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もう悩まない! 職務経歴書の自己PRの書き方

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転職活動で重要な「職務経歴書」。重要だとわかっているからこそ、いざ書こうとすると「フォーマットは?」「何をどこまで書けばいいのか?」と悩んでしまう人もいます。さらに「職務経歴書にも、自己PRを書くべきか?」「履歴書と同じ内容を書いていいのか」「どんな内容を書けば良いのか?」も悩ましいところです。今回は採用担当者に効果的なアピールをするための職務経歴書と、自己PRの書き方をご紹介します。

職務経歴書は転職活動の第一関門

職務経歴書は、求職者のこれまでのキャリアを明記したもので、これを作成するのが転職活動の第一関門とも言われています。
採用担当者は履歴書と職務経歴書から、募集しているポジションを任せられるキャリアやスキルがあるかどうかを判断します。場合によっては、この応募書類の段階で面接まで進めずに終わってしまうこともあります。そうならないためにも、採用担当者にアピールできる職務経歴書の書き方を考えていきましょう。

職務経歴書はアピールできるフォーマットで、簡潔に書く

職務経歴書で採用担当者が確認するのは、あなたがこれまでに経験してきた仕事内容や、その仕事を通じて培ってきたスキルです。正確に書くのはもちろんのこと、わかりやすく簡潔に書くことが大切です。

職務経歴書の正しいフォーマットとは?

職務経歴書に特に決まった形式は存在しませんが、大きく分けて「時系列タイプ」「逆時系列タイプ」と「職種別タイプ」の3種類があります。自分のキャリアを振り返り、それぞれのフォーマットの中から書きやすい形式を選びましょう。

●時系列タイプ

職歴を過去から現在の順に記載するタイプ。時系列に並んでいるので、自分のキャリアの積み重ねをわかりやすく伝えられるのがメリットです。営業職・経理・人事などの管理系職種ほか、配属部署や職位によって業務内容が変わる職種の場合、過去から現在まで順を追って説明することで、ステップアップ・キャリアアップしてきた自分をアピールできます。
ただし、転職回数が多い人や職歴にブランクがある人は、それが際立ってしまう恐れがあるため、注意が必要です。

●逆時系列タイプ

現在から過去へさかのぼって経歴をまとめるタイプのフォーマットです。採用担当者は、直近のキャリアに最も興味を持ちます。求職者側も、役職が上がって重要な仕事を任された直近のキャリアをアピールしたい、あるいは直近の仕事が応募する企業の業界、業種に関連しているためアピールしたい場合は、逆時系列タイプで記載することで即戦力をアピールできます。現職でマネジメント職など重要な仕事を任されている人、大きな成果を上げた人にもおすすめです。

●職種別タイプ

時系列にこだわらず、業務内容やプロジェクトごとに職歴をまとめる書き方です。アピールしたい仕事上の成果や経験、身に付けたスキルを軸に書き記すことができるので、強みをダイレクトに伝えられます。1つの会社の中でいくつかの職種を経験した人やさまざまな業務を担当していた人、転職回数が多い人におすすめです。また、エンジニアなどの技術系職種やコンサルタント、プロジェクト単位で業務を進める職種の場合も、このフォーマットを使用することで、専門的な技術やプロジェクト経験をわかりやすくアピールできます。

職務経歴書に盛り込む項目は?

職務経歴書に何を盛り込むかは自由ですが、基本的な情報として最低限盛り込んでおきたい項目をここでご紹介します。

日付

郵送する場合は書類を発送した日、面接日に直接持参する場合は面接当日の日付を記入します。表記は、指定がない場合、西暦でも元号でも問題ありませんが、混在させずどちらかに統一して表記しましょう。併せて提出する履歴書との表記統一にも、注意が必要です。

職務要約

これまでのキャリアの概要を3~5行程度でまとめます。採用担当者がこの項目から目を通す可能性が高いので、職歴を簡潔な言葉で表現するだけでなく、活かせる経験やスキルなどのアピールポイントもしっかりと網羅して記入しましょう。

職務経歴

これまでに在籍した会社について、選択したフォーマットに合わせて順番に記載しましょう。勤務先の名称は略称ではなく、「株式会社〇〇」「△△株式会社」のように、正式名称で記載します。在籍年月はもちろんのこと、事業内容、資本金、従業員数、設立年など、会社概要も盛り込みます。

部署・役職・職務内容

それぞれの会社で自分が所属していた部署名を書き、主な業務内容、実績などを記載します。 部下がいた場合は「○○課 課長(課長以下5名)」といったように部下の人数も明記しましょう。これは、マネジメントの能力を測る情報として重要視されます。役職がなかった場合は、特に記載する必要はありません。

実績

自分の強みとなる成果や実績は、具体的な数字を用いてアピールしましょう。
第二新卒や仕事で目立った実績が特にないという方は、仕事で行った工夫や、工夫をした結果改善されたこと、成果が上がったことを具体的に記載することをおすすめします。

<例>

【営業】平成○年度売上実績:4,800万円(目標達成率180%、部内10人中2位)
【人事】平成○年度中途採用実績:30名(目標達成率110%)

資格・スキル・免許

転職先の仕事に活かせる資格や知識、技術のほか、語学、PCスキル、取得している免許などについて記載します。

<例>

PC:Excel(固定資産管理台帳、シフト表の作成などに使用)
英語:TOEIC 880点(平成○年○月取得)。ビジネスレベルの会話が可能。2カ月に1回のシンガポール出張では、通訳なしでコミュニケーションを行う
保有資格:普通自動車運転免許

職務経歴書の書き方・サンプルダウンロード

職務経歴書に自己PRは必要か?

職務経歴書は履歴書と併せて提出する場合もあるので、自己PRについては、「特に書く必要ないのでは?」と考える人もいるかもしれません。
しかし、職務経歴は自分が経験してきたことを正確に記載するもの。事実のみで構成されます。そこに自分が学んだこと感じたことを自分の言葉で付加できるのが、自己PRです。
同じ職種で似たような経験を積んでも、得たスキルやキャリア、成長度合いは人それぞれです。自分がどれだけ成長したのか、どのような特技や特徴、スキルを持っているのかを自分の言葉で補足するために、職務経歴書にも自己PRを記載しましょう。

履歴書と同じ自己PRで良いか?

自己PRは履歴書にも記入しています。書類作成は労力もかかるので、「職務経歴書の自己PRと履歴書の自己PRは同じ内容でも良いのでは?」と考える方もいるかもしれません。
ですが、履歴書の自己PR欄はスペースが限られていることが多いです。そのスペースに書ききれなかった思いや、注目してほしいキャリア、実績、仕事に活かせそうなスキルを補足してアピールすることは必要です。
履歴書に記載した内容と整合性を取ることも重要ですが、「これまでどのように仕事に取り組んできたのか」「転職希望先の会社でどんな仕事をし、将来その会社でどんなポジションに就きたいか」などを端的にまとめ、採用担当者へ自分の良さを伝えましょう。

自己PRと志望動機を混同しない

職務経歴書の中の自己PRは、あくまでキャリアを通じて「自分ができること」をアピールするものです。やる気や企業に対する志望動機などの思いを伝えるものではありません。
記載した職務経歴から、自分がどういったキャリア、スキルを持っているのか、それを踏まえた上で実際に何ができるのかを、客観的に伝えましょう。

自己PRの文字数や長さはどのくらい?

ここまで職務経歴書に記載する自己PRについて述べましたが、職務経歴書のメインは、あくまで「これまでの職歴」。そこに記載する自己PRは、職務経歴だけでは伝わらない仕事への姿勢や自らの力で身に付けたスキル、特技などの情報を伝えることが目的です。「この自己PRから何を感じてほしいのか」「何を採用担当者に知ってほしいのか」をきちんと考え、見やすさ、読みやすさを第一に優先して記載しましょう。伝えたいことがはっきりせず読みにくいものは、採用担当者の目にも留まりません。

A4用紙 0.5ページ程度 400字~800字程度を目安に

職務経歴書は、A4サイズで1~2枚にまとめるのが基本です。PCで Word(ワード)や、Excel(エクセル)などのソフトを使用して作成します。
職務経歴書のメインは、あくまで職務要約や職務経歴、実績、資格などの事実情報。付加情報として記載する自己PRに割けるスペース、文字数は限られます。目安として、A4 0.5ページ程度、400~800字程度でまとめると良いでしょう。

職務経歴書の自己PRの書き方は?

職務経歴書に記載する自己PRは、どのように履歴書の内容と差をつけたら良いでしょうか?
ステップに沿って、実際に書いてみましょう。

自己PRの書き方

1)それぞれの職歴の中で得たキャリアやスキルを書き出す
まずは、自身がこれまでの職歴の中で得たキャリアやスキルを思い出しながら、書き出してみましょう。
ここで重要なのは、とにかく自分が持っているものを全て書き出すこと。箇条書きで構いません。

2)PRポイントをグルーピングする
1で書き出したキャリアやスキルを、似た性質や特徴を持つものでカテゴライズします。自分が自信を持てるもの順に順位付けをし、自分の強みを明確にしましょう。

3)伝えたいこと、伝えるべきことを絞る
「応募したい企業が求める人材像はどういったものか?」「募集職種では、どういったキャリアやスキルが求められているか?」を考慮した上で、グルーピングしたPRポイントの中からアピール項目を絞り込みます。その際、志望企業が求めている人物像に自分を無理やり合わせるのでなく、自分が自信を持っていること、得意だと思っていることを優先して選びましょう。

4)簡潔な見出しをつける
アピールすべきポイントが決まったら、見出しをつけます。見出しでは、最も伝えたい内容を簡潔にまとめ、一目で採用担当者に自分の魅力が伝わるようにしましょう。

5)見出しに記載したPRポイントの根拠を、数行で説明する
アピールポイントを裏付ける根拠、詳細をわかりやすくまとめます。仕事上での具体的なエピソードを盛り込んだり、数字で根拠を示したりできると、相手により伝わりやすくなります。

6)箇条書きなど、一目で見やすい形にして記入する
5)でまとめた内容をいま一度読み返します。だらだらと長い文章は読みにくく、印象に残りません。一目で伝わるように、見せ方を工夫しましょう。
箇条書きで書く、一文を短くするなど見やすく、わかりやすいレイアウトにすることが大切です。

職務経歴書に記載する自己PRの例文

事務職の場合

【PCスキルとITリテラシー】
●取得資格:MOS、ITパスポート
前職では、商品データ入力や購買データ集計など膨大なデータを取り扱う業務を担当。PCスキルやITリテラシーを高めるために、入社1年目に資格取得をしました。
資格取得の際に得た知識を活用し、ピボットテーブルや関数データなどを活用した参照ファイルによる自動入力・分類フォーマットを作成。エラーを減らしつつ作業効率を上げ、業務のスピード化の実現に成功しました。2年目以降は、新人教育も担当し、業務マニュアルの作成やセキュリティ指導などを通して、自身の技術をより磨けるよう日々業務を行っています。
今回募集している新規事業部の事務職では、業務フローの確立などが必要と考えました。前職での経験とスキル、自身の取得資格を活かして貴社に貢献いたします。

営業職の場合

【営業成績1位を経験】
新築マンションの営業を5年経験。ショールームへの集客を中心とした顧客開拓から、価格の折衝、売上管理など、営業職の業務を一通り行ってまいりました。
月平均の接客人数は約100人、昨年度は受注件数○件、目標達成率200%で営業社員300人中1位の成績を記録。社長賞を受賞しました。
これまでの営業経験を活かし、貴社の利益に貢献してまいります。

職種別のフォーマットテンプレート(全56職種)も参考にしてください。

未経験、キャリアが浅い場合は特に自己PRがカギ

未経験職種への応募の際、職務経歴の内容で企業へ訴求するのは難しくなります。また、若手などでキャリアが浅く、経験が少ない場合も同様です。
こうした場合の職務経歴書では、特に自己PRがカギとなってきます。これまでの業務経験やスキルから、企業が求めるキャリア・スキルにつながるものを見つけ出し、自己PRでしっかりとアピールしていきましょう。

それでもやっぱり、自己PRが書けない

上記を踏まえても職務経歴書をうまく書けない、自己PRの書き方がわからない、作成した職務経歴書、自己PRに自信が持てないという方は、転職エージェントを利用してみるのも一つの方法です。転職エージェントではご利用者に対し、職務経歴書や自己PR の添削、書き方の指導などのサポートを行っています。自分一人で悩んでいるよりも、効果的なアピール方法が見つかるかもしれませんよ。