履歴書・職務経歴書の用紙サイズはA4とB5のどっち？正しく作成・印刷する方法も紹介

市販の履歴書にはA4サイズとB5サイズがありますが、転職活動では基本的にA4サイズが使用されます。なお、A4とB5の履歴書のサイズ規格は次のとおりです。

履歴書の一般的な様式には厚生労働省様式とJIS規格がありますが、基本的にこの2つのサイズに合わせて作られています。転職エージェントや転職サイトなどで配布されている履歴書テンプレートも同様です。

郵送で送る場合は、見開きを2つ折りにした状態で封筒に入れます。

履歴書と職務経歴書でサイズを変えてもいい？

履歴書と職務経歴書はサイズを揃えなければいけないというルールはないものの、同じサイズにしたほうが応募先企業にとって扱いやすくなります。そのため、サイズを変える理由がないかぎり、履歴書も職務経歴書もA4サイズを選ぶのをおすすめします。

例外的に履歴書と職務経歴書のサイズを変える理由として考えられるのは、企業指定の履歴書がB5サイズであるものの、職務経歴書に盛り込みたい要素が多い場合などです。

履歴書・職務経歴書を入れる封筒のサイズ

A4サイズの履歴書・職務経歴書は、「角形2号」もしくは「角形A4号」の封筒がピッタリです。B5サイズの履歴書・職務経歴書を選ぶ場合は、「角形3号」の封筒が適しています。

履歴書・職務経歴書を入れる封筒は、茶封筒ではなく白封筒を選ぶようにしましょう。その理由は、清潔感がある白は、履歴書のような公的な書類を送るときも好印象につながるためです。履歴書を入れる封筒のマナーは以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

履歴書に貼る写真のサイズ

履歴書の用紙サイズを問わず、証明写真のサイズは「縦40mm×横30mm」が一般的です。スピード写真機やフォトスタジオでの履歴書用証明写真も、このサイズに統一されています。ただし、応募先オリジナルの履歴書に記入する場合は、規格が異なる可能性もあります。正しいサイズの証明写真を用意できるよう、撮影前に念のため確認するようにしましょう。なお、職務経歴書には原則写真は必要ありません。

履歴書・職務経歴書のサイズをA4とB5で迷ったときに決める方法を、3つの観点から紹介します。

応募先企業の指定がなければ、どちらのサイズでもOK

企業の指定がなければ、履歴書・職務経歴書はA4・B5どちらのサイズでも構いません。しかし前述の通り、B5サイズを選ぶとくべつな理由がないかぎり、A4サイズを選ぶのが一般的です。ビジネスシーンの書類はA4サイズが使われることが多いため、履歴書もA4サイズを選ぶことで企業が管理しやすくなるでしょう。

同封する書類のサイズと合わせる

履歴書や職務経歴書と一緒に提出する書類のサイズと合わせることで、統一感が生まれます。なお、応募書類を郵送提出する場合に必要な「送付状」のサイズも、A4が一般的です。そのため、履歴書も職務経歴書もサイズの指定がない場合はA4を選びましょう。

記入する内容の多さで決める

履歴書や職務経歴書に記入する内容量に合わせて、サイズを選ぶこともできます。職歴や資格などに記入しなければならないポイントが多い場合はA4、余白を目立たせたくない場合はB5にすると、見た目のバランスが良くなるでしょう。

とくに職務経歴書は決まったフォーマットがないため、文章量は人によって大きく変わります。転職回数が多かったり、応募職種に関連した資格や実績などが豊富にあったりする場合は、B5を選ぶと余白や改行が少なくて読みにくい職務経歴書になってしまうかもしれません。余裕をもたせるためにも、サイズはA4を選ぶといいでしょう。

内容量の目安を把握するために、手書きで作成する場合もまずはPCで下書きを作成するのがおすすめです。

サイズが決まったら、履歴書・職務経歴書を用意しましょう。まずは希望のサイズの履歴書・職務経歴書を入手する方法を4つ紹介します。

市販の履歴書・職務経歴書を購入する

履歴書と職務経歴書は、文具店やコンビニ、100円ショップなどで販売されています。履歴書と職務経歴書がセットになった商品もあり、応募書類のフォーマットに統一感を出すこともできる点が魅力です。

ただし市販の職務経歴書は、項目やスペースの大きさをカスタマイズできません。そのため、市販の職務経歴書を使う場合は、購入前に自分にあっているかしっかり確認するといいでしょう。

テンプレートをダウンロードする

Webで公開されている履歴書・職務経歴書のテンプレートをダウンロードして、作成する方法もあります。

履歴書は基本的にフォーマットが共通で、現在一般的に使われている厚生労働省様式の履歴書はハローワークのHPからもDL可能です。

一方で、職務経歴書は決まったフォーマットはないものの、転職エージェントや転職サイトなどがさまざまな職種や経歴に合わせたテンプレートが用意しています。きっと自分にあったものが見つかるでしょう。パソナキャリアでも60種類の職種別職務経歴書テンプレートを用意していますので、ぜひ活用してみてください。

テンプレートを参考にして自作する

職種や応募要項の内容によっては、履歴書・職務経歴書のテンプレートを自作することでアピールできるケースもあります。たとえば、グラフィックデザイナーやWebデザイナーといったデザイン関係の職種の場合は、自作のフォーマットでフォントやレイアウトへのこだわりを示せるでしょう。

また、応募先企業から必須要素として、一般的な履歴書・職務経歴書にはない項目を設けるよう指定されることもあります。その場合は、既存のテンプレートをカスタマイズして自作するのもおすすめです。

履歴書・職務経歴書作成ツールを活用する

スマホやタブレットから、履歴書・職務経歴書を簡単に作成できるアプリも多数あります。パソナキャリアでもWeb履歴書・職務経歴書作成ツールを用意していて、PC・スマホ・タブレットから簡単に作成・修正可能です。作成したデータはダウンロードできるため、郵送での提出や面接対策用に印刷・保存できます。
Web履歴書・職務経歴書作成ツール

市販の履歴書・職務経歴書を購入する場合も、Webでデータをダウンロードする場合も、種類が多くてどれを選んだらいいか迷ってしまうかもしれません。とくに職務経歴書はフォーマットが決まっていないため、どのタイプが適切か判断しにくいでしょう。そこで、履歴書・職務経歴書を選ぶ際の着眼点を、市販の場合とPCで作成する場合と

市販の履歴書・職務経歴書を使用する場合

市販の履歴書・職務経歴書選びで押さえておきたいポイントは、用紙の厚さや色です。履歴書も職務経歴書も正式なビジネス文書なので、0.1mm程度の白い上質紙を選びましょう。環境に配慮した白色度の低い再生紙で作られた商品もありますが、そうしたタイプは避けるのが無難です。

PCで履歴書・職務経歴書を作成する場合

Webでテンプレートをダウンロードしたり、ツールを使って作成したりする場合、履歴書は厚生労働省様式のような一般的なフォーマットを選べば問題ありません。

一方で、職務経歴書のテンプレートは、自分にあったものを選びましょう。職務経歴書の一般的な構成は、経歴の並べ方によって「編年体」「逆編年体」「キャリア形式」の3種類に分けられます。

履歴書・職務経歴書は、手書きではなくPCで作成するのが一般的です。ここでは、PCで応募先企業に好印象な応募書類を作りたい人も、手書きする前にPCで下書きを作成したい人も参考になる情報を紹介します。

レイアウトは個性よりベーシックさを重視

Webでダウンロードできる履歴書のテンプレートは、基本的には厚生労働省様式やJIS規格に近いシンプルなものを選ぶようにしましょう。

JIS規格は2020年ごろまで主流だった形式で、厚生労働省様式は2021年に厚生労働省が公開した新しい履歴書の形式です。デザインがシンプルな点は共通していますが、厚生労働省様式では「通勤時間」「扶養家族の人数」「配偶者の有無」「配偶者の扶養義務の有無」の4項目が削除されています。

また、履歴書も職務経歴書も、Webで公開されているテンプレートの中には、デザイン性を重視したものや、独自の項目を設けたものもあります。しかし、そうした個性的なテンプレートの履歴書・職務経歴書は「協調性がなく入社しても馴染めないのでは」と思われる可能性があるため、極力避けましょう。

フォントは明朝体が基本

履歴書・職務経歴書をPCで記入する場合、フォントは読みやすいものを選びましょう。ビジネスシーンでは基本的に明朝体が使われるため、明朝体を選んでおくと無難ですが、ゴシック体を選んでも構いません。Windowsでは「MS明朝」もしくは「メイリオ」、 Macでは「ヒラギノ明朝」もしくは「ヒラギノ角ゴ」のように、PCに標準搭載されているものを選ぶのが無難でしょう。

応募書類内のフォントは、1種類に統一するのが一般的です。しかし、経歴やアピールポイントなどが長くなってしまう場合は、メリハリをつけるためにゴシック体で見出しをつけて本文を明朝体にするのもおすすめです。

文字サイズは10.5〜11 ptが目安

ビジネス文書の文字サイズは、一般的に10〜11pt（15〜16Q）が使われています。そのため、履歴書・職務経歴書でも同じくらいのサイズに揃えると読みやすくなるでしょう。

書きたいことが多いからといってサイズを小さくしてしまうと、採用担当者が読みづらくなってしまうため止めましょう。文字サイズを変えなくても枠に収まるよう、文章量を調整してみてください。

文章は左揃えで余白のバランスも重視

文章のレイアウトは左揃えに統一して、行間を詰めすぎないように設定しましょう。行間はフォントサイズの1.5倍がキレイに見えるといわれていますので、文字が10ptなら行間は15pt、文字が11ptなら行間は16.5ptが目安です。

適度に余白を入れることで見やすくなるものの、経歴欄や資格欄、志望動機・アピールポイント欄の余白が目立つと、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。内容が少ないことにより、「求めるポジションに必要な経験が不足しているのでは」「志望度が低いのでは」「スキルが採用基準に満たないのでは」と不安を抱かせる可能性があるためです。内容の充実さと読みやすさのバランスを意識しながら、文字数を調整していきましょう。

また、職務経歴書では、とくに職務要約の見せ方が重要です。重要な部分は箇条書きにして目立たせつつ、アピールポイントを簡潔かつ具体的に伝えましょう。

履歴書印刷のために用紙を購入する場合、A4サイズの履歴書の場合はA3の用紙を、B5サイズの履歴書の場合はB4の用紙を用意すればOKです。コピー用紙よりも0.1mm程度の白い上質紙を選び、白色度の低い再生紙は避けるのが望ましいでしょう。

テンプレートがA4またはB5の2ページで構成されている場合は、見開き印刷になるよう設定しましょう。WordやExcelは印刷設定の［レイアウト］から［ページ数/枚］のプルダウンを［2］に変更することで、見開きA3またはB4で印刷されます。

履歴書・職務経歴書をはじめとする応募書類をメールで送る場合、応募先企業から指定がないかぎり、ファイル形式はPDFに統一しましょう。WordやExcelで作成した場合も、Word文書（.docまたは.docs）やExcel文書（.xlsx）ではなく、PDF（.pdf）を送るようにしてください。WordやExcelでは、「名前をつけて保存」からファイル形式を選択することでPDFを作成できます。

履歴書・職務経歴書を送る際は、パスワード付きのzipファイルにまとめます。パスワード付きのzipファイルは、フリーソフトの「Lhaplus（ラプラス）」や「7-Zip」を使って作成可能です。メールで送付する際は、zipファイルとパスワードを別のメールに分けて送るようにしましょう。

履歴書や職務経歴書のサイズについての質問をまとめました。

履歴書・職務経歴書はPCと手書きのどっちがいい？

履歴書・職務経歴書のサイズと同様に、応募先企業からの指定がないかぎりPCと手書きのどちらでも問題ありません。選考結果にも影響しませんが、最近はPCで作成する方法が一般的です。手書きの場合は間違えたときに1から書き直さなければいけないため、PCのほうが効率良く応募書類を作成できるでしょう。

履歴書は2枚つづりで印刷してもいい？

履歴書は見開きで印刷するのが理想ですが、どうしても難しい場合はA4用紙もしくはB5用紙を2枚つづりにしても構いません。出力後の用紙は、ホチキスではなくクリップでまとめるようにしましょう。ただし、2枚つづりの履歴書は、他の応募者との違いが目立ってしまううえ、PCスキルに疑問をもたれる可能性もあります。そのため、あまりおすすめできません。

自宅にプリンターがない場合は？

自宅にプリンターがなくても、コンビニのプリンターを使って簡単に印刷できます。印刷データをWebで登録できるほか、USBメモリを持参して出力することも可能です。詳しい印刷方法は、お近くにあるコンビニのWebサイトで確認してください。

PCがない場合、履歴書・職務経歴書を手書きするしかない？

スマホでも専用のアプリを使って、履歴書・職務経歴書を作成可能です。パソナキャリアでは、スマホから項目を入力するだけで、履歴書と職務経歴書を作成できるツールを用意しています。会員登録するだけで利用でき、作成した履歴書・職務経歴書をダウンロードすることも可能ですので、ぜひ活用してみてください。
Web履歴書・職務経歴書作成ツール

履歴書や職務経歴書のサイズによって選考結果が変わることは、基本的にありません。記入する内容の多さによって変えたり、郵送・手渡しの場合は送付状のサイズと合わせたりなど、状況に合わせて臨機応変に対応すれば大丈夫です。最近では、履歴書や職務経歴書の作成方法は手書きよりもPCが主流になっています。Webで希望サイズに合った履歴書・職務経歴書のテンプレートをダウンロードして、読みやすさやフォーマットの美しさを意識しながら作成してみてください。

パソナキャリアでも、履歴書や職務経歴書の作成ツールを用意しています。また、専門知識をもった転職コンサルタントから書類添削を受けることも可能です。登録すると無料で利用できますので、転職活動を成功に導くためにぜひご活用ください。