職務経歴書の枚数は何枚まで？経歴が多い場合と少ない場合に調整するコツも紹介

職務経歴書のフォーマットに決まりはありませんが、枚数はA4サイズで2枚に収めるのが適切だとされています。その理由は次のとおりです。

3枚以上は採用担当者に負担がかかる

職務経歴書が3枚以上にわたると、採用担当者の負担が大きくなります。とくに応募者数の多い求人や、人事部門が一括して書類選考を担当している企業では、すべてに目を通してもらえない可能性もあるでしょう。そのため、職務経歴書の内容が長くなってしまう場合には、要点をコンパクトにまとめる工夫が必要です。

1枚だと「意欲が不十分」とみなされるリスクも

職務経歴書が1枚のみだと、他の応募者よりボリュームが少なくなってしまいます。そのため、採用担当者から「応募意欲が低い」と感じられてしまうリスクが考えられます。ただし、新卒や第二新卒などで社会人経験が浅い場合は、無理に引き伸ばすのではなく1枚に収める判断も必要です。１枚に収める場合は、その分記載内容を充実させましょう。

応募書類は手書きではなくPCを使って作成するのが一般的で、職務経歴書はWordを活用するケースが多くなっています。ここでは、Wordで作成する場合を想定して、職務経歴書を2枚に収めるポイントを紹介します。

余白や行間のバランスを取る

書きはじめる前に、Wordのレイアウトタブから余白やインデント、行間などの設定を調整しましょう。職務経歴書のレイアウトは、ゆとりをもたせることが大切です。余白や行間が狭いと、職務経歴書全体が圧迫感のある見た目になってしまいます。また、フォントも文書内で統一するのを忘れないようにしてください。

見出しや箇条書きでメリハリをつける

とくにアピールしたい箇所を採用担当者に着目してもらうためには、文章の表現だけでなく、見た目での工夫も重要です。たとえば、職務要約や自己PRといった200〜300字以上にわたる文章を記載する項目も、1つの段落として入力するのではなく、目立たせたい部分に箇条書きを取り入れることでメリハリがつきます。また、自己PRでアピールポイントが複数ある場合は、観点ごとにタイトルをつけることで見やすくなるでしょう。

項目の途中で改ページしないようにする

2ページにわたる職務経歴書では、項目の途中でページが変わってしまうことがあります。そのままにしていると読みにくくなるため、極力避けてください。早めに改行するなどして、バランスの取れたレイアウトになるよう調整するといいでしょう。

企業ごとにアピール内容を調整する

経歴のどのような要素がアピールポイントになるかは、企業によって変わってきます。そのため、職務経歴書は基本的に応募先ごとに書き換えてください。企業が求める人物像を把握して、それにあわせて調整することで、採用担当者から魅力的だと思ってもらいやすくなるでしょう。

コアとなる経歴を伝える

すべての経歴を同じボリュームで書くと、現時点での実力を把握しにくくなってしまいます。とくに複数の部署や企業を経験している場合は、その傾向が顕著になるため要注意です。同じ職種や業界でずっと働いてきたのであれば直近の実績や、難易度の高いプロジェクトを目立たせることで、スキルをアピールできます。一方で異業種への転職であれば、応募先と関連性の高い要素をピックアップして大きく扱うことで、コアとなる経歴が伝わりやすくなるでしょう。

職務経歴書で必須とされる項目は、次の4つです。

それぞれの概要を文例とともに紹介します。

職務要約

職務要約とは、職務経歴書全体を要約した文で、職務概要と言われることもあります。職務要約の文字数目安は200～300字程度で、目立たせたい箇所に箇条書きを取り入れるのがポイントです。

職務経歴

職務経歴を表にまとめたものです。履歴書の職歴をさらに具体化させたイメージで、定量的な実績や、担当業務を端的に記載します。

職務経歴の構成は「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3種類のうちいずれかを選ぶのが一般的です。「編年体式」と「逆編年体式」は経歴を時系列で並べたもの、「キャリア式」は職種や分野、プロジェクトごとに経歴を整理したものです。もっともベーシックなのは「編年体式」で、古いものから順に並べていくため成長過程をアピールできます。

＜記入例（編年体式）＞

■職務経歴
20XX年4月〜現在　〇〇〇〇株式会社

期間	業務内容
20XX年4月〜 現在	SaaSのインサイドセールス 【営業スタイル】新規開拓（7割）、既存クライアントのフォロー営業（3割） 【製品】〇〇〇〇 【売上】20XX年　約XXXX万円（目標達成度XXX％）

保有資格・免許

資格や免許をまとめて記載する項目です。履歴書に記載した資格・免許は基本的にすべて含めたうえで、履歴書に書ききれなかったものも入れても構いません。PCスキルのように資格や免許で表せないものは、「活かせる経験・スキル」の項目を設けて記載するケースが多くなっています。

自己PR

応募先企業に適したアピールポイントを、文章でまとめたものが自己PRです。全体で400〜800字が目安ですが、アピールポイント1つあたり200〜300字程度まとめることで読みやすくなるでしょう。

職務経歴書の枚数が2ページに達しない場合は、次の2つの方法を取り入れてみてください。

経歴の棚卸をする

「職務経歴書に書けることがない」と感じている場合、経歴の棚卸が不十分な可能性があります。華々しい実績や成果だけでなく、日常的に取り組んできた工夫や、失敗を乗り越えた経験など、これまでの仕事を振り返りながらスキルや仕事の取り組み方を書き出していってください。その中から応募先と相性のいいものをピックアップしてまとめることで、十分なボリュームを確保できるでしょう。

具体的なエピソードを交える

アピール内容に説得力をもたせるために、定量的な数字を実績として取り入れる方法が一般的です。書くことが少ない場合は、具体的なエピソードのように定性的な要素もくわえることで、無理なくボリュームを確保しやすくなります。ただし、関連性の低い内容を書くとかえってマイナスな印象につながってしまいます。軸をしっかりと据えて、あくまで論理的に記載することが大切です。

職務経歴書が3ページ以上にわたってしまう場合は、内容を整理するために次の2つの方法を試してみてください。

応募先で活かせる経験・スキルをピックアップする

職歴が複数あったり、アピールポイントが多かったりする場合には、とくに応募先での仕事に直結する要素を強調してアピールするといいでしょう。職務経歴や資格、自己PRなど職務経歴書全体を通して、共通するアピールポイントを訴求できるようまとめるのがポイントです。

職務経歴の構成はキャリア式を採用する

これまで転勤や異動が多かった場合、職務経歴の構成は経験・スキルごとにまとめる「キャリア式」を採用するのがおすすめです。キャリア式はどのような実務経験を積んできたのか一目でわかるうえ、とくに応募先で活かせる実績やスキルをまとめてアピールしやすくなります。

キャリアテンプレート（Word）

職務経歴書の枚数についての疑問をまとめて回答します。

郵送や手渡しの場合、職務経歴書はどう印刷したらいい？

職務経歴書を紙の状態で渡す場合、A3用紙に見開きで印刷しましょう。真ん中で山折りにすることで、A4サイズになります。印刷後は履歴書など他の書類とまとめてクリアファイルに入れたうえで、白い封筒に入れて郵送または手渡しするのが一般的なマナーです。

どうしても職務経歴書が2枚に収まらない場合は？

社会人経験が長くなるほど、職務経歴書を2枚に収めるのが大変になってきます。そのため、30〜40代で転職する際は、3〜4枚程度までなら許容範囲だとされています。ただし職務経歴書を3〜4枚でまとめる場合には、採用担当者に負担がかからないよう、メリハリをつけて読みやすい構成にすることが大切です。

職務経歴書は2枚に収まるようまとめるのが、適切だとされています。ただし、年齢によっては職歴が少なかったり多かったりするため、調整するための工夫が必要です。自己PRを具体化したり、応募先にあわせて力を入れるポイントを絞ったりすることで、2枚で過不足ない職務経歴書を作成できるでしょう。異動や転職回数が多い方や、参加したプロジェクトが多い方など2枚以内に収めるのが難しい場合は、読みやすいよう工夫しながら3〜4枚程度で作成しても構いません。自己アピールするために十分な要素を含められるよう、職務経歴書を作成していきましょう。

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