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応募書類は内容だけじゃない!採用担当がチェックする意外なポイント

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応募書類は、転職活動で自分をアピールする上で欠かせないツールです。履歴書や職務経歴書の記載内容はもちろん重要ですが、それ以外にもチェックされているポイントはたくさんあります。「応募書類には自信があったのに、なぜか書類審査を通過しない」という経験がある人は、記載内容以外の部分で印象を悪くしている可能性があります。この記事では、応募書類の作成から送付までの間に気を付けるべきポイントなどをご紹介します。

<目次>

  • 1. 応募書類の書き方のポイント
  • 2. 応募書類にカバーレターは必須
  • 3. 応募書類を入れる封筒のマナー
  • 4. 応募書類の郵送方法
  • 5. イメージアップにつながる応募書類を目指そう

応募書類の書き方のポイント

履歴書や職務経歴書は、採用担当者が目を通したときに、初見で良い印象をもってもらえるものを作ることが大切です。具体的には次の4つのポイントを意識しましょう。

●手書きは今も好印象

近年のビジネス文書はPCで作成されるのが一般的ですが、特に指定がない限り、履歴書などの応募書類は手書きがおすすめです。手書き作成は時間と手間がかかりますが、その分、真剣さや人柄が伝わり、採用担当者に好印象を与えられる可能性があります。
ただし、外資系企業やベンチャー企業、IT企業などの場合は、PCで作成したほうが良いでしょう。手書きで作成した書類を送付すると、PCスキルに問題があるのではないかと思われ、不利になる場合があります。
応募先企業によって、手書きかPCか作成方法を使い分けましょう。

●修正は避ける

手書きで履歴書を作成中に文字を間違えた場合、修正液や修正テープの使用は避けましょう。修正の跡が残った書類は見た目が悪くなるだけでなく、応募先企業への誠意が欠けているように受け取られる恐れがあります。
また、第三者による改ざんの可能性も疑われてしまうため、応募書類としては不適切です。手間はかかりますが、必ず書類を書き直しましょう。

●年号を統一する

応募書類に書く年号は、和暦か西暦かを統一して表記しましょう。和暦と西暦が混ざると経歴の流れや関連性がわかりにくくなり、採用担当者にとって見づらい書類になってしまいます。書類の清書前に、年号の表記が統一されているかどうかを必ず確認しましょう。

●職務経歴書は見やすさ重視

職務経歴書のレイアウトは、特に指定がない限り自由です。採用担当者に「見てもらう」ことを意識して、記載事項がわかりやすくなるように見せ方を工夫しましょう。見づらいレイアウトや、だらだらと羅列された職務経歴・資格などの情報は、応募書類の評価を下げる原因となります。簡潔にわかりやすくまとまっているか、読む人の視点を意識し、客観的に見直しましょう。

応募書類にカバーレターは必須

書類を郵送するときに、履歴書だけを封筒に入れて応募先企業に送るのは避けましょう。書類には「カバーレター」を添えるのがビジネスマナーです。

●カバーレターとは?

カバーレターとは添え状(送付状)のことで、書類を郵送、またはファックスで送信するときに一緒に送るビジネス文書を指します。書類の送付者や宛先などの概要とともに、簡単なあいさつ文などを記入したものです。募集要項に記載されている必要な応募書類が「履歴書・職務経歴書」のみでも、カバーレターを同封するのが一般的と言われています。ただし、応募書類を直接面接官に手渡す場合は封書の中身がわかるため、カバーレターを添える必要はありません。

●カバーレターの内容

<日付>
投函予定日を文書の右上に記入します。

<宛名>
日付より下の左側に、「応募先企業名」「部署名」「担当者名」を書きます。

<差出人>
差出人(自分)の情報は、宛名よりも下の右側に「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。

<カバーレターのタイトル>
文書の中央に、カバーレターのタイトルを書きます。タイトルは「応募書類の送付について」など、同封された資料と送付の目的を簡潔に示しましょう。

<本文>
カバーレターでは、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を用いるのが一般的です。「拝啓」の後には、時候のあいさつや、「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」などのビジネスの定型文を入れます。
あいさつ文に続けて、書類を送付する旨を書きます。

<記書き>
「敬具」まで本文を書き終えたら、記書きを記載します。記書きとは、その文書で伝えたいことを箇条書きにしたものです。応募書類の場合は中央に「記」と書き、その下に箇条書きで送付書類の内容と枚数を書きます。
最後に右下に「以上」と記載すれば、カバーレターの完成です。

応募書類を入れる封筒のマナー

応募書類の内容に慎重になるあまり、封筒に関するマナーは意外と見落とされがちです。封筒の選び方から書類の入れ方、宛名の書き方、封の仕方まで、気を付けたいポイントをご紹介します。

●履歴書は折りたたまずに入るサイズを選ぶ

郵送に使う封筒は、履歴書を折りたたまずに入れられるサイズを選びましょう。一般的によく使われるのは、A4サイズの封筒です。折りたたまれた跡があると、どんなに文面が美しく書かれていても、折り目によって読みづらくなります。採用担当者がストレスを感じないで応募書類を読めるように、封筒のサイズにも気を使いましょう。

●クリアファイルに入れる

書類はクリアファイルにまとめて入れてから、送付用の封筒に入れましょう。郵送の際に、風雨などで封書が濡れたり汚れたりする可能性があるためです。「重要書類を大切に扱う」というビジネスマナーを心得ているアピールにもつながります。
また、書類をホチキスでまとめるのは避けましょう。面接の際に採用担当者は履歴書などをコピーすることがあり、書類がホチキスでまとめられていると、ホチキスの針を抜く手間が増えるためです。

●封筒は糊で封をする

封筒を閉じるときは、セロハンテープではなくのりで封をしましょう。セロハンテープは見た目の印象が良くないだけでなく、配達途中ではがれて封が開いてしまう恐れがあります。のりで封をしたら、密封マーク「〆」を書きます。

●封筒の書き方

封筒の表面には送り先を記入します。縦書きで、応募先企業の住所・企業名・担当者名を丁寧に書きましょう。住所は省略せずに都道府県から記載し、企業名も正式名称で記載します。「(株)」「(有)」などと省略せずに、「株式会社」「有限会社」としましょう。採用担当者の氏名がわかっている場合は担当者宛てにし、わからない場合は「採用ご担当者様」とします。
また、封筒表面の左下には、赤字で「応募書類在中」と書いて四角い枠で囲みます。これは重要書類が同封されていることを示す注意書きで、採用担当者が受け取ったときに中身が応募書類と判別できるようにするためです。
封筒の裏面には、左下に自分の氏名と住所を書きます。

応募書類の郵送方法

応募書類は郵便局の窓口から郵送しましょう。A4サイズの封筒で書類を送る場合は、定形外郵便物の扱いです。

郵送にかかる料金を自分で計算し、切手を貼ってポストに投函しても良いですが、料金不足が発生する可能性があります。
料金不足の郵便物は返送されるか、宛先となっている受け取り手が不足料金を支払います。そのため、郵便物が返送されて提出期限に間に合わなかったり、応募先企業に不足分の料金を支払わせてしまったりする恐れが生じます。企業によっては料金不足の郵便物の受け取りを拒否する場合もあります。手間はかかりますが、郵便局から郵送したほうが確実です。

応募書類の郵送方法は、通常郵便と速達のどちらでも問題ありません。書類の提出期限まで日数があまりない場合は、速達のほうが安心です。
ただし、メール便の利用は避けましょう。メール便での信書の郵送は、禁止されています。
履歴書は一般信書にあたるため、信書の取り扱いができないメール便で履歴書を送付すると、郵便法違反となります。

イメージアップにつながる応募書類を目指そう

応募書類の見た目や内容は、応募者自身のイメージにつながります。記入時・送付時の注意点は、いずれも受け取る側の採用担当者に迷惑をかけないよう、心がけるべきマナーです。つまり、応募書類の提出は、自身が最低限のマナーを身に付けたビジネスパーソンであることをアピールするチャンスだとも言えます。細かい部分まで気を抜かず丁寧に、要所を確認しながら作成して、採用担当者に好印象をもってもらえるような応募書類を目指しましょう。