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履歴書を送る封筒の正しい書き方・入れ方マナー

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履歴書、職務経歴書などの必要書類を揃えたら、次は送付の準備をしましょう。メールの場合、細かなルールやマナーがありますが、郵送の場合にも封筒など、細かなルールやマナーがあります。採用担当者は応募書類の封筒までしっかり見ていますから、些細なことで評価を下げてしまわないようにしたいですね。あなたの経歴を十分に採用担当者に評価してもらうためにも、ここで一度、封筒のマナーについておさらいしてみましょう。

履歴書を送る封筒の記入例(裏・表)

表面、裏面にそれぞれに記載する内容は、一般的な封筒の書き方とそこまで違いはありません。

表面…応募先の住所・会社名・部署名・応募書類在中(赤文字で)
裏面…自分の住所と名前

次に封筒の選び方、宛名の書き方などのルールとマナーを一つ一つ確認していきましょう。

封筒の選び方 サイズ、色は?

たくさんの種類の封筒がありますが、どの封筒でも良いわけではありません。ここでは履歴書を送るのに最適なサイズ、色、そして切手料金についてお伝えします。

封筒の色は何色が良い?定番の茶色、白?

市販されている封筒は、白と茶色を中心にさまざまな色がありますが、オススメは白封筒です。白封筒は茶封筒よりもきちんとした印象を相手に与えやすいといわれています。ただし、紙質が薄いものだと中身が透けてしまうので、ある程度厚みのある封筒を選んでください。

封筒のサイズはどう選ぶ?

封筒は、A4のクリアファイルが入るサイズのものにします。A4のクリアファイルが余裕をもって入れられるのは、角形2号サイズ(240×332mm)です。市販の履歴書には封筒も一緒についていますが、書類を折りたたまなければ入らない定型内封筒であることが多いので、そちらは使用せずに、角形2号サイズを別途用意しましょう。

料金不足に注意。切手の料金を調べよう

角形2号封筒の切手代は、50g以内が120円、100g以内が140円です。履歴書・職務経歴書・送付状・クリアファイル・封筒を合わせると一般的には70g前後なので140円切手であれば送ることができます。
しかし、ポートフォリオや職務経歴書のボリュームが多いなど、同封する書類が多い場合には注意が必要です。心配な場合は、封筒を郵便局に持ち込んで重さを測ってから切手を貼ってもらうと安心です。

失敗しない封筒の書き方マナー

封筒の宛名を書くときにもマナーがあります。横書きか縦書きか。また宛先は「御中」とするのか「〇〇様」とするか、 数字は漢数字を使用するのかなど、今さら人に聞けない細かい部分のポイントをお伝えします。

封筒は手書きとPCで印刷どちらが良いの?

封筒は、手書きでもPC印刷したものでもどちらでも問題ありません。手書きの場合は、マジック、ボールペンどちらを使用しても構いませんが、必ず油性ペンを使いましょう。水性ペンだと郵送途中に滲んでしまい、宛名がわからなくなる可能性があるので注意してください。

縦書き、横書き?

封筒の宛名は、縦書き・横書きどちらでも良いとされていますが、一般的に多いのは縦書きです。決まったルールはありませんが、手書きなら縦書き、パソコンでラベルを作成するなら横書きがおすすめです。

宛先住所の書き方 数字は漢字、アラビア数字?

宛名の住所は、縦書きなら漢数字、横書きならアラビア数字にします。また住所の番地を書くときは「○—○—○」と省略せず、「○丁目○番地○号」と記入しましょう。建物名も省略せずに書き、階数も「○F」ではなく「○階」と書きましょう。

宛名は「御中」「○○様」?担当者の名前の書き方

会社・部署名など組織宛に送る場合は、「御中」を書きます。採用担当者の名前がわかっている場合は、名前の下に「様」をつけます。「御中」と「様」は併用できないので気をつけましょう。

例)
○「△△株式会社 人事部御中」
〇「△△株式会社 人事部 〇〇様」
×「△△株式会社 人事部御中 〇〇様」

「履歴書在中」「応募書類在中」も忘れずに

封筒の表面左下に、「履歴書在中」または「応募書類在中」と、赤字で書くことを忘れずに。履歴書のみの場合は「履歴書在中」、履歴書とともに職務経歴書や他の書類も同封する場合は「応募書類在中」と書きましょう。文字は分かりやすいように、赤の油性マジックかボールペンを使用すること。100円ショップなどで便利なスタンプも販売されているので、そちらを使っても良いでしょう。

応募書類と同様に、修正は避ける

誤字や脱字などの間違いは、修正液や修正テープを使うのではなく、新しく書き直しましょう。応募書類の場合は、内容の改ざんのおそれがあるため、修正を避けるものですが、封筒の宛名についても修正跡のあるものは、誠意が感じられず、印象を悪くしてしまうこともあります。

履歴書を封筒に入れるときの正しい入れ方、折りたたみ方

封筒、A4のクリアファイル、応募書類が揃ったら、次は封筒に入れます。このときにもルールがあるので、正しくできているか確認してみましょう。

添え状・送付状の書き方

郵送する場合、添え状・送付状は必ず同封します。

  1. 日付(右上)
  2. 宛名(左上)
  3. 差出人(氏名・住所・電話番号・メールアドレス)右側
  4. 送付状のタイトル(「応募書類の送付につきまして」など)
  5. 本文(頭語・時候の挨拶・結語を必ず入れる)
  6. 記書き(「記」の下に、同封書類とその枚数を箇条書きで入れる)
  7. 以上(右下)

応募書類は折らずにクリアファイルに入れる

基本的に、応募書類は三つ折りにはしません。折り目がついてしまうと、見にくくなってしまいます。履歴書は半分に折ってA4のクリアファイルに入れてから、封筒に入れます。クリアファイルに入れるのは、汚れたり折れたりするのを防ぐためです。送付用のクリアファイルは使い古したものやイラスト、柄が入っているものは避け、無色透明のきれいなものを使いましょう。

封筒に入れる向き

封筒に書類を入れる向きや順番にも注意しましょう。書類は、上から送付状→履歴書→職務経歴書の順番にきれいに揃え、封筒の表と同じ向きに入れます。書類の向きがバラバラだったり、送付状が一枚目に入っていなかったりすると、だらしない印象を与えますので気をつけてください。

封筒の閉じ方 面接での渡し方

書類を封筒に入れたら、最終段階の「封の仕方」「渡し方」です。最後まで気を抜かないように確認していきましょう。ここでは手渡し・持参のときのポイントをお伝えします。

郵送の場合、封はのりと両面テープどちらが良いか?

郵送する場合は封筒を閉じますが、とめるのはのりでも両面テープでもどちらでもかまいません。すでに両面テープがついているタイプの封筒もあります。

何を使用してもかまいませんが、郵送途中に開いてしまわないようにしっかりと貼りつけましょう。セロハンテープは剥がれやすくなるので、避けたほうが良いでしょう。また薄付きのスティックのりは剥がれやすいタイプのものもあるので、注意が必要です。

手渡し・持参のときの閉じ方・渡し方

手渡し・持参のときにも、応募書類をA4のクリアファイルに入れ、封筒に入れて持っていきます。ただし、宛名とのり付けは不要です。封筒の表面左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」、裏面に自分の住所と名前だけ書きます。

状況にもよりますが、受付などで渡す場合は封筒に入れたまま渡し、面接のはじめに面接官に直接渡す場合は、封筒から出してA4のクリアファイルの状態で渡しましょう。渡すときは、相手から見て正面になる向きにします。

封筒はファーストインプレッション

転職活動をしていく中で、たかが封筒と軽く考えてしまいがちですが、採用担当者にとって封筒はあなたのファーストインプレッションのひとつ。封筒の種類、宛名の書き方、書類の入れ方に何も問題がなければ、採用担当者はそのまま履歴書・職務経歴書の確認に進むでしょう。
しかし封筒に問題があると、採用担当者は少しネガティブな印象を持ったまま、履歴書・職務経歴書の確認に進むことになります。
自分の経歴や実績を、採用担当者に問題なく見てもらうためにも、最初の封筒でつまずかないように、気を抜かず慎重に準備しましょう。