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マイナンバーが始まると、会社に副業や転職歴が筒抜けになっちゃうの?

国民全員に順次番号が通知されるマイナンバー。10月になれば、みなさんのお手元にも12桁の通知カードが届きはじめるだろう。正式な運用開始は来年1月だが、そもそも個人として、または企業として、どのような準備をしておけばいいのか? いまだ国民の理解は十分ではないようだ。

 

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そもそもマイナンバーとは何か。ごく基本的なところから、濱田京子社労士事務所の代表・濱田京子さんにお話を伺った。

 

「マイナンバー(社会保障・税番号制度)は、すべての国民が12桁の個人番号を持つ制度です。社会保障と税と災害対策の3つの分野にのみ使用され、手続きにかかる役所・個人の時間と労力を共に軽減すること、また不正に納税を免れたり給付を受けたりするのを防止するというメリットがあります」

 

役所の手続きは面倒で、忙しいとなかなか足が向かないもの。それが簡単になるならうれしいことだが……どうしてマイナンバーは、このような騒動になってしまったのか。

 

 「マイナンバーの取り扱いに不安があるためでしょう。マイナンバー制度は番号法で定められていますが、番号法では、マイナンバー(=特定個人情報)の厳重な取り扱いが必要と規定されています。たとえば、氏名・性別・生年月日のような個人情報は本人の同意があれば企業側が預かることができますが、マイナンバーは本人の同意があっても特定の利用目的でしか預かることができません。番号法に違反すると罰則もあります。要するに、マイナンバーの管理体制づくりや運用など、企業ならびに担当者は今までになかった負担がかかるのです」

 

そもそも、番号法は個人情報保護法よりも罰則の種類が多く、厳しい。たとえば、企業の総務や人事担当者が社員のマイナンバーが含まれた個人情報ファイルを正当な理由なく提供した場合は、4年以下の懲役または200万円以下の罰金という重い罰則が定められている。

 

「企業の総務や人事担当者は、給与所得の源泉徴収票や雇用保険の被保険者資格取得届などに該当者のマイナンバーを記載し、役所に提出しなければいけません。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、個人事業主への支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります」

 

ここで気になるのは、具体的に企業はマイナンバーをどう管理するか、という点。正式運用のスタートが迫る今、企業やマイナンバーを管理する立場にある担当者は、どんな準備をすべきなのだろうか。

 

 「まずは会社の中で管理体制を構築しましょう。担当者を決定し、社員に運用ルールを明示してから運用を開始することが大切です。マイナンバーが記載された書類を保管する際には、必ずカギのかかる棚や引き出しを利用し、マイナンバーを扱う人を決め、管理者も決めましょう。また、利用履歴を記録する必要もあります。社員が退職した場合等、書類の保管期間を把握し、その後は確実に破棄することも必要です。一番怖いのが、運用開始が差し迫っているのを理由に、とりあえず社員のマイナンバーを収集してしまうケース。来年1月から運用が開始されますが、まず必要となるのは入社する人と退職する人のマイナンバーだけで、全員のものがすぐに必要というわけではありません。準備が十分でないまま、全社員のマイナンバーを取り扱うことがないようにしましょう」

 

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 写真提供・ぱくたそ(https://www.pakutaso.com/

 

一方、マイナンバーを管理される側の社員は、会社に自らの個人情報を一元化される立場になる。ということは、たとえば会社に内緒でこっそり行っていた副業や転職の履歴などが、過去にさかのぼって筒抜けになってしまうのだろうか?

 

「いえいえ、マイナンバーはあくまで行政機関や地方公共団体の中で共通の番号が設定され、連携できるというだけです。個人情報が企業に開示されるわけでも、そもそも開示請求できるわけでもありません。番号が割り当てられた個人は、来年年1月からマイナンバーを含む自分の個人情報のやりとりの記録をポータルサイトで確認できるようになる予定です」

 

つまり、国民一人ひとりに番号が割り当てられるとはいえ、企業が個人情報を閲覧できる権限を持つわけではないということだ。ホッとした読者もいるかもしれないが、「ただし、労働契約は雇用者と被雇用者の信頼関係で成り立つもの。副業や転職については、会社にきちんと相談しておきましょう」と、濱田さん。

 

マイナンバーの導入を控え、まず私たちがやらなければいけないのは簡易書留で送付されてくる通知カードを確実に受け取ることだ。忙しいビジネスマンはなかなか家に帰れないこともあるかもしれないが、まずは時間指定でしっかりゲットしよう!

 

(朽木誠一郎/ノオト)

 

<取材協力>

▼濱田京子社労士事務所

http://www.k-hamada.com/