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これであなたも断然仕切り上手に ダメな会議を「ファシる」9つの法則

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皆さんは、突然上司から「今日の会議を仕切ってくれ」と言われたら、どんな反応をするでしょうか? 「急に言われても……」とか「そんなの無理!」と思ってドキドキするかもしれません。


今回は、いきなり上司から頼まれても、余裕を持って「私に任せてください!」と言えるようになるための、会議を「ファシる(ファシリテーションする)」9つの法則についてお伝えします。

ファシリテーションは万能のスキル

こんにちは。コクヨという会社でワークスタイルコンサルタントをしている下地寛也(しもじ・かんや)と申します。私は社外の方に向けて、さまざまなビジネススキルセミナーの講師をしていますが、中でも「会議ファシリテーションスキル」はとても人気の講座で、『コクヨの3ステップ会議術』という書籍も出版しているほどです。


セミナー講師と同時に会社の経営管理本部で社内の風土改革にも取り組んでいますが、そんなときにも100人近くいる場を「ファシる」スキルが必要になったりします。


私がお伝えしたいのは、会議を「ファシる」スキルは、あらゆるシーンで使える万能のスキルだということです。これを身に付ければ、仕事だけでなく合コンやデートで主導権を握ることができ、趣味の仲間とも良い関係性を築くことができるでしょう。


共通点は相手の力を引き出すこと。相手の気持ちに配慮しながら、楽しく、クリエイティブにメンバーをゴールに導くテクニックが、この「ファシる」技術なんです。

「しーん」「だらだら」「ぎすぎす」ダメな会議は3タイプ

「ファシる」技術は一見「難しそう」と思うかもしれませんが、大丈夫です。まずはうまくいかない会議のパターンを理解して、パターンごとの対処法を覚えれば、落ち着いて「ファシる」ことができるでしょう。何事も課題を理解した上で、打ち手を講じることが大切です。


ダメな会議は大きく分けると3タイプあります。皆さんの職場では、どのタイプのダメ会議が多いでしょうか。


1つ目は、意見が出ない「しーん会議」。「何か意見はないですか?」と聞かれても、誰も何も言いません。お互いに様子見の雰囲気で、仕切っている人だけが必死でアイデアを出しますが、言えば言うほど周りはどんどん黙り込んでしまいます。「しーん会議」を変える法則は3つあります。


◯法則1:意見ではなく質問を考える
◯法則2:意見は顔に書いてあるので、表情から読み解く
◯法則3:自ら、場を和ませるような意見を言ってみる

2つ目のパターンは、時間内に終わらない「だらだら会議」。「この会議は何時に終わるのだろう」と心の中で思っていても、誰もそれについて触れません。たとえ次の予定があったとしても、時間について触れるのはご法度な雰囲気です。「だらだら会議」に効く法則は以下の3つです。


◯法則4:始めに議題を確認する
◯法則5:決まらないときは決め方を先に決める
◯法則6:腕時計をテーブルに置く

3つ目は、空気が重たい「ぎすぎす会議」。部門間の仲が悪い、お互いの考えが違い過ぎるなど、いつも主導権争いやマウンティング合戦で終わってしまうような会議です。自分の考えを押し通し、仕事は受けたら負け、相手に押し付けようとする重たい空気が充満しています。「ぎすぎす会議」には3つの法則が効果的です。


◯法則7:「良いですね!」が空気をつくる
◯法則8:相づちのバリエーションを持つ
◯法則9:上司の意見にはオーバーにうなずく

会議の議題は違っても、ダメな会議はだいたいこの3タイプになります。それぞれのダメ会議を劇的に変える法則を詳しく見ていきましょう。

「しーん会議」に効く、積極的に意見を言ってもらうための3つの法則

そもそも意見が出ない会議では、仕切る人が発言すればするほど、周りが黙ってしまうという構図になっていることが多いです。


うまく「ファシる」人は、参加者の考えを引き出す質問のテクニックを使っています。ここでは意見を引き出すことができる人に共通する法則を紹介しましょう。


◯法則1:意見ではなく質問を考える

「ファシる」人だけが意見を言うと周りは冷めるもの。自分の発言を控えて、どんな質問をすれば参加者が発言したくなるのかを考えてみましょう。


例えば、「残業を減らすには、どんな方法がありそうですかねぇ?」とフランクな雰囲気で質問をその場に投げてみましょう。


◯法則2:意見は顔に書いてあるので、表情から読み解く

仕切っている人が「誰か意見はないですか」と聞いても、結構な確率で意見は出ないものです。そうしたときは発言する人をこちらから指名する方がいいでしょう。


たいていの場合、意見のありそうな人は表情で分かります。「そうですね。えっと~、◯◯さん。何か思いついたこと何でもいいので言ってもらっていいですか?」と目が合った、何か考えていそうな表情をしている人に聞いてみましょう。そうすると恐る恐るですが発言してくれるものです。


◯法則3:自ら、場を和ませるような意見を言ってみる

それでも意見が出ないときは、自ら場を和ませるようなアイデアを言ってみましょう。例えば「私だったら、部長が率先して早帰りするみたいなルールをつくるといいかな~なんてね。そんな無理かな~と思う意見でもいいですよ~」という感じです。


発言しない心理として「つまらない意見だったときの、周りの目が恐い」というものがあるでしょう。「ファシる」人が自ら意見を発することで、発言しやすい場をつくることができます。


場に質問を投げかけながら相手の意見を引き出せる人は、合コンやデートでもモテるものです。自己主張をするのではなく、相手の話をうまく引き出せる人の方が最終的に人気が出ますよね。

「だらだら会議」に効く、時間通りに結論に導くための3つの法則

会議で議題に集中し過ぎてしまうと、つい時間を忘れてしまいがちです。仕切っている人が一番まじめに考えていることが多いので、時間を超過しても気付かないものです。


できる人は会議中に、「議題を考える脳」と「会議の時間をコントロールする脳」に分けています。「どんなアイデアがあるでしょう?」と質問しながら、「あと10分ですね」と時間の共有も行っています。


会議の時間をコントロールするためには、会議の流れ(議論する順番)を参加者と合意しておく必要があります。できる人が意識している法則がこちらです。


◯法則4:始めに議題を確認する

まず会議の冒頭でやってほしいのは「何を議論するのかを決める」ことです。


「今から1時間の会議を始めますが、まずコレをして、次にアレをして、最後にソレをしましょう。それぞれざっくり20分めどでいいですか?」と言えば会議の流れを共有することができるでしょう。


流れを決めないまま、いきなり議題にドボンと入っていくと、時間内に終わらせるのは困難です。


◯法則5:決まらないときは決め方を先に決める

そうはいっても、一つひとつの議題になかなか結論が出ないこともあるでしょう。そういった場合は、「決め方を決めてその場をまとめる」という方法があります。


会議で結論を出す方法は大きく分けて4種類あります。

  • 「多数決で決める」
  • 「上司が独断で決める」
  • 「全員が合意するまで議論して決める」
  • 「効果(即効性、持続性など)と実現性(コスト、体制など)といった評価軸を比較して決める」

の4つです。


長時間、結論が出ない場合は、「う~ん、まとまりませんね。この議題はどうやって決めましょうか? 一長一短の打ち手だと思いますので、多数決をしていったん進めてみませんか?」とその場に投げかけてみてもいいでしょう。


◯法則6:腕時計をテーブルに置く

「ファシる」人は、常に時間を意識することが必要ですが、スマホを触ったり、腕時計を見たりするジェスチャーは「早く終わらないかな」というメッセージを参加者に送ることになりかねません。


慣れている人は、時計をテーブルに置いてさりげなく、チラッと時間を確認します。そして、「あ、もう30分も過ぎてしまいましたね。あと2つ議題が残っているので、少し急ぎましょうか」と、やんわりと参加者に時間を意識させる発言をするものです。


チームのタイムマネジメントができる人は、趣味の仲間と旅行の計画を立てたり、学校のPTAで役割を決めたり、議論が同じところをグルグル回る場で「このように進めませんか」と議論の流れをつくることができます。結果、仲間からの信頼が得られ、頼られる存在になれるのです。

「ぎすぎす会議」に効く、雰囲気を良くする3つの法則

会議の空気は人がつくるものですから、ときに重苦しい雰囲気になることもあるでしょう。その原因は「一番偉い人がオーラを出し過ぎている」「部門間の対立があり冷戦状態になっている」「いつも否定されるので反感モードになっている」などがあります。


皆さんは、そういった空気を変えることができているでしょうか。「難しいなぁ」と思うかもしれません。ただ、ちょっとしたコミュニケーション上の配慮をするだけで、重い空気をほぐすことができるんです。


何でも自由に発言しやすい空気をつくれる人を、一度よく観察してみてください。以下の3つの法則を使っているはずです。


◯法則7:「良いですね!」が空気をつくる

誰もが承認欲求を持っているので、発言に対する否定的な反応や無反応は恐いものです。


まずは、にこやかに相づちを打ちましょう。そして内容にかかわらず、「ファシる」人がたった一言「良いですね!」と、その発言自体を受け入れることで、会議の空気は大きく変わります。


◯法則8:相づちのバリエーションを持つ

なかにはイマイチな発言や、賛同できない発言もあるでしょう。それらに対して否定的な反応をすると、途端に場が元の重苦しい空気に戻ってしまいます。


ですから、相づちのバリエーションを用意しておきましょう。ありきたりで面白くない発言だと思っても「なるほど、そういった現実的な意見も押さえる必要がありますね」と、非現実的な意見には「すごいなぁ、できるかどうかはともかく、それくらいクリエイティブな意見も出していきましょう」と反応し、全ての発言を受け入れる姿勢を示しましょう。


お笑い芸人のロンドンブーツ1号2号の田村淳さんは、場を盛り上げる相づちとして「へぇ~」「はいはいはい」「なるほどね」「すごいっすね」という言い方を使い分けているそうです。


◯法則9:上司の意見にはオーバーにうなずく

上司が出す「権威オーラ」をほぐすのは大変です。偉い人ほど知らず知らずのうちにマウンティングをしてしまうからです。


そういった場合は、発言者が偉ければ偉いほどオーバーにうなずいたり、相づちを打ったりしましょう。神妙な顔をするのではなく、口角を上げてにこやかに。「さすが良いこというなぁ」という表情です。偉い人は聞き手が神妙な顔をしていると、「自分の話が伝わっていないのかもしれない。しっかり説明しないとダメだな」と考えて、何度も同じ話を繰り返すことがあります。


お説教モードに入らないように、早めに「共感しています!」というサインを送りましょう。そうすることで、自分の意見が受け入れられたと感じて、満足してくれるものです。


会議の空気は始めの5分で決まります。場を明るくするのは、冗談を言うスキルではありません。笑顔でうなずき、相づちを打つ。そんな「ファシる」人がいると参加者も心理的安全性を感じることができ、柔らかい空気で会議に臨むことができます。


そして、みんなが気持ち良く一緒にいられる場づくりができる人は、あらゆる集まりに声を掛けてもらえるでしょう。年齢や価値観が違う人たちが集まるキャンプやイベントなどでも重宝されるはずです。

「今日は私がファシります」で未来が開けてくる

このように「ファシる」力は合コンやデート、プライベートでも使えます。そして何より上司に大きな仕事を任され、成長のチャンスにつながるものでもあるのです。


上司の立場からすると、「仕事はできるが人とうまくコミュニケーションができない部下」と「仕事はそこそこだが周りとうまく付き合い、場を仕切れる部下」のどちらが頼りになるのかは明らかです。もちろん、仕事もできる方がいいですが、何より周りとうまく仕事を進めてくれる部下がいると、その人に仕事を任せることができるからです。


これからはクリエイティブな発想がより必要になってくる時代です。それも一人の天才が全てのアイデアを出すというのではなく、「チームで創造性を発揮できる組織」をつくりたいと思っている上司は多いのではないでしょうか。


そんなときに、上司に代わって「ファシる」スキルを持っている部下がいるとすれば、上司が放っておくはずがありません。


つまり「ファシる」スキルを身に付けられるかが、リーダーになれるかどうかの分岐点になるとも言えるでしょう。


「俺が俺が」「私が私が」ではなくメンバーの能力を引き出す。「ファシれる」人は、サッカーに例えるとメンバーにパスを送ってゴールを演出でき、監督から信頼されるチームのミッドフィルダー(司令塔)的な役割です。


「ファシる」ことができると周囲に認められれば、いろいろな場面やプロジェクトに呼ばれることが多くなるはずです。


いかがでしょうか。ここで挙げた9つの法則を、始めから全て使う必要はありません。ちょっとずつ試してみて、習得していってください。


いきなり重要な会議で使うのではなく、まずは年齢が近い人が多い比較的気軽なミーティングで試すことをオススメします。


「あ、今日は誰も会議を仕切らない雰囲気だな」と思ったら、「じゃあ、今日は私がファシりますね」と宣言してみましょう。それが未来のリーダーシップを開く第一歩になります。

著者:下地寛也(しもじ・かんや)

1969年神戸市生まれ。1992年文房具・オフィス家具メーカーのコクヨに入社。オフィス設計者になるが顧客対応が下手すぎて上司や営業に怒られる日々が続く。5年後、コクヨがフリーアドレスを導入したことをきっかけに「働き方とオフィスのあり方」を提案する業務に従事し、ワークスタイルを調査、研究する面白さに取りつかれる。以来、顧客向け研修サービスの企画、組織改革の推進など数多くのプロジェクトマネジメント業務に従事する。
現在は、経営管理本部にてコクヨグループの働き方改革や風土改革に取り組んでいる。同時に新しい働き方を模索して複業ワーカーとしての執筆、セミナー講演活動も積極的に行っている。著書『コクヨの3ステップ会議術』(KADOKAWA/中経出版)、『プレゼンの語彙力』(KADOKAWA)など。
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(編集:はてな編集部)