履歴書と職務経歴書の違いは？両方必要なケースや書き分け方を紹介

転職の書類選考では原則、履歴書と職務経歴書のどちらも提出します。基本的には企業の募集要項や、応募後の書類選考の案内に「履歴書と職務経歴書を提出してください」とあるため、指示通りに提出しましょう。しかし、明記されていない場合も、双方を送付するのが無難です。

ただし、新卒の就活やアルバイトの応募では、基本的に職務経歴書が求められません。なぜなら、新卒の就活は社会人経験がないことが前提で、アルバイトは原則職歴として数えられないためです。そのため、社会人経験があることを前提とした中途社員の募集では、履歴書とあわせて職務経歴書を提出するようにしましょう。

履歴書・職務経歴書が一体型になったものを使ってもいい？

市販されている職務経歴書のなかには、履歴書と職務経歴書がセットになった商品もあります。「どちらも提出するのだから、形式が統一されたセット商品を使った方がいいのでは？」と思う人もいるかもしれません。しかし、企業の指定がないかぎり、履歴書と職務経歴書は分けて作成するのが一般的です。履歴書と職務経歴書はそれぞれに適した別々のフォーマットを使うことで、採用担当者にアピール内容が伝わりやすくなるでしょう。

職務経歴書は履歴書とどのような違いがあるのでしょうか。それぞれの役割と項目の違いから、理解を深めていきましょう。

履歴書と職務経歴書の役割の違い

履歴書は、応募者のプロフィールを簡潔に伝えるための書類です。そのため、伝える項目が応募者によって差異が生まれないよう、統一されたフォーマットが使われます。2020年までは「JIS規格」の履歴書が標準仕様となっていましたが、現在は時代にあわせて内容が刷新された「厚生労働省様式」が主流です。

一方で職務経歴書は、履歴書の内容を補足しつつ、詳細な自己アピールをするための書類です。自分の経歴やアピール内容を、具体的なエピソードをふまえて記載します。決まったフォーマットはありませんが、職歴の構成は「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」のいずれかで記載するのが一般的です。編年体形式と逆編年体形式は時系列で職務経歴を並べる方法で、キャリア形式はスキルや業務内容ごとに職務経歴をまとめて記載する方法です。こうした構成は、応募職種とのマッチ度や転職回数の多さにあわせて使い分けることが多くなっています。

履歴書と職務経歴書の項目の違い

前述のとおり職務経歴書には決まったフォーマットがないものの、一般的に設ける項目を表にまとめました。

	履歴書	職務経歴書
日付	〇	〇
個人情報 （名前・生年月日・住所・電話番号）	〇	△（名前のみ）
証明写真	〇	×
学歴	〇	×
職歴	〇	〇
免許・資格	〇	〇
その他スキル	×	〇
志望動機	〇	〇
自己PR	〇	〇
本人希望欄	〇	×
転職・退職理由	△（職歴に定型文を記載）	〇
職務要約	×	〇

証明写真や学歴、本人希望欄は履歴書のみ、詳しいスキルや転職理由、職務要約などは職務経歴書にのみ設ける項目です。その他の項目は共通しているため、履歴書と職務経歴書の役割の違いをふまえて書き分けます。

履歴書と職務経歴書の共通項目である、「職歴」「免許・資格・スキル」「志望動機」「自己PR」を書き分けるポイントを紹介します。

職歴

履歴書の職歴の主な目的は、入社・退職・異動などのタイミングを伝えることです。所属部署や大まかな業務内容、退職理由（「会社都合により退職」「契約満了により退職」など）も書き添えますが、どれも簡潔に表現するのがポイントとなっています。

一方で職務経歴書では、業務内容の詳細にくわえて個人の実績、さらには勤務先の事業内容、経営規模なども具体的に記載します。具体性をもたせるコツは、数字を用いてアピールすることです。たとえば、売上金額や担当クライアント数、管理職や教育担当であればチームの人数や担当社員数なども記載するといいでしょう。

免許・資格・スキル

履歴書では、これまでに取得・合格した免許や資格の一覧を記載します。記入欄に入り切らない場合は、応募先の仕事内容に関連性の高いものをピックアップして構いません。記入するのは取得時期と免許・資格名のみで、略称ではなく正式名称で表記してください。

職務経歴書では、取得資格・免許にくわえて、これまでの経歴で身につけた「活かせる経験・知識・技術」も記載できます。たとえば語学力をアピールするのであれば、「中学1〜2年の間に両親のアメリカへの赴任に同行し、日常レベルの英会話が身につきました」といった資格だけではアピールしきれない内容も書けるのが特徴です。さらに、「マネジメント力」「折衝経験」といった業務を通じて得たスキルや経験も簡潔に記すことで、自分のスキルを分かりやすくアピールできます。

志望動機

志望動機欄が設けられている履歴書を使う場合、志望動機はかならず書いてください。文字数は100〜200字程度が目安です。応募先企業にこだわる理由が伝わるように、具体的なエピソードも交えつつ簡潔に記載しましょう。

一方で職務経歴書は、かならずしも志望動機を書かなくても構いません。ただし、履歴書以上の文字数を入れることもできるため、さらに詳しく書きたい場合は250〜300文字程度で補足しても大丈夫です。

自己PR

履歴書では志望動機欄に、「特技、好きな学科、アピールポイントなど」と書かれているケースもあります。そのため、志望動機とセットで記載することも可能です。ただし、枠の大きさがかぎられているため、極力志望動機に文字数を割くようにしましょう。

そのため、自己PRは職務経歴書で詳細に伝えるのがポイントです。自己PRのスペースは0.5ページ分、文字数にすると400〜800文字程度が目安です。アピールしたい要素ごとに見出しをつけて、仕事の具体的なエピソードや数字などを盛り込みながら伝えることで、説得力が生まれます。

職務経歴書には、書き出し部分に「職務要約」という項目を設けます。職務要約とは職務経歴書でとくにアピールしたい内容を簡潔にまとめる項目で、ボリュームは3〜5行程度が目安です。

これまでの職歴の要約を記載したうえで、主なスキル、実績などを箇条書きで書き出すと、採用担当者が求める人物像と合致するかを判断しやすくなります。イメージを掴むために、営業職の場合の例文を紹介します。

履歴書と職務経歴書の作成に関する疑問にまとめてお答えします。

履歴書と職務経歴書はどこで買えばいい？

市販の履歴書や職務経歴書は、文具店や100円ショップなどで購入可能です。ただし、Webでテンプレートを無料でダウンロードできますので、あわせて検討してみてください。

履歴書と職務経歴書は手書きもしくはPCやスマホのどちらがいい？

応募先企業の指定がないかぎり、原則PC・スマホで作成してください。パソナキャリアでもスマホでかんたんに履歴書・職務経歴書を作成できるツールを用意しているので、ぜひ利用してみてください。

履歴書と職務経歴書を両方とも提出しないケースはある？

職歴がある人は、基本的に履歴書と職務経歴書の両方とも提出します。ただし、企業によっては選考が面接のみで、後日個人情報を把握するために履歴書のみ提出を求めるケースもあります。そのため、応募先の指示をよく確認して、希望に従えば構いません。

履歴書と職務経歴書はどうやって提出する？

応募要項や採用担当者から案内された宛先に送りましょう。PCやスマホで作成した場合は、基本的にメールで提出。郵送の場合は送付状を用意したうえで、クリアファイルに入れて送ります。手渡しする場合はクリアファイルとともに封筒に入れて、封を閉じずに渡してください。

履歴書と職務経歴書には同じ項目も設けられていますが、履歴書は基本的なプロフィールを、職務経歴書は経験やスキル、実績などさらに踏み込んだアピール内容を伝えるための書類です。そのため、ほとんどの企業では履歴書と職務経歴書の両方を求められます。今回紹介した履歴書と職務経歴書の書き分け方を参考にしながら、採用担当者に好印象を与えられる応募書類を作成してみてください。

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