員配置後の組織図を直感的な操作だけでシミュレーションすることも可能です。紙やホワイトボードに一から組織図を書くといった手間を省けるため、人員配置に関する作業の効率化を図れます。

このように、人事管理システムを活用すればよりスムーズに人員配置を実施できますが、もちろんすべての作業をシステムに任せられるわけではありません。そのため、これからは戦略人事(HR)としてのスキルを高め、人員配置を行える人材を目指しましょう。

まとめ

人員配置は、従業員を適材適所に配置し、業務の効率化・最適化を図る人事業務です。企業の成長や事業目標を達成するため、そして人事担当者である自分自身のキャリアアップのためにも欠かせない取り組みだといえるでしょう。

業務効率化に加えて、人件費の削減、従業員の満足度の向上などメリットがある一方で注意も必要な施策です。人事として人材配置の業務に携わる方は、「コミュニケーション能力」「経営戦略・企画力」が問われるので、経験の中でスキルを磨いていきましょう。

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キャリアアドバイザー 遠藤 理恵

大学卒業後、大手アパレルメーカーを経て人材業界へ。管理部門選任のアドバイザーとして、業界問わず幅広く各種管理部門職種のサポートに強みを持っています。 キャリアのご希望もしっかりお伺いした上で、求人案件の提案だけでなく、どんなキャリアを歩むのかの提案を心がけています。目先のご転職のだけでなく、その先に広がるキャリアまでご提案しながら、自分自身で市場価値を高め続けて頂ける状況になるよう、キャリアを一緒に考えたいと思います。