リモートワークのコツとは？メリット・デメリット・課題を再確認し、在宅勤務で成果を出そう

「リモートワーク」とは、オフィス・事業所にとどまらず自由な場所や環境で仕事を行う勤務形態のことです。「テレワーク」や「ノマドワーク」も同じような意味で使用され、働く場所を自宅に限定した「在宅勤務」もリモートワークの一種と言えます。

リモートワークのメリット

オフィスよりも業務に集中できる環境で働けばスタッフの生産性が上がるとともに、会社としてはオフィス設備などのコストもカットできるようになるでしょう。「満員電車に乗らずに済む」「大雨の日でも濡れない」など、ストレスを感じずに業務に集中できるのも大きなメリット。在宅勤務の場合はそもそも通勤時間がなくなるので、プライベートや自己投資に使える時間も増えるでしょう。

リモートワーク中の時間の使い方は個人の裁量に任されているケースが多いので、自分のやりやすい方法で作業の効率化を図れるのもメリットです。WEB会議であれば、「会議室に全員が集合しないと会議ができない」といった制限からも開放されます。

リモートワークのデメリット

まず、リモートワークのデメリットと言われるのがコミュニケーションロス。同じオフィスで働いていればほんの数十秒程度で済む業務連絡でも、電話やメールで伝えるのに手間や時間を取られるのは不便な点と言えます。業務の進捗を細かく把握しにくいので、マネジメントが難しいという声もあります。企業視点では、情報漏えいのリスクが高まる点もデメリットと言えるでしょう。

また、そもそもリモートワークに適した仕事とそうでない仕事があるのも大きなポイント。1人で完遂できる業務が多いプログラマー、デザイナー、ライターなどのクリエイティブな職種はリモートワークに向いている一方、人と接する接客業・医療・福祉や、専用の機械を動かす必要がある製造業などはリモートワークが難しいとされています。

仕事相手と直接顔を合わせることがないリモートワークでは、「業務上発生するさまざまなコミュニケーションロスの解消」に取り組むことが重要です。業種や職種、企業規模などによって最適な方法は異なりますが、以下のようなITツールをうまく使えば生産性を高められるでしょう。

WEB会議ツール

遠隔でもオンラインで対面状況をつくり、リアルタイムで打ち合わせや商談ができるツールです。相手の顔を見て話すこともできるのでニュアンスを伝えやすい一方、自分と相手の時間をともに拘束するので「対面のコミュニケーションが不可欠なケース」に限定するのが良いでしょう。主なWEB会議ツールには、Zoom 、Skype 、Microsoft Teams 、Google Meet （旧Hangouts Meet）などがあります。

Zoomは相手がアカウントを持っていなくても使える手軽さが人気です。無料アカウントの場合は最長40分で通信が切断されるため、これを利用して会議時間を制限している方も多くいます。SkypeはZoomよりも動画のクオリティが高い（ただしユーザーの回線にもよる）とされており、映像収録などをするような場合はメリットが大きいでしょう。

最近では、会社や大学といった組織レベルでMicrosoft 365やG Suiteなどのグループウェアサービスを契約しているところも増えています。それぞれにWEB会議機能があるので、組織内のミーティングであればMicrosoft TeamsやGoogle Meetを使うのが効率的でしょう。人数が多い場合、「組織の仕組み」を利用したほうが情報漏えいなどのリスクを防げます。

Google Meetなら、Googleアカウントを使ってGoogleカレンダーで会議を予定し、連絡先をGmailのGoogle 連絡先で管理し、ミーティングはGoogle Meetで行い、共有ファイルはGoogle Driveに保存する――といったシームレスな使い方ができます（同じことはMicrosoft Teamsの機能でも可能です）。

タスク管理ツール

やることが多くなればなるほど煩雑になるのが、タスク管理（ToDo管理）。タスク管理ツールについては、組織の人数規模やタスクの数によって最適なソリューションが変わってきます。チーム規模が数十人以上、メンバーが互いに何をしているか把握していない組織の場合には、ツール導入以前に「仕事をより細分化して見通しを良くすること」が先決かもしれません。タスク管理は、数人ごとに行ったほうが効率的だからです。

チームのタスクが多岐にわたり、作業の内容やスケジュールを細かく管理しなければならないプロジェクトなら、Trello やBacklog のようなツールが有効です。しかし10人程度の規模ならば、専門的な（高額な）ツールを導入する必要もないでしょう。Evernote を使って全員に共有する、Googleスプレッドシート を更新する形で進捗を確認する、といったやり方でもタスク管理ができます。また、サイボウズなどのグループウェアを使っている企業の場合は、ToDo機能をカレンダーと連携して利用するのも良いでしょう。

個人のスケジュール管理においては、稼働報告を日報として提出するケースもあるでしょう。そういった場合は、Todoist のように「リスト形式になっていて、エクスポート可能なツール」がオススメです。タスク管理はもちろん、日報作成の手間をカットするという点でもリモートワークの効率化が図りやすくなります。
 

ナレッジ共有ツール

「業務の属人化」を避ける上で有効なのが、ナレッジの共有です。ツールを使えば資料を一元管理することが可能で、情報を探す時間を短縮したり、ほかのメンバーのナレッジを自分の課題解決に使えたりもします。

共有すべきものが「ナレッジそのもの」の場合は、Evernoteを使うのが便利でしょう。共有すべきものが「ファイル」の場合は、Dropbox やOneDrive 、Google Drive が効率的です。ナレッジやファイルを「誰の目から見てもわかりやすい形」に編集したいならNotion やNotePM はうってつけですが、そのためには編集をする人的リソースが別途必要になるので、向いていないケースもあります。

こういったツールを使用してナレッジをシェアする方法のひとつが、「EvernoteやDropboxに個人・チームの名前で管理しているフォルダを作成し、他のメンバーと共有するファイルをそこに置く」というやり方です。例えば、個人名をつけた共有フォルダにプレゼン資料を格納するとしましょう。この資料はメンバーなら誰でも自由に閲覧できますが、編集はできないようにします。こうすることで、メンバー間で有益な情報を共有できますし、管理したり編集・更新したりする手間や責任は管理者以外に及びません。

ただし、企業や組織によってはセキュリティ上、使用できるツールや情報の管理方法に制限が設けられているケースもあります。ナレッジが自由にシェアされることに利点を感じられる範囲で取り組んでみましょう。

リモートワークは自由度の高い働き方なので、時間管理がとても重要になります。時間管理に対する意識を高く持ち、正しい姿勢で臨めば、出勤しなくても成果を出せる人材になれるでしょう。続いては、リモートワークの課題を解消して生産性を発揮するコツをご紹介します。

集中できる環境を整える

「自宅だと集中できない」という人は意外に多く、在宅勤務中に集中したいならある程度緊張感を持てる環境が欠かせません。まず実践したいのは、洋服を着替えること。人前に出ても良い格好で仕事に臨みましょう。また、散らかっている荷物や干してある洗濯物なども集中力を下げる要因のひとつです。部屋からできるだけ生活感を排除すると、仕事モードのスイッチが入りやすくなります。

適度に休憩し、適度に体を動かす

人が集中力を持続できるのは90分が限界で、一般的な大人の場合は平均50分程度とも言われています。そのため、1時間程度につき1回は休憩を取るのが望ましいでしょう。リモートワークでは、出勤していたとき以上に運動不足になりがち。休憩時に「散歩する」「買い出しに行く」「ストレッチする」といった体を動かす機会を作ると、心身ともにリフレッシュしやすくなります。

チャットツールとWEB会議ツールを使い分ける

相手と直接対面ができないリモートワークでは、上司がWEB会議を何回も実施し、チームの様子を詳細に知りたがる――というケースも少なくないようです。しかしこうした行為は常に電話をかけているようなもので非常に効率が悪く、リモートワークのメリットを活かすことができません。

部下や同僚の状況を把握するのに有効なのが、Chatwork やSlackなどのビジネスチャットツールです。チャットなら各自の都合で返信できるので、相手の時間を拘束することもなくなります。例えば、以下のような運用ルールをチーム内で整えておけば、効率的なコミュニケーションがしやすくなるでしょう

これまで通り正式な連絡はメールで行い、詳細はチャットでフォローし、ニュアンスの伝達が必要な部分だけはWEB会議を使う――。コミュニケーション面の課題が指摘されがちなリモートワークでは特に、こうしたメリハリが大切です。

会社に通わず好きな場所や環境で仕事ができるリモートワークは、自分の時間を有効に使える働き方です。しかし時間をうまく管理できなければ、ただの「生産性の低い人材」になってしまいかねません。メリットとデメリットを併せ持つリモートワークを成功させるためには、自分に合った取り組み方を見つけ、パフォーマンスを最大化させる必要があります。

自由度の高い働き方であるリモートワークは、「自立（指導を受けずに業務を行うこと）」と「自律（自身で立てた規範に従って行動すること）」が求められる働き方です。「会社から求められた役割に応えること」をあらためて意識しながら、自分に合った生産的な時間の使い方を実践しましょう。

文：C-NAPS編集部