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転職活動での書類選考とは?その基準、通過するためにすべきこと

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転職活動で志望企業に応募をすると、まずは履歴書や職務経歴書などの提出を求められることがほとんど。企業はまず、応募者の履歴書や職務経歴書などに目を通して、面接するかどうかを判断します。これを「書類選考」と呼び、いわば転職活動の第一関門です。書類選考を通過するためには、どのような点に気をつける必要があるかを考えてみましょう。

転職活動における書類選考とは?その基準って何?

書類選考の基準は、企業、採用職種によって異なります
書類選考と一口に言っても、履歴書、職務経歴書の提出のみを求める企業もあれば、自社専用の応募書類や応募フォームがある企業、職種によってはポートフォリオなどの提出を求める企業もあります。
企業が書類選考を行う第一の理由は、応募資格を満たしているかの確認です。資格や経験が必要な職種に関しては、条件を満たしていないとこの段階で選考の対象外となり、不採用となります。面接は企業の採用担当側も応募者側もお互い時間を使うもの。応募書類で面接したい人、会うべき人を選別することで、効率的に採用活動を行おうとしているのです。
応募書類の種類・形式・基準は企業によって異なるので、応募する際にしっかりと確認しましょう。

書類選考の通過率ってどのくらい?

書類選考の通過率は企業によって異なります。また、同じ企業でも職種によって違ってきます。
資格や経験が求められる技術系職種・専門職種は、応募書類の段階で判断できる部分が多いため、比較的通過率は低く、営業など人柄・キャラクターが重視される職種では、実際に面接で話をすることで判断するケースが多いため、比較的通過率は高い傾向にあります。
書類選考の通過率は、全職種平均で3割未満と言われています。履歴書、職務経歴書の記入から転職活動は始まっていることを意識して、きちんと作成しましょう。

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封筒で郵送の場合も、メール添付の場合も、送付状の文面には注意!

応募書類は、郵送で送付としている企業もまだまだ多い状況です。その場合、応募書類だけを封筒に入れて送付するのはNG。送付状(添え状)を同封することをおすすめします。

●送付状(添え状)を同封する意味

送付状には、3つの役割があります。

まず1つ目はあいさつ状としての役割です。書類選考は、応募者と企業の最初の接点。「はじめまして」のあいさつの意味合いも込めて同封すると考えれば、イメージもしやすいでしょう。応募書類を持参する場合は、企業の方と直接接するため送付状は不要です。

2つ目は、中身(封入物)を知らせる役割です。企業によっては応募書類の形式を指定していない場合や、複数の書類を提出するよう命じているところもあります。書類がそろっているかどうか、不足がないか確認できるようにするためにも、内容物の提示をしておくと良いでしょう。

そして3つ目は、応募書類で伝えきれなかったことを補足説明する役割です。スペースがなく書類に記載できなかったアピール事項や、企業への志望度の高さを一言添えるのに、送付状は効果的とも言えます。

ここで注意すべき点は、応募書類の補足の域を超えてしまうことです。自己PRを長々と書いたり、応募書類のマイナス要素の言い訳をしたりするのはNG。あくまでも、送付状(添え状)であることを忘れないようにしましょう。

●送付状(添え状)に書くべき項目

送付状には何を記載すべきなのでしょうか。ここでは、送付状(添え状)に最低限記載すべき項目をご紹介します。

1. 送付年月日:書類を投函する日を記載します。履歴書、職務経歴書に記載している日付と統一させましょう。

2. 宛先:応募する企業名と応募先もしくは採用担当の部署、担当者の氏名を記載します。担当者が不明の場合は、「中途採用ご担当者様」など、届け先を明確にすると良いでしょう。

3. 署名:自身の郵便番号、住所、氏名、連絡先がつきやすい電話番号、メールアドレスを記載します。

4. 頭語:送付状(添え状)の冒頭には、頭語を添えることが一般的です。企業へ送付する書類には、「拝啓」を使用するのがベター。頭語としてよく使用される「前略」は、本来あいさつを省略する際に使われる言葉。送付状では使わないようにしましょう。

5. 時候の挨拶・祝福の挨拶:頭語の次に書くのが、時候の挨拶。季節ごとに合わせた挨拶文になります。1月であれば初春の候、2月であれば晩冬の候……といったように、月ごとに適した言葉を使いますが、一年中使える「時下」を覚えておくと便利でしょう。
そこに続けて、祝福の挨拶と続きます。
例)
「拝啓 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「拝啓 初春の候、貴社ますますのご隆盛のこと何よりと存じます」

6. 用件:応募先の企業を志望している旨、求人に応募する旨を記載します。書類でアピールしきれなかった点などを追記したい場合は、自己PRなどをここに手短に記載します。用件の最後は面接の機会を与えて欲しい旨を記載します。

7. 結語:頭語に呼応する結語で文章を締めましょう。頭語に「拝啓」を選んだ場合は、「敬具」となります。

8. 同封書類:冒頭に「記」と記載した上で、同封している書類の名称・枚数を箇条書きにて記載します。

以上の要素をA4サイズの用紙1枚程度にまとめるようにしましょう。

書類選考の期間は? 2週間が基準って本当?

書類選考の結果が来るまでには、どの程度の日数がかかるのでしょうか。一般的に2週間くらい、という説もあるようですが、これも企業の規模や応募職種、応募人数、採用の位置付けによって変わってきます。早ければ2、3日で結果が来ることもあれば、1カ月程度かかる場合も。そのため、2週間過ぎて連絡が来ていないから落ちたと思い込むのは早とちりです。

●返事が早いと確度が上がる?

企業が欲しいと考えている人材と、あなたが持っているスキルがマッチしていれば、書類選考の結果は早めに来る可能性があります。採用企業側も自社が求めている条件にマッチしている人材は、少しでも早く会って確保したいと考えるからです。

●結果が早すぎるって、ブラック企業じゃないの?

応募書類を送った翌日に連絡が来たりすると、誰でもいいから人手が欲しいのでは? ひょっとしてブラック企業? と疑ってしまう人もいるかもしれません。
欠員補充による求人募集など、早急に人材確保を行いたいケースなこともありますので、決して「結果が早い=ブラック企業」というわけではありません。
もし不安であれば、本やインターネットで企業情報をチェックしたり、周りの人から評判を聞いたりするなど、今一度企業研究をしてみると良いでしょう。

●結果連絡が遅いと見込みなし?

逆に、書類選考の選考結果がなかなか来ないと見込みがないのでは?と不安になる人もいるかもしれませんが、決してそうとは限りません。
企業の想定よりも応募人数が多く、選考に時間がかかっているケースや、ある程度応募者が集まってから一斉に書類選考を行うケースもあります。
また、面接する人数を絞るために吟味していて時間がかかっているという場合もあります。
結果の連絡は遅かれ早かれ必ず来ます。遅いからといってマイナス思考に陥らずに、連絡を待つようにしましょう。

●結果連絡の催促や確認ってしていいの?

志望度の高い企業へ書類を提出した後は特に、連絡が来ないと不安になるでしょう。基本的に、企業へメールや電話で選考結果の状況を確認することは、NGとされています。採用担当者は多忙です。企業によって選考の所要時間には差がありますので、焦らず結果を待つようにしましょう。 しかし、企業からあらかじめ日程の提示をされていたにも関わらず連絡が来ない場合や、2週間以上経っても音沙汰がない場合は、結果連絡の日程の目安を聞いてみても良いでしょう。連絡する際、急かすような聞き方は避け、「書類選考の結果連絡はいつ頃になりますでしょうか?」など、失礼のない言い回しを心掛けてください。

書類選考通過連絡への返信はどうする?

書類選考通過の連絡は、電話でなくメールで来ることが最近はほとんどです。選考通過のメールには、一次面接の日程が指定されているケースや、日程調整のため候補日が提示されているケースもあります。メールを受け取ったらすぐに返信をするようにしましょう。

書類選考過程、あるいは通過後に辞退したくなったらどうする?

書類選考の結果を待っている間に、さらに行きたいと思える企業が見つかった、選考が進んでいた他の企業から内定をもらったなどで、選考を辞退したいと考えるケースもあるかもしれません。
その場合も、まずは書類選考の結果を待ちましょう。
そして、もし選考を通過したのであれば、きちんと面接を受け、本当に「辞退したい」という気持ちが変わらないのか確認しましょう。
一度は「行きたい」と思って応募した企業です。企業の人と直接会って話をすることで、印象が変わったり、志望度が上がったりする場合もあります。辞退した後は原則受けなおすことができないので、自分の気持ちをしっかり見極めてから行動しましょう。

万が一面接後に辞退をする際、辞退理由は、「一身上の都合で」と伝えれば問題ありません。
将来取引先となるなど何かしらの関係性が生じる可能性もあるので、社会人として失礼のない対応をするように心がけましょう。

書類選考に落ちる、何が悪いのか?

応募書類は応募資格を満たしているか、企業が会ってみたい人材かどうかを判断する材料の一つですが、中には、応募資格を満たしているにも関わらず書類選考で落ちる人もいます。それは、企業側があなたの応募書類に魅力を感じなかったのが理由かもしれません。

魅力的な応募書類を作成するにはどうしたらいいのでしょうか。応募書類を作成する上で注意したいポイントをご紹介します。

●経験者を求めている場合

業務経験が重視される求人の場合は、職務経歴書がポイントになります。
職務経歴書は、今までの仕事経験を簡潔にまとめることが大切です。企業が求めているものをしっかりと把握し、応募企業が求めるレベルの経験がある場合はしっかりとアピールするようにしましょう。

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●未経験歓迎といった場合

「未経験歓迎」という企業・職種の求人に応募する場合は、志望動機や転職理由が鍵となります。その企業に入社した後、どのようにキャリアアップしていきたいのかなど、熱意が感じられるようにわかりやすくまとめることが求められます。
ただ「キャリアアップしたい」「成長したい」と伝えるだけでは、企業からは評価されにくいものです。直接的な業務の経験がない場合も、現状どのようなことならできるのか、今持っているスキル・経験をどのように応募先の会社で生かせるか、その会社でどのように成長していきたいのかを具体的な言葉にして記載するようにしましょう。

●誤字脱字は大きなマイナス

誤字脱字は、社会人としての一般常識、マナーを疑問視されてしまいますので、下書き段階できちんと確認しましょう。パソコンで作成している場合、誤変換には特に注意が必要です。注意力、仕事を丁寧に成し遂げる力を判断する材料の一つにもなりますので、書類を提出する前に必ず読み返すことを習慣にしましょう。

●読む人の立場に立つ

採用担当者は書類選考をする際、短時間で多くの応募者の書類に目を通します。書類選考を通過する秘訣の一つは、読み手の立場に立ち、短い時間でアピールポイントが伝わりやすい応募書類を作成することです。

手書きの場合、達筆でなくとも丁寧な読みやすい字を書くよう心掛けること、パソコンで作成する場合はフォントの種類や大きさ、行間や文字間に気を付けるなど、ほんの少しの気配りも相手には伝わります。要点を絞り、効果的な見せ方で、会ってみたいと魅力を感じてもらえる内容にしましょう。

転職エージェントに事前添削してもらう

自分ではよく書けていると思った書類も、あなたのことを知らない採用担当者が読んだときにわかりやすい書類になっているかは、客観的に見ないとわからないもの。
自分の書類がきちんと伝わる書類になっているか判別できない……そんなときは、転職エージェントに添削してもらうという方法もおすすめです。
客観的な視点から目を通してもらい、フィードバックをもらうことで自分でも新たな魅力に気付ける可能性があります。パソナキャリアでは、登録後に書類選考に必要な提出物の内容チェックも行いますので、ぜひ相談してみてください。

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書類選考も面接も、会社と自分のミスマッチを防ぐためのもの

書類選考も面接も、応募者と企業のミスマッチを避けるために行うものと言えます。
書類作成をする前に、まずは自分が「どんな企業でどんな仕事をしたいのか」を改めて見直してみましょう。
その上で、応募したいと思った企業が求めている人物像や、募集職種の条件に自分が合致しているかを今一度考え、その後に応募企業へ効果的なアピールができる履歴書、職務経歴書をまとめることをおすすめします。

無理して自分を良く見せようとして書いた履歴書や職務経歴書で選考に通ったとしても、結果としてミスマッチにつながりかねません。
企業が求めているものを理解し、そこに自身のスキルや経験が当てはまるかを考えたうえで、働く意欲をアピールできれば、書類選考通過の可能性は上がります。
書類選考は企業との出会いの第一歩。しっかりと作成し、新しい出会いのきっかけをつかめるようにしましょう。