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「秘書」ってやっぱり女性が多いの?  仕事内容や資格について現役秘書に聞いてみた

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「秘書」という職業名を聞いたことがない、という人はほとんどいないはずだ。しかし、秘書が実際にどんな仕事をしているのかは、あまり知られていないのではないだろうか。

 

筆者自身にはもちろん秘書はいないし、うちの社長にも秘書はいないし、秘書を連れ回すような偉い人に会ったこともほとんどない。そういえば、秘書ってどうやってなるんだろう? どんな人が秘書に向いているんだろう……。そんな疑問に、現役の秘書が答えてくれた。

 

「そもそも、秘書になりたくてなる人は少数派かもしれません」と話すのは、現役秘書の山本彩音さん。現在は都議会議員の秘書で、以前は4年ほど大手メーカーで役員の秘書をしていたそうだ。

 

「企業に勤務する秘書には、秘書課に所属して秘書業を専門にする場合と、兼務秘書としてその他の業務をしながら秘書業を兼ねる場合があります。どちらにせよ、最初から秘書としての業務を任されるのではなく、人事異動によって秘書になることがほとんどでしょう」

 

たしかに、新卒でいきなり秘書になったという話はあまり聞かない。では、異動はどのようなきっかけでおこなわれるのか。自薦? それとも他薦?

 

「異動は主に、秘書のポストに欠員が出た際、上司の勧めで秘書課への異動を打診されたり、担当する役員などの指名がきっかけになったりします。後者は“○○さんを自分の秘書にしたい”という要望ですね。逆に言えば、秘書は担当する上司を選べません。自ら秘書になりたいという人はそう多くはなく、結果的に秘書になるパターンが一般的です。ただし、もちろん、異動自体を断ることはできます」

 

指名とは意外だが、ここで秘書の「女性」「才色兼備」というイメージの理由に思い当たる。ひょっとして男性上司は、そういう人を秘書に選びがちなのでは……?

 

「実際に、秘書にはキレイな女性も多いです。上司側にも、そのような傾向があるかもしれませんね。しかし、企業によっては男女問わず経験豊富なベテラン社員が秘書になることもあります。また、男性役員から『年齢も性別も違う人の意見を聞きたい』というニーズがあり、若い女性を秘書につけることもあります」

 

ちなみに、山本さんの現在の仕事である「議員秘書」は一般の秘書業とは異なり、政治家志望者の登竜門という要素が強いため、男性が多いそうだ。

 

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では、秘書とは一体どんな仕事をしているのか。山本さんによれば、その業務は担当する上司によってさまざまだが、共通するのは「スケジュール管理と資料作成、メールや電話の対応、出張の手配など、フォローやサポート全般」とのこと。

 

「ですので、何でも“自分が自分が”という意識が強いタイプは、秘書の仕事にはあまり適していないでしょう。また、事務作業が苦手ではなく、よく気がつくことも必要です。表向きは黒子に徹しながら、自分の働きによって上司にしかできない業務を効率化する。そこにやりがいを見出し、モチベーションを持てる人におすすめです」

 

上司の動きに合わせるため、勤務スケジュールも時と場合で千差万別。夜は高級レストランで上司の会食に付きそうなんてこともあるそうだ。大変うらやましいが「上司の影響力を自分の影響力のように勘違いしてしまうこともあるので、注意が必要です」と、山本さんから冷静な一言も。

 

秘書に必要な資質がわかってきたところで、最後にもう1つ、疑問をぶつけてみた。たまに耳にする“秘書検定”の資格って、やっぱりみなさん持っているものなんですか?

 

「私は持っていますが、持っていないとダメというわけではありません。しかし、秘書検定の勉強では、職務知識や一般知識、マナー、接遇、ビジネススキルなどを一とおり学ぶことになります。それらは実際に仕事をする上で、とても役に立っているので、異動などで秘書になったら取得を検討してもいいと思います」

 

そんな山本さん、取材をした印象はまさしく“しっかり者”だが、「プライベートではちょっと適当なところもありますよ」と笑う。フォローやサポートでチームの生産性を高めたい人は、秘書を目指してみるのもいいかも知れない。秘書の公募も一部求人にはあるようなので、チェックしてみよう。

 

(朽木誠一郎/ノオト)

  

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