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転職成功の鍵は準備にあり!内定獲得から退職までの準備を段階別に解説

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転職活動を成功に導くには、しっかりとした準備が大切です。 転職活動では、履歴書や職務経歴書などの書類を作成したり、面接対策をしたり、退職の手続きをしながら業務の引き継ぎをするなど、やるべきことがたくさんあります。しかし、これらを行う前に取りかかる下準備が、実は最も時間がかかる作業なのです。準備をしっかり行うことで、希望通りの転職を実現する可能性を高められます。 今回は、これから転職を考えている人のために、転職を成功させるための準備のポイントについてご紹介します。

<目次>

  • 1. 転職活動を始めるための準備
  • 2. 求人に応募するための準備
  • 3. 面接で内定を勝ち取るための準備
  • 4. 円満退職するための準備
  • 5. 万全の準備で転職成功率アップを!

転職活動を始めるための準備

転職しようと思ったとき、いきなり求人検索や履歴書を書き始めようとしていませんか。何も計画せずに始めてしまうと、転職活動の期間が長引き、予想以上に時間を費やしてしまう原因になります。転職活動を始める前に、まずは"転職の準備"をしましょう。

●転職で求める条件を整理する

転職活動を始める前に重要なことは、「なぜ転職をしたいのか」「転職で何を実現したいか」「どういう働き方をしたいのか」など、転職で求める条件を整理することです。多くの場合、転職したい気持ちは、現在の勤務先の待遇や仕事に対する不満、ほかの業務や職場への願望などから生じます。しかし、不満や願望だけで転職活動をスタートすると、面接でその点を見透かされ、「ネガティブな考えを持つ人」「願望だけで忍耐力のない人」とみなされてしまう可能性があります。
そのため、こうありたいという不満や願望を、転職でかなえたい条件、または将来目指したい姿として整理する必要があります。それを整理することで転職の軸ができ、考え方や価値観が最後までぶれることなく転職活動を進めることができます。

●形式

企業に送るメールは形式を「テキスト形式」にして送るようにしましょう。HTML形式は文字を装飾できるため便利ですが、企業が導入するメールソフトではHTML形式に対応していない場合があります。送信前に自分のメールがテキスト形式になっていることを確認し、文字化けすることのないようにしましょう。

●改行

メールで大切なことは、相手にとって見やすい文章にすることです。メールを見やすくする工夫のひとつが改行です。一文が長すぎると、メールソフトの自動改行機能で意図しない箇所で区切られたり、レイアウトが崩れたりして読みづらくなることがあります。目安として30~35文字程度で改行するようにしましょう。また、文字が詰まっても読みづらいので、3~4行ごとに1行スペースを空けて、本文に段落を作るようにします。

●挨拶文

いきなり本題に入るのではなく、まずは挨拶文を添えましょう。特に、初めてやり取りする際は、「初めてご連絡いたします。◯◯と申します。」と名乗るのがマナーです。

転職活動で気を付けたいメールの返信

転職活動中はメールでのやり取りが数多く生じます。メールの返信で気を付けるべきポイントについて、見ておきましょう。

●署名

メール本文の最後に、自分の署名を入れます。ただし、転職活動で使用する場合、在籍している会社の署名や役職名を入れるのは避けましょう。

<転職活動で記載する署名の内容>

・名前
読み方が難しい名前の場合はふりがなを入れます。

・住所
書類の送付などに使用するため、郵便番号から正しく記入します。

・電話番号
携帯電話の番号を記載しておきましょう。家の固定電話がある場合は記入しても良いですが、ほとんどの場合、連絡手段は携帯電話です。

・メールアドレス
会社や携帯電話のメールアドレスではなく、PCのメールアドレスを書きます。

●件名

件名はあまり長くならないよう、要点をまとめてシンプルにすることが大切です。例えば、「面接の日程について」「応募に関する問い合わせ」など、句読点を使わず、簡潔に伝えるのがポイントです。
「【名前】面接の日程について」というように、件名に自分の名前を付け加えても良いでしょう。どのような案件で、誰とやり取りをしていたかがわかりやすくなります。
企業側からのメールに返信するときは、件名は書き換えず、そのまま返信することもポイントの一つです。件名をそのままにしておけば、相手がメールを検索しやすくなり管理が容易になります。

●転職期間を設定する

転職の条件が整理できたら、いつから転職活動を始めて、いつまでに退職するかという転職期間を決めます。無計画に転職活動を始めると、退職時期と転職先への入社時期がうまく調整できず収入のない期間ができたり、内定がもらえないことに焦って希望とは異なる企業に決めてしまったりといった失敗をしてしまう場合があります。
必要な引き継ぎを行う時間を設けられず、退職する企業に迷惑をかけるということがないように、できるだけ余裕のある転職期間を設定しましょう。

●転職にかかる費用を計算する

転職活動中の資金や生活費、転職決定後にかかる引っ越し代などについて概算の費用を計算します。転職活動にはスーツを新調したり、遠方で転職活動をする場合は面接のための交通費がかかったりと、何かと費用がかさみます。退職後に転職活動を始めようと考えている場合は、転職先が決まるまでの期間、生活資金に余裕があるかどうかをしっかり確認しましょう。

求人に応募するための準備

転職活動の準備ができたら、次は求人に応募するために必要な準備をします。

●キャリアとスキルの棚卸し

自分の経歴やキャリア、経験、スキルなどについて客観的に棚卸しを行います。これらは、履歴書を書く際に必要なだけでなく、面接で必ず聞かれる質問です。これができていないと、キャリアやスキルについて説得力のあるアピールができません。キャリアとスキルの棚卸しは、転職を成功させるために必要なだけではなく、自分自身に合った企業や職種を選ぶためにも大切です。
また、この場合のスキルとは、資格や専門的な技術だけではありません。転職活動では、業務に関する豊富な知識や仕事のスピードといった技術的なスキル、コミュニケーション能力やマネジメント能力などの円滑な組織運営を行う人間的なスキル、発想力や企画力などのイノベーションを起こすスキルなど、志望する業種・職種に関連する能力も、伝えるべき要素です。志望する企業がどのようなスキルを求めているかを調べ、求められる人材に合った能力をアピールできると効果的です。

●業界や企業を研究する

業界や企業をしっかり研究することで、履歴書の志望動機や面接時の自己PRに役立ちます。業界や企業の研究ができていないと、志望動機に説得力がなく、面接官から「入社意欲が低い」と受け取られてしまう可能性があります。
また、志望する企業があなたのキャリア・スキルに適しているかどうかについても判断ができます。考え方や価値観に合っている企業かどうかを見極めることで、入社してから仕事内容や企業風土にミスマッチを感じることが少なくなるでしょう。

●履歴書・志望動機の準備

棚卸ししたキャリアとスキル、業界・企業研究の内容を基に志望動機を考えましょう。ポイントは、志望する会社に合わせて内容を具体的にすることです。例えば、「経営理念に共感しました」「貴社の将来性が魅力です」「過去の経験を生かせると思いました」などは具体性がなく、ほとんどの企業の志望動機で使い回せる表現です。
志望動機は採用担当者に面接で会いたいと思わせる内容にしなければなりません。そのためには、志望企業に合わせたユニークな内容にすることが大切です。

面接で内定を勝ち取るための準備

面接で内定を勝ち取るための準備や対策について、確認しておきましょう。

●退職理由・志望動機を明確に答えられるようにする

転職の面接では、退職理由と志望動機は必ず聞かれます。転職活動を始める前に整理した退職理由を、さらに詳しく、具体的に説明しましょう。ネガティブな退職理由であっても、前向きな転職理由に変換し、エピソードを盛り込むことが大切です。
例えば、営業ノルマが厳しすぎることが退職理由だった場合、志望先が顧客第一主義を掲げている企業であれば、「売り上げ至上主義で頑張ってきましたが、もっと顧客一人ひとりに支持される営業がしたいと思い貴社を志望しました。これからは、顧客満足度を高めた営業が売り上げを伸ばせると考えています。」とポジティブに変換します。
退職理由を志望動機やスキルに連動させることで、前向きなアピールができるだけでなく、説得力のある志望動機にできます。

●面接シミュレーションで自信をつける

業界や企業は違っても、転職の面接で聞かれる質問は、基本的にほとんど同じです。「自己紹介をしてください」「志望動機と退職理由を教えてください」「今までのキャリアがどのように活かせるか教えてください」といった定番の質問には、スラスラと答えられるように受け答えのシミュレーションをしておきましょう。練習をしていても面接の場では緊張しているので、慌てて回答してしまうこともあります。その場合も焦らずに、ハッキリした口調で面接官の目を見ながら、堂々と語りましょう。

●身だしなみを整える

身だしなみの基本は、清潔感があり、健康的な印象を与えられる服装です。私服で面接をする際にも、だらしない服装や若者向けの服装は避け、世代を問わず好感を持たれることを意識しましょう。第一印象が悪いと、その悪い印象のまま面接を進めることになります。評価にも影響してしまうため、服装だけでなく髪形や靴、女性の場合はメイクにまで気を配りましょう。

円満退職するための準備

退職する企業に迷惑をかけず、円満退職するポイントをご紹介します。退職を伝えるタイミングや必要な事務手続き、業務の引き継ぎまできちんと終わらせてから退職日を迎えましょう。

●退職を伝えるタイミング

円満退職の基本は、業務に支障を与えないようにすることです。そのために、繁忙期や進行中のプロジェクトに参加しているときなどは避け、早めに退職日を伝えましょう。早めに伝えることで後任選びがスムーズに運びます。

●引き継ぎはしっかりと行う

引き継ぎは、自分が担当していた業務を後継者が問題なく遂行するうえでとても重要です。マニュアルや引き継ぎ書を作成しておくとスムーズに引き継ぐことができます。さらに、後任の担当者が業務に慣れていない場合、わからないことを解決するために社内の問い合わせ部門やほかの担当者名を記載しておくことも大切です。

●事務手続きを忘れないようにする

退職するには、必要な事務手続きがたくさんあります。一般的には、勤務先から必要な手続きを案内されますが、自分でも漏れがないかを確認しましょう。

<離職票>

離職票は、転職先が決まらず、失業手当を受給するときにハローワークに提出する必要があります。離職理由などの内容を確認し、本人が署名・押印した離職票は、退職後に受け取れます。会社からいつごろ交付されるのかを確認しておきましょう。

<雇用保険被保険者証>

雇用保険被保険者証は失業手当を受給するときに必要な書類ですが、失業保険を受給しなくても転職先の企業に提出しなければなりません。必ず受け取っておきましょう。

<源泉徴収票>

転職先で年末調整をする場合や自分で確定申告をするときに源泉徴収票が必要になりますので、発行された際にはきちんと保管しておきましょう。

<年金手帳>

年金手帳は、在職している企業から返却された後に、転職先の企業に提出します。

<退職証明書>

転職先の会社から提出要求があった場合に必要です。また、離職票を紛失したときの代わりとしても使えます。

万全の準備で転職成功率アップを!

転職活動のパターンには、個人差があります。転職活動の期間が数週間で済む人もいれば、半年以上かかる人もいます。また、退職前から求人を探す人もいれば、退職後に転職活動に専念する人もいるでしょう。どんな場合でも、準備をしっかり行えば成功する可能性が高まります。転職活動の段階ごとにきちんと準備をして、希望通りの転職を勝ち取りましょう。