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【職務経歴書の書き方】基本フォーマットと必ず盛り込むべきポイント

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転職活動で重要な「職務経歴書」。重要だとわかっているからこそ、いざ書こうとすると、「何を書けばいいのか?」「どんなフォーマットがいいのか?」「どのように書けば採用担当者にアピールできるのか?」などと迷うものです。この記事では、「職務経歴書の書き方がわからない」という人に向けて、職務経歴書の書き方の基本からフォーマットの種類、採用担当者の目に留まりやすいポイントなどについてご紹介します。

<目次>

  • 1. 職務経歴書の書き方の基本
  • 2. 職務経歴書のフォーマット
  • 3. 職務経歴書に盛り込む項目
  • 4. 職務経歴書のポイント
  • 5. 採用担当者の目に留まりやすい職務経歴書の作成を

職務経歴書の書き方の基本

転職活動の第一関門ともいえる「書類選考」。ここでは、書類選考で自分のキャリアをわかりやすくアピールできる「職務経歴書」の書き方について説明します。

●職務経歴書は自分のプレゼンテーション

職務経歴書は、自分のキャリアやスキルをアピールするための重要なツールです。書類選考の際、採用担当者は履歴書と合わせて職務経歴書の内容から、募集中のポジションに適した人材かどうかを判断します。
中途採用は即戦力を求める傾向が強いため、自分が募集ポジションにマッチした即戦力候補であることをわかりやすくアピールすることが大切です。

●履歴書と職務経歴書の違い

書類選考では、ほとんどの企業が履歴書と職務経歴書の両方の提出を求めます。
履歴書と職務経歴書に記載する主な項目は次の通りです。

<履歴書>

氏名・生年月日・住所・連絡先・通勤経路・家族構成などの個人情報
学歴・職歴の概要
免許・資格
志望動機
趣味・特技

<職務経歴書>

職務要約
職務経歴
活かせる経験・知識・スキル
免許・資格・語学
志望動機
自己PR

履歴書と職務経歴書の違いを簡単に説明すると、履歴書が応募者の基本的な情報なのに対して、職務経歴書は企業が募集しているポジションと、応募者のキャリアやスキルがマッチしているかどうかを判断するための書類です。

どちらも自分をアピールするために欠かせない重要な書類です。ポイントを押さえて、採用担当者に自分の強みが伝わるような書類作成を心掛けましょう。

●書き方の基本

職務経歴書はA4サイズで1~2枚にまとめるのが基本です。PCで Word(ワード)や、Excel(エクセル)などのソフトを使用して作成します。
履歴書については手書きでの提出を求める企業もありますが、職務経歴書で手書きを求められることはほぼないと考えていいでしょう。
職務経歴書には、決まった形式が存在しません。自分の職歴やスキルを記入しやすいフォーマットを選び、十分なアピールができるようにしましょう。
パソナキャリアの『転職成功ノウハウ』では、職務経歴書の職種別のサンプルを用意しています。記入の際のポイントなども記載していますので、職務経歴書を作成する際に参考にしてみてください。

職務経歴書の書き方・サンプルダウンロード

職務経歴書のフォーマット

職務経歴書は大きく分けて「時系列タイプ」と「職種別タイプ」の2種類のフォーマットがあります。自分のキャリアを振り返り、書きやすい形式を選びましょう。

●時系列タイプ

職歴を過去から現在の順に並べて提示します。時系列なので、自分のキャリアの積み重ねをわかりやすく伝えられるのがメリットです。過去から現在まで順を追って説明することで、自分のアピールポイントを最大化できる人におすすめです。
ただし、転職回数が多い人や職歴にブランクがある人は、それが際立ってしまう恐れがあるため、注意が必要です。

●逆時系列タイプ

現在から過去へさかのぼって経歴をまとめるフォーマットです。採用担当者は直近のキャリアのほうに興味を持ちやすいものです。応募者側も、役職が上がって重要な仕事を任されやすい直近のキャリアをアピールしたい人は、逆時系列タイプが良いでしょう。現職でマネジメント職など重要な仕事を任されている人、大きな成果を上げた人におすすめです。

●職種別タイプ

時系列にこだわらず、業務内容やプロジェクトごとにまとめる書き方です。アピールしたい仕事上の成果や経験、身に付けたスキルから書き出せるので、強みをダイレクトに伝えられます。専門的な技術を強調したい人や、同じ業界内で転職をし、職務概要にあまり変化がないという人、転職回数が多い人にも適しています。

職務経歴書に盛り込む項目

職務経歴書は特にフォーマットが決まっていないため、盛り込む項目も自由です。ここでは最低限盛り込むべき基本項目について解説します。

●日付

郵送する場合は書類を発送した日、面接日に直接持参する場合は面接当日の日付を記入します。表記は西暦でも元号でも問題ありませんが、混在させずどちらかに統一して表記しましょう。セットで提出する履歴書との表記統一にも注意が必要です。

●職務要約

これまでのキャリアの概要を3~5行程度でまとめます。採用担当者がこの項目から目を通す可能性が高いので、職歴を簡潔な表現で網羅するだけでなく、活かせる経験やスキルなどのアピールポイントも記入しましょう。

●職務経歴

これまでに在籍した会社について、選択したフォーマットに合わせて順番に記載しましょう。勤務先の名称は略称ではなく、「株式会社〇〇」のように正式名称で記載します。在籍年月はもちろんのこと、事業内容、資本金、従業員数、設立年など、会社概要も盛り込みます。

●部署・役職・職務内容

それぞれの会社で自分が所属していた部署名を書き、主な業務内容、実績などを記載します。
部下がいた場合は「○○課 課長(課長以下5名)」といったように人数も明記しましょう。部下の人数はマネジメントの能力を測る情報として重要視されます。役職がなかった場合は記載なしで問題ありません。

●実績

自分の強みとなる成果や実績は、具体的な数字を用いてアピールしましょう。
第二新卒の人や仕事で目立った実績がない人は、仕事で工夫した結果、改善されたこと、成果が上がったことの記載をおすすめします。

<例>

【営業】平成○年度売上実績:○万円(目標達成率○%、部内何人中○位)
【人事】平成○年度中途採用実績:30名(目標達成率○%)

●資格・スキル・免許

転職先の仕事に活かせる資格や知識、技術のほか、語学、PCスキル、取得している免許などについて記載します。

<例>

PC:Excel(固定資産管理台帳、シフト表の作成などに使用)
英語:TOEIC 880点(平成○年○月取得)。ビジネスレベル。2カ月に1回のシンガポール出張では通訳なしでコミュニケーションを行う。
保有資格:普通自動車運転免許

●志望動機・自己PR

職務経歴書の志望動機は、履歴書とまったく同じ内容では不十分です。履歴書の枠に書き切れなかった思いや特に注目してほしいキャリア、実績、仕事に活かせそうなスキルに関して詳しく書きましょう。ただし、詳しく記載するとはいえ、簡潔な表現を心がけ、文章が長くなりすぎないように注意してください。転職エージェント経由で応募する際は、志望動機の記入は必要ありません。

自己PRでは、自分の人となり、業務で貢献できそうな点などを採用担当者にアピールしましょう。「これまでどのように仕事に取り組んできたのか」「転職希望先の会社でどんな仕事をし、将来その会社でどんなポジションに就きたいか」などについて端的にまとめることが大事です。

職務経歴書のポイント

職務経歴書の作成で押さえるべきポイントをお伝えします。

●企業のニーズに合わせる

採用担当者に「この応募者は募集ポジションにマッチしている」と感じさせるのが、職務経歴書のポイントです。
自分のキャリアやスキルに自信があっても、それが企業が求める人材像にマッチしているとみなされなければ内定にはつながりません。
求人情報や応募先企業のWebサイトなどを見て企業側のニーズをつかみ、自分のキャリアをどうアピールするのが効果的か、よく考えてから職務経歴書を作成しましょう。

●読みやすいレイアウトを心がける

職務経歴書は、読みやすさを意識して作成しましょう。今までの経験をただ羅列しただけでは、どこがポイントなのか採用担当者に伝わらないおそれがあります。
本文より見出しの文字を少し大きくしたり太字にしたりする、背景に薄く色を入れる、行間を十分に取る、罫線を引くなど、レイアウトを調整しましょう。

●転職エージェントを利用する

転職エージェントに登録すると、経験豊富なキャリアアドバイザーによる添削サポートが受けられます。キャリアアドバイザーは転職サポートのプロとして、応募する業界や職種の特性、企業の採用傾向などを基にアドバイスしてくれます。アドバイスを受け、フィードバックで改善点を指摘されたら修正し、職務経歴書をより良いものに仕上げましょう。

自分の魅力をアピールし、採用担当者の目に留まりやすい職務経歴書の作成を

職務経歴書の作成にはコツがあります。応募先企業が求める基準をよく考えたうえで、応募ポジションにふさわしいキャリアやスキルを自分が兼ね備えていることをアピールしましょう。
今回ご紹介した記事を参考に職務経歴書を作成し、希望する転職をぜひ成功させてください。