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見本で解説 転職者向け履歴書の書き方、送り方ガイド

転職活動で必要になる履歴書。書いてある内容や、どのように送られてくるのかで、その人の第一印象が決まってしまいます。いろいろな企業に応募してみるものの、書類選考が通過できずに、なかなか面接までいけない…。そのような人は、自身の経歴ではなく、もしかすると履歴書に問題があるのかもしれません。今回は、採用担当者の目に留まる正しい履歴書の書き方、送り方をお伝えします。

履歴書は手書き? それともPC(パソコン)?

履歴書を作成するときに、最初に迷うのは「手書き」と「PC」のどちらで作成するのか。

結論からいうと、応募企業から指定のない限りはどちらでも構いません。
採用担当者の多くは、「手書き」と「PC」で評価に差をつけることはありません。

それよりも大切なのは、必要な項目が抜け漏れなく、見やすく書かれていることなのです。
では、必要な項目とは何か、気を付けたいポイントを確認していきましょう。

見本でチェック! 履歴書のフォーマット

まずは履歴書のサンプルを見てみましょう。ネット上でダウンロードできる、あるいは市販されているフォーマットはだいたい、どれも同じような形式になっています。履歴書で必要な項目は、以下の7点です。

  • 1写真
  • 2プロフィール
  • 3学歴
  • 4職歴
  • 5免許・資格
  • 6志望動機や自己PR
  • 7本人希望記入欄

来歴など事実に基づいて記載する内容がほとんどですが、どこに転職の「成功」と「失敗」の分かれ道があるのでしょうか? 採用担当者の目に留まる履歴書には、どのようなポイントがあるのかを解説していきます。

項目別 履歴書の書き方ポイント

  • 1履歴書の写真がイメージを決める! 写真のサイズは? 大事な5つのポイント

    履歴書の写真は、あなたの第一印象を左右する大切な要素です。
    あなたに会ったことがない採用担当者は、履歴書の写真からあなたのイメージつかみます。

    履歴書に貼る写真のサイズは、タテ40mm×ヨコ30mmが一般的です。市販の履歴書であれば、写真の添付箇所にサイズの記載があるものもあります。

    スピード写真などで撮影するときは、履歴書用のものを選びます。手元にパスポート用、運転免許証用の写真があるからといって、そのまま使用すると、パスポート用サイズでは大きくはみ出し、運転免許証用サイズは、履歴書用よりも小さく写真添付箇所の枠とは合いません。パスポート用写真を履歴書用サイズにカットして、サイズ感を合わせることはできますが、顔ばかりが大きく目立つ写真となってしまいます。ここは、履歴書用の写真をしっかりと用意しましょう。

    写真のサイズだけでなく、少しでも好印象を持ってもらえるようにするためにはどうすればよいでしょうか?印象に差がつく、撮影にあたっての5つのポイントをチェックしましょう。

    1.服装

    転職活動の場合、男女ともにスーツを着て撮影します。明るい色のスーツよりも、黒や紺などの濃い色のスーツのほうが、全体に引き締まって見えます。
    Yシャツやインナーは白やパステルカラーなどの明るい色を選ぶと、顔の写りが良くなり、明るく華やかな印象になります。スーツにシワや汚れが無いかしっかりと、事前に確認することも忘れないようにしましょう。

    2.姿勢

    猫背にならないように注意して、背筋をまっすぐ伸ばしてください。胸を張った姿勢で両肩の高さも均等になるようにしましょう。顔が前に出すぎたり、あごを上げすぎたり下げすぎたりしていないかもチェックが必要です。

    3.表情

    「笑いすぎ」と「無表情」は両方ともNGです。口は閉じますが、固い印象を避けるために口角を少し上げましょう。軽く微笑んでいるぐらいの表情が良いです。

    4.髪型

    髪が顔にかかっていると暗い印象になりますので注意が必要です。顔の表情がはっきりと見えるように、女性の場合は結ぶか耳にかけるなど工夫をしましょう。男性の場合は寝癖に注意。ワックスなどを使用して清潔感が出るように軽くまとめましょう。

    5.メイク

    好印象を与えるのは「ナチュラルメイク」。メイクが濃すぎたり、逆に薄すぎたりするのも良くありません。明るく、清潔感のあるメイクを心がけます。女性に限らず男性も、肌荒れなどが目立つ場合にはファンデーションやパウダーなどを軽く使ってみましょう。撮影直前には、顔のテカリがないかの確認も。ハンカチやあぶらとり紙を用意しておきましょう。
    こちらも参照:「転職活動で必要な証明写真の撮り方。好印象を与えるポイントは?

  • 2プロフィールは西暦? 和暦? 略さないで書く

    プロフィールの西暦・和暦どちらで記載するのかについては、特に決まりはありません。しかし、どちらかに決めたら、履歴書全体の表記や職務経歴書も合わせるようにしてください。和暦の場合は、「昭和」「平成」「令和」としっかり書き、「H27」のようにアルファベットで省略しないようにしましょう。

  • 3学歴はどこから書く?

    学歴は、最終学歴の一つ前から書くのが基本です。最終学歴が大卒なら、高校から書きましょう。ただし中途採用の場合は、学歴は採用の重要なポイントにはならないことが多いです。これまでの職歴や、どのような能力があるかが大切になります。
    こちらも参照:「転職に学歴は関係ある?中途採用で企業が重視することとは?

  • 4職務履歴が多すぎて書ききれないときは?

    履歴書の職歴欄には基本的には経験した勤務先(職歴)は全て書きます。アルバイトも立派な職歴なので、転職希望先に活かせるような経験であれば、必ず履歴書に入れましょう。

    職歴が多く、書ききれない場合は、転職先に関係のない分野のアルバイトや、短期間のものなどは省いてしまって構いませんが、職務経歴書には記入しておきしょう。記載する職歴の勤続年数は採用担当者が確認するポイントのひとつですのできちんと記入します。

  • 5資格・免許は業務に関係あるものに絞る

    これまでさまざまな資格を取ってきた人も多いでしょう。履歴書の資格・免許欄に書くものは、業務に関係のあるものを選んで書きます。

    また、履歴書を記入する前に募集要項もしっかりチェックしておきましょう。例えば募集要項には「TOEIC800点以上」と書かれているのに、現在750点しかないとしたら、「TOIEC750点」と記入した上で、備考欄に「800点以上を目指して勉強中」と書いてアピールするのもひとつです。
    こちらも参照:「転職を有利に進める資格とは?おすすめの資格はこれ!

  • 6志望動機はわかりやすく。趣味・特技は「ない」と書かずに探す

    履歴書の志望動機は特に大切なポイントです。これまで培ってきた経験が、応募先の仕事にどのように貢献できるかをまとめましょう。

    その際に、注意するのは転職理由。人間関係や業績の悪化などのネガティブ要因ではなく、さらなるスキルの向上や企業への興味関心などポジティブな理由をあげましょう。
    こちらも参照:「転職面接での退職理由の伝え方|面接官が納得するポイントとは

    「趣味と特技」は、人柄を表します。企業は趣味や特技から感じられる人柄を参考に自社の雰囲気に合う人材かどうかを判断します。趣味や特技は特にない人もいるかもしれませんが、そのような場合は、応募先の職種に共通点がありそうなものが何かないか探してみましょう。
    こちらも参照:「面接で特技を聞かれたときの答え方!転職に役立つ特技アピールの例

  • 7本人希望記入欄には何を書く?

    「本人希望記入欄」には、特に何もなければ「貴社の規定に従います」と書きます。勤務条件や給与などについての希望は、絶対に伝えておかなくてはならないことでしたら書いておいても構いませんが、基本的には面接で相談・交渉するようにします。

    最初から履歴書に書いてしまうと、採用担当者が「募集要項に合わない」と判断してしまい、書類選考で落とされてしまうこともあります。

    現在就業中で連絡が取れる時間帯が限られている場合などは、連絡が取れる時間をこの欄に書きましょう

転職で重視されるのは履歴書よりも、職務経歴書?

応募書類は、履歴書と一緒に必ず職務経歴書も提出します。同じようにも思える2つの書類ですが、それぞれの役割が異なります。履歴書と職務経歴書の違いと、職務経歴書を記入するときのポイントをお伝えします。

  • 履歴書と職務経歴書の役割の違いは?

    履歴書は、自分の経歴を一目で採用担当者に伝えるための書類です。それに対し、職務経歴書は履歴書の「職歴欄」の内容を深掘りしてより詳細に記入する書類になります。

    つまり、これまで自分が経験してきた職種とその内容、成果や実績、業務で得た技能を企業にアピールすることができるのです。採用担当者は、職務経歴書を見て「採用するメリットはあるのかどうか」を判断します。
    こちらも参照:「もう悩まない! 職務経歴書の自己PRの書き方

  • 履歴書と職務経歴書のデータに齟齬がないように注意

    職務経歴書に書く内容は、履歴書と重複する箇所があります。例えば入社日や退職日、会社名などです。履歴書の内容と齟齬がないようしっかり確認してください。

    自己PRを書く場合は、履歴書と全く同じ内容ではなく、履歴書の内容をより詳しく、簡潔に記入するようにします。特に職務経歴が少ない場合は、採用担当者の目に留まるような自己PRの内容にして、しっかり自分をアピールしましょう。
    職務経歴書の書き方、フォーマットダウンロードはこちらを参照:「職務経歴書の書き方見本&フォーマットテンプレートダウンロード

郵送、メール、それとも手渡し? 履歴書の送り方・渡し方のポイント

履歴書・職務経歴書を作成したら次は、「どのように採用担当者に渡すのか」。ここでは「郵送」「メール」「手渡し」する場合のポイントを説明します。

  • 郵送の3大ポイント 「送付状」「折り方」「封筒」

    1.送付状

    履歴書・職務経歴書を郵送する場合は、送付状を必ず同封します。送付日、宛先、自分の連絡先、挨拶、同封書類の枚数などを簡潔に書きます。

    2.折り方

    履歴書・職務経歴書は、基本的には三つ折りにはしないでください。市販されている履歴書の場合は半分に折り、送付状→履歴書→職務経歴書の順番にクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

    3.封筒

    市販されている履歴書の多くはA3サイズで、半分に折るとA4サイズになります。A4サイズが余裕を持って入れられる封筒は「角形2号」。封筒の色は、できれば白いものにしましょう。

  • メールの3大ポイント 「パスワード」「ファイル名」「文面」

    1.パスワード

    履歴書・職務経歴書をメールで送る際には、応募書類にパスワードをかけて送りましょう。パスワードをかけないと、「セキュリティー管理能力が低い」という印象を持たれかねません。一通目のメールに応募書類を添付し、二通目のメールでパスワードを送ります。

    2.ファイル名

    応募書類のファイル名は、採用担当者から見てわかりやすいものにします。「日付_履歴書_氏名」で書くのがオススメです。
    例)20200801_履歴書_氏名

    3.文面

    メールの文面は「採用担当者の社名と名前」「自分の名前」「要件」「署名」を完結に入れます。
    件名も忘れずに入れましょう。件名は、「応募書類ご送付の件 氏名」として、採用担当者が一目でわかるようにします。

    例文:

    〇〇株式会社
    採用ご担当者様

    はじめまして。〇〇(氏名)と申します。
    〇〇で求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきます。
    応募書類を添付させていただいますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
    添付ファイルにはパスワードを設定しておりますため、別メールにてパスワードをお送りいたします。

    ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    署名(氏名、住所、電話番号、メールアドレス)

  • 手渡しの3大ポイント 「A4クリアファイル」「封筒」「渡す向き」

    1.A4クリアファイル

    応募書類は、折れたり汚れたりしないように、必ずA4のクリアファイルに入れて持参しましょう。クリアファイルは絵柄があるものや使い古したものを避け、無色透明のきれいなものを用意してください。

    2.封筒

    手渡しの場合、封筒は不要かと思うかもしれませんが、クリアファイルに入れた上で封筒にも入れておきましょう。宛名を書く必要はありませんが、表面の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」、裏面の左下に自分の住所と名前を書くようにします。

    3.渡す向き

    手渡しをするときは、採用担当者から見て書類の向きが正面になるように渡します。なお、状況にもよりますが、面接時に面接官に直接渡す場合は、封筒から出してクリアファイルの状態で渡します。受付などで手渡す場合には、封筒のまま渡しましょう。

スマホ・PCでも作成してみよう! テンプレートを賢く使う

履歴書の書き方や送付の仕方をご説明してきました。

履歴書・職務経歴書は一つ一つの項目がとても重要であること、書き方ひとつ、渡し方ひとつで採用担当者への第一印象を良くも悪くもしてしまいます。ぜひ一度、自分の履歴書・職務経歴書を見直してみてください。

手書きの履歴書を使う人も少なくありませんが、スマホやPCで簡単に作成できるテンプレートを使うのも一つの方法です。在職中で忙しくても転職活動を円滑に進めることができるのでオススメです。

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男性
総合系業界・ITコンサルタント
35歳・男性

面接後にすぐの電話サポートであったり、SMS併用のメール送信案内などのサポートで大変助かった。
特に面接後の電話では、心境なども注意深くヒアリングいただき、それに基づいた提案や情報提供もいただけたので、転職活動中非常に心強い存在だった。